ניהול ידע בחברות קטנות

"חברות קטנות צריכות גם הן ניהול ידע". משפט טריוויאלי. ובכל זאתמרבית הארגונים המיישמים ניהול ידע הנםבארץ כמו בחו"לארגונים גדולים.

לאחרונהמסתמן שינוי במגמה זו.

מספר העוסקים בניהול ידעגם בארגונים קטנים יותרגדל. מספר המאמרים וה- case studies עליהם גדל. ספקים מתחילים להציע פתרונות "מותאמי לקוחות קטנים ובינוניים".

זה מתחיל כמובן ב- Microsoft שמציעה עוד ועוד COLLABORATION על ה- Office ממשיך ב- IBM שיצאה עם גרסת WEBSPHERE מותאמת לארגונים קטנים ובינוניים ומגיע אפילו עד SUSE LINUX שיצאו עם תוכנת GROUPWARE לניהול ידע.

ואל תשכחו- הפרופורציות האמריקאיות שונות משלנו: ארגונים בינוניים שם הם הגדולים שלנו...

אז יש תקווה.

העולם משתנה ובמהירות. ארגונים נדרשים להתאים עצמם לחידושים וטכנולוגיות, אך יותר מכך, לספק מענה ללקוחות אשר ציפיותיהם גדלות בקצב מהיר. זמן הגישה לשוק חייב להתקצר והציפייה מהמוצר היא שיהיה מותאם לטכנולוגיה שרק אתמול הוכרזה. התוצאה היא - שיפור מתמשך שהוא תנאי מוקדם להתפתחות ורווחיות בטווח הרחוק.

בתעשייה האווירית – כחברה אחת ולא רק כסכום הפעילות של 19 מפעליה, רואים בקידום פתרונות חדשניים ומינוף יכולות הליבה, כדרך הטובה למתן מענה להם.  

לקוחות, אנשים, חדשנות, טכנולוגיה וחברה אחת הנם הערכים שהתע"א בחרה לעצמה. נושא ניהול הידע בחברה סומן כאחת הפעולות למימוש ערך החדשנות והטכנולוגיה. מנהל הידע של התע"א הגדיר את מטרת ניהול הידע כעידוד הצמיחה, היצירתיות ושיתוף הידע לצורך קידום והשגת מטרותיה העסקיות של החברה.

הפעילות החלה באבחון ומיפוי המצב הקיים בחברה לעומת המצב הרצוי (לדעת אנשי החברה וכן מתוך בחינה של הקיים בנדון בעולם). הדבר בוצע בסיוע צוות יועצים שכלל את חב' עדנה פשר, חב' רום וחב' פיוטור סנטר והתוצאה הייתה בפרסום אסטרטגיית ניהול הידע ותכנית עבודה ליישומה. התכנית אושרה בהנהלת החברה ולמימושה מונה מנהל ידע במשרה מלאה. בכל חטיבה/מפעל/ארגון מטה, מונה מנהל ידע במשרה חלקית לצורך ייזום ותיאום פעילות ניהול הידע בתוך הארגון.

פעילויות ראשונות שבוצעו כוללות התייחסות לשלושה רבדים: תרבות, תהליך וטכנולוגיה.

ברובד התרבותי- הוחל ביצירת מודעות ובהפצת מושגי תיעוד המידע ושיתוף הידע. הוחל בהדרכת מנהלים במהות ניהול הידע בכלל ובתעשייה האווירית בפרט,

ברובד התהליכי- הוקמו ארבע ועדות של מנהלי ידע הכותבות את פרקי פירוט הפעילויות לארבעה שלבי ניהול הידע המרכזיים: איסוף ותיעוד ידע, שיתוף ידע, אחזור ושימוש חוזר בידע קיים (דרך ניהול התוכן) ויצירת ידע חדש.

ברובד הטכנולוגי- מיישמת יחידת המחשב את מימוש האינטראנט ובוחנת מנוע חיפוש משלב.

במסגרת הרצון להמשיך ללמוד מהנעשה בעולם בתחום, השתתף מנהל הידע בכנס לניהול ידע שהתקיים ביוני השנה במונטה קרלו. בכנס השתתפו נציגים מכ – 71 חברות מובילות באירופה וביניהן: ג'נרל אלקטריק, לופטנזה, אורקל, פראנס טלקום, בנקים ועוד. בנוסף השתתפו בכנס כ – 15 ספקי פתרונות העוסקים בתחומים כגון: ניהול תוכן, ניהול מסמכים, כלי שיתוף ידע, פורטלים ופתרונות אינטרנט/אינטראנט. עיקר הכנס היה מורכב הן ממושבים של case studies שאותם הציגו נציגי ניהול הידע של החברות השונות מאירופה והן ממושבים של ספקי פתרונות שסיפקו מידע על הכלים השונים הקיימים בתחום ניהול הידע. מטרת הכנס הייתה להפגיש בין מנהלי ידע לצורך שיתוף ידע בין החברות לצורך לימוד והתרשמות מהנעשה בתחום ניהול הידע בעולם.

בכנס התקבלה התחושה כי התעשייה האווירית אינה לבד – כמו בתעשייה האווירית גם חברות מובילות מנהלות ידע תוך כתיבת תוכנית אסטרטגית הכוללת שימוש בערכים. החברות מתמודדות עם אותם קשיים במימוש ומתלבטות באותם צמתים. להלן מספר דוגמאות:

בתע"א מאמינים בטענה שידע הוא כוח של הארגון רק בתנאי שמביאים אותו לידי ביטוי ושימוש - ידע הוא כוח בעיקר אם אתה משתמש בו כדי למצב את עצמך - ע"י הפצת הידע שלך, ע"י עשיית פעולות שיתרמו להכרה בידע שלך. חברת Pfizer רואה בניהול ידע כאמצעי להשגת יתרון תחרותי – ניהול ידע יעזור לנו לנהל את מה שאנו כבר יודעים, יעזור לנו ללמוד מהר יותר מהמתחרים ויצור צורות חדשות של ידע לצורך העברת ערך ללקוח.

בתעשייה האווירית מנהלים ידע לקידום הערכים - לקוחות ואנשים על בסיס תרבות – תהליך - טכנולוגיה. כך גם בחברת Solvay המאמינה שהרעיון של הון אינטלקטואלי מתייחס לערך של הידע לחברה ומורכב מההון האנושי, ההון המבני והון הלקוחות/ספקים ושותפים. שיתוף ידע אינו בהכרח תהליך טבעי, קישור האנשים דרך צינורות אלקטרוניים אינו מספיק.  שיתוף בידע מווסת ע"י מנגנון של  תרבות, תהליך וטכנולוגיה. חברה זו סימנה בתוכנית ניהול הידע שלה – הפקת לקחים, Best Practice , קהילות ידע וניהול מסמכים. אלו מופיעים גם בתוכנית העבודה של התעשייה האווירית. גם חברת EADS דוגלת בערכים כגון לקוחות, אנשים, חדשנות וטכנולוגיה וחברה אחת ומאמינה ביישום ניהול ידע כמשולש של תרבות, תהליך וטכנולוגיה.

בתעשייה האווירית קושרים את המפעלים השונים כחברה אחת, משתמשים בניהול ידע לקבלת החלטות ומתלבטים בקשיים למימוש דפי זהב ככלי לניהול ידע בדיוק כמו חברת ג'נרל אלקטריק.

נראה כי התעשייה האווירית נמצאת בהחלט בחברה טובה של חברות מובילות הן במטרה של זיהוי ניהול הידע כאלמנט המאפשר את צמיחת החברה והן בשיטות המימוש של מטרה זו.

הסקירה נערכה על סמך ראיון עם מנהל הידע של התעשייה האווירית, מר רוני דיין.

הכנסת נושאי תחקור והפקת לקחים לארגון, מלווה על פי רוב, בלבטים רבים.

אחד הלבטים, המרכזיים שבהם, קשור באנשים: איך אנו מבטיחים שתהליך הפקת הלקחים יבוצע באווירה הנכונה. זאת, כדי למנוע מצב של חששות העובדים ואי שיתוף פעולה מצדם.

להלן מספר טיפים קטנים, בהם ניתן להיעזר בנדון:

1.     הדרכה מכוונת: המלמדת את מטרות הפקת הלקחים ומדגישה את מטרותיו בתחום המעשה.

2.     רוח הנהלה: שיחה של ההנהלה הבכירה להבהרת הציפיות מתהליך התחקיר.

3.     ריכוך: הדגמה של תחקירים בארגונים שונים לגמרי, דוגמת כדורסל.

4.     שכנוע כדאיות: הדגמה של הפקת לקחים פנימיים בארגון שהניבה תועלת מעשית.

5.     שימוש בשיטה מובנית: הסתייעות בטפסים ותבניות לתהליך התחקור, הכוללים בתוכם שאלות. שאלות אלו אינן אמורות לרמז ל"מי עשה" אלא, ל"מה נעשה".

6.     הטמעה: ליווי תחקירים ראשונים ע"י איש ניהול ידע שתפקידו להקפיד שבתהליך הפקת הלקחים, נשמרת האווירה הנכונה, ודנים במעשים ולא באנשים.

7.     שיתוף: הגורם המבצע הנו חבר בצוות הפקת הלקחים. בשלב מתקדם ובפעולות המתאימות, מצב של תחקור עצמי.

והעיקר, להפעיל רגישות רבה. באנשים עסקינן.

הון חברתי הנו מושג המוגדר כסך המשאבים הממשיים והפוטנציאליים הנעוצים בתוך רשת הקשרים של היחיד או יחידה חברתית, זמינים דרכה ומופקים ממנה. הנחת היסוד המסתתרת מאחורי המושג הון חברתי הנה שרשת הקשרים יוצרת מקור חשוב לפעילות חברתית, מובילה עסקים חברתיים ומספקת את הבסיס לאמון ושיתוף פעולה המאפשרת פעילות קולקטיבית. רעיון ההון החברתי מיושם בטווח גדול של תופעות חברתיות החל מתפקיד ההון החברתי בפיתוח ההון האנושי דרך ההשפעה על ביצועים כלכליים של חברות.

גישה למשאבים בתוך הרשת יכולה להגיע הן מקבוצות קטנות של קשרים אינטימיים הנבנים עם הזמן, אשר מובילים לתחושה של מחויבות ואמון, והן דרך קשרים רחוקים או באמצעות "חבר של חבר" כדרך להשגת  גישה למידע נוסף ופריבילגיות מיוחדות.

אמידת תפקיד ההון החברתי ביצירת הון אינטלקטואלי, נעשית בשלושה רבדים: מבני, יחסי והכרתי.

=    מבני (Structural) – הממד המבני של הון חברתי, מיוחס ליכולת של יחידים ליצור קשרים עם אחרים, בתוך הארגון. זה נעשה דרך ערוצי מידע, אשר מפחיתים את כמות הזמן וההשקעה הנדרשת לאיסוף המידע.

=    יחסי (Relational) -  פיתוח הון חברתי אינו יכול להתבסס רק על יצירת קשרים. חשוב להבטיח שייוצרו גם יחסי אנוש. 

=    הכרתי (Cognitive) – תקשורת משמעותית מחייבת קיום של שיתוף הקשרים בין המשתתפים בהחלפת דעות - חלק חיוני בהחלפת דעות וידע חברתיים בתהליכים משולבים. 

בניהול ידע נעשה שימוש בהון חברתי, למשל בקהילות ידע. כלי זה מבוסס על היכולת של יחידים ליצור קשרים עם אחרים בארגון (מבני). הוא מהווה קרקע ליצירת יחסי אנוש (יחסי) ומהווה כר להחלפת דעות ולשיתוף בידע. נראה כי בעתיד יימדדו חברות ע"פ הונם החברתי כפי שנמדדות היום  ע"פ ההון האינטלקטואלי שלהם.

פורטל ניהול ידע המוצע מחולק למדורים שונים כגון:

- מדור חדשות ועדכונים: חידושיםPRאירועיםמידע על מניות ניהול ידע.

- מדור קבוצות דיון: כ- 47 קבוצות דיון בנושאי ניהול ידע מגוונים המחולקים לספקים ולטכנולוגיות.

- מדור מחקר ופרסום: מאמרים אקדמאיםמידע על ספריםמאמרים תעשייתייםפרסומים ממומחים בתחומים ופרסומים של ספקים.

- מדור ספקים המכיל מידע על חברות ייעוץמידע על הדרכות ומידע על תוכנות.

- מדור קריירה: מכיל מודעות דרושים וגיוס עובדים.

צפייה מהנה!

כנסים קורסים ויתר פורומים בארץ ובעולם.

בפינה זו נביא לכם מדי פעם מידע על ספרים חדשים בנושא ניהול ידע.

במידה וקראתם ספר מומלץ במיוחד נשמח אם תשתפו אותנו ואנו נפרסם את התרשמותכם.

והפעם מספר ספרים שיצאו לאחרונה:

1.     Minds at Work: Leveraging the Power of Organizational Intelligence  -

המחבר: Karl Albrecht

ההוצאה:  AMACOM

תחום: ניהול ידע, למידה ארגונית, תרבות ארגונית

2.     The New Knowledge Management: Complexity, Learning, and Sustainable Innovation -

המחבר: Mark W. McElroy

ההוצאה: Butterworth-Heinemann

תחום: ניהול ידע, למידה ארגונית, עסקים/כלכלה/כספים

3.     Knowledge Management: An Introduction to Creating Competitive Advantage from Intellectual Capital -

המחבר: Carl Davidson, Philip Voss

ההוצאה: Tandem Press

תחום: ניהול ידע, תקשורת ארגונית, עסקים/כלכלה/כספים

4.     Managing Government Projects: Government Extension to a Guide to the Project Management Body of Knowledge (Pmbok Guide)--2000 Edition -

המחבר: Project Management Institute

ההוצאה: Project Management Inst Pubns

תחום: ניהול ידע, ניהול פרוייקטים, מנהל ציבורי.

5.     Heterogeneous Information Exchange and Organizational Hubs -

המחבר: Jacques Emile Dubois (Editor), et al

ההוצאה: Kluwer Academic Publishers

תחום: ניהול ידע ומחשוב

6.     The Semantics of Relationships: An Interdisciplinary Perspective (Information Science and Knowledge Management, V. 3) -

המחבר: Rebecca Green (Editor), et al

ההוצאה: Kluwer Academic Publishers

תחום: ניהול ידע, אחזור מידע. 

7.     Experience Management: Foundations, Development Methodology, and Internet-Based Applications (Lecture Notes in Computer Science, 2432.) -

המחבר: R. Bergmann

ההוצאה: Springer-Verlag Telos

תחום: ניהול ידע, פתרון בעיות, תכנות.

8.     Knowledge Engineering and Knowledge Management: Ontologies and the Semantic Web: 13th International Conference, Ekaw 2002, Siguenza, Spain, October) -

המחבר: European Knowledge Acquisition Workshop 2002 Siguenza

ההוצאה: Springer-Verlag

תחום: ניהול ידע 

9.     Realizing the Promise of Corporate Portals: Leveraging Knowledge for Business Success -

המחבר: Josי Claudio Terra, Cindy Gordon

ההוצאה: Butterworth-Heinemann

תחום: ניהול ידע, רשתות מחשוב,  עסקים.

10. The One Minute Knowledge Manager-

תיאור: רעיון ניהול הידע אינו חדש. אנו מנהלים ידע באופן אינסטנקטיבי כל יום. החידוש הוא בהתעניינות שהתפתחה לאחרונה לגבי מה זה ניהול ידע בדיוק. הספר עוסק בניהול ידע החל מהיסוד כאשר הוא מתמקד בעיקר בדרישות לאחר- מעשה. הספר מכיל עצות איך לנהל ידע בצורה אפקטיבית תוך בניית תהליך ניהול הידע באמצעים הנכונים.

תחום: ניהול ידע.

11. Human Resource Management in the Knowledge Economy: New Challenges, New Roles, New Capabilities -

המחבר: Cynthia A. Lengnick-Hall  ,Mark L. Lengnick-Hall

ההוצאה: Berrett-Koehler Pub

תחום: ניהול ידע,כלכלה ועסקים.

12. Designing Knowledge Management Architecture: How to Implement Successful Knowledge Management Programs -

המחבר: Archana Shukla, R. Srinivasan

ההוצאה: Sage Publications

תחום: ניהול ידע, ניהול מערכות מידע.

13. Organizational Knowledge in the Making: Time, Breakdowns, and Narratives -

המחבר: Gerardo Patriotta 

ההוצאה: Oxford Univ Pr (Txt)

תחום: ניהול ידע, ניהול מידע, עסקים וכלכלה.

14. Knowledge Management: Cbr Techniques for Corporate Memories -

המחבר: Ian Watson  

ההוצאה: Morgan Kaufmann Publishers

תחום: ניהול ידע, מחשבים.

15. Bottom-Line Knowledge Management: Performance and Learning (Improving Human Performance) -

המחבר: Kurt April, et al

ההוצאה: Butterworth-Heinemann

תחום: ניהול ידע, כלכלה ועסקים.

'The great end of knowledge is not knowledgebut action.'

-- Henry Huxley