אחת הסוגיות המטרידות אותנו כמנהלים הנה כיצד להבטיח תהליך סדור ומתודי של הפקת לקחים.
המשוכה הראשונה אותה כבר עברנו היא לשכנע את הארגון שהפקת לקחים היא לא רק רעיון טוב, אלא שאנו רוצים ליישמו הלכה למעשה. ואולם, החלטה כזו מתקבלת על פי רוב בחששות, ואפילו כבדים: יש חשש מתחקיר שיהפוך להאשמה; יש חשש מתהליך אקדמי מתקדם ומעמיק שמזמן התנתק לו מהמעשיות; יש חשש מעיוות העבר על בסיס ידיעת ההווה ועוד.
רבות דובר על יצירת אווירה ארגונית תומכת (ראה סקירה בנושא: פעילות תרבותית משלימה בהפקת לקחים, 2know יוני 2006). רבות דובר גם על כך שאין הכרח להיצמד לשיטת התחקיר הקלאסית המוכרת לנו (עובדות; ממצאים; מסקנות; לקחים ; משימות), אלא ניתן לאמץ שיטות נוספות בהתאם לאופי הפעילות, היקפה ותדירותה.
למעשה, קיימים גורמים רבים המשפיעים על השיטה שיבחר הארגון לאמץ. אחד הגורמים המרכזיים הנו התשומות המושקעות בתהליך עצמו, בעיקר בכל הנוגע למשאבי הזמן.
בסקירה זו אנו מבקשים להציע שיטה נוספת כחלק ממאגר הכלים העומדים לרשותנו בשלב יצירת הלקחים.
שיטה זו עשויה להתאים לחלק מהארגונים המבקשים להפיק לקחים, והשיטות האחרות שהצגנו בעבר (AAR, משולב תהליכים, למידת עמיתים וכו'), פחות מתאימות להם לאופיים וצורכיהם; שיטה שתקטין את החששות לפניהם אנו ניצבים, כי בסיסה הוא בהבנת נקודת המבט של השותפים ופיתוח הלקחים מנקודת מבט זו.
ראשית, ניתן שם לשיטה: ההפקה ההדרגתית. על שום מה?
על שום, שהיא מתנהלת במספר סבבים. בכל שלב, כמו בבצל, ישנם לקחים, ובהדרגה מגיעים ללקחים אמיתיים ואיכותיים.
כיצד מתנהלת ההפקה?
הפקת הלקחים מתנהלת בשני מפגשים. כל מפגש יכול לארוך כשעה וחצי, אך ישנה חשיבות להפרדה.
למפגשים אלו, נבקש מראש מהאנשים להגיע מוכנים, לאחר שכבר חשבו מראש על הלקחים.
לכאורה, מדובר פה בהפרה של עיקרון יסוד בתהליך, אולם ההנחה היא כי המזומנים מגיעים בכל מקרה עם לקחים ראשוניים, מאחר ופגישה זו אינה הפעם הראשונה שבה נדון הנושא.
המטרה היא לנצל את החשיבה המוקדמת כיתרון ולהתחיל את הדיון מנקודת פתיחה גבוהה יותר.
שיטת ההפקה ההדרגתית לוקחת זאת בחשבון.
במפגש הראשון, מתבקש כל משתתף בתורו להציג את הלקחים הנראים לו.
יתר האנשים במפגש מתבקשים שלא להעיר ולא לחלוק, אלא להקשיב, ובמקרה הצורך להעלות שאלות הבהרה נקודתיות. בתורו, יכול כל אחד מהמשתתפים להתחבר ללקח קודם. במקרה שכזה, יגבשו המשתתפים הסכמה לגבי הניסוח המורחב של הלקח.
כחלק מהותי משיטה זו, הלקחים שנאספים מתועדים כולם "בזמן אמת" ומוצגים לאורך כל הדיון לכלל המשתתפים (אם בעזרת מחשב המחובר למקרן, אם באמצעות לוח). זאת על מנת לאפשר יצירת ההסכמות ושיתוף מרבי של כל השותפים לכל אורך המפגש (אחרת מאד קשה להקשיב, ובודאי להעיר או להתחבר ללקחים קודמים).
בסיום הסבב, ניתן לקיים סבב קצר נוסף להערות ותוספות של לקחים שנשמטו בסבב הראשון, שכן טבעי והגיוני שהדיון והעיון בלקחים המוצגים יעלו לקחים נוספים, שלא חשבנו עליהם מראש.
בסיום שלב זה, יש בידנו רשימה ראשונית של לקחים.
מניסיון, למרות הכותרת "לקחים" המתנוססת בראש הרשימה, רק חלקם עונים להגדרה "לקחים". בפועל, רובם כוללים משימות, מחשבות והגיגים, שניתן אף לסווגם כממצאים או מסקנות (לעניין זה, מומלץ לעיין בסקירה קודמת: בין לקח למשימה, 2know, פברואר 2006).
עם זאת, עדיין נודעת חשיבות רבה לשלב זה.
למעשה, חשיבותו כפולה: ראשית, כל השותפים פורקים את שהיה להם חשוב להגיד לפני כולם, ולכן המפגש הבא יהיה יותר ענייני ופחות ישלב היבטים רגשיים.
שנית, הדרך בה מנוהל המפגש, מקלה על יצירת הסכמה (לפחות חלקית) בין המשתתפים.
לאחר מפגש זה, יש לקיים מפגש שני, המבוסס על ההסכמות שגובשו במפגש הראשון. המפגש השני מומלץ לקיימו ביום אחר, ולכל המאוחר לאחר שבוע.
כאמור, מפגש זה הנו על בסיס ענייני, בזכות הדברים שנאמרו, אך לא פחות, בזכות הזמן שעבר מאז שנאמרו. גם מפגש זה מתקיים במספר סבבים:
בסבב ראשון, מתבקש כל שותף לבחור לקח אחד, המרכזי ביותר, מכל הלקחים שגובשו במפגש הקודם ומוצגים כעת לכל. בשלב זה, המנחה מתערב ומסייע, תוך רישומו של הלקח, לניסוח נכון כלקח (לא ממצא, לא מסקנה ואפילו לא משימה). המנחה גם שואל תוך שכך על אפשרות הכללתו למקרים נוספים, עד כמה הוא מעשי וישים ועוד. עצם הדרישה להסתפק בלקח אחד מחייבת את השותפים לתעדף ולהתמקד בעיקר. השותפים מתבקשים לייצר הסכמה על הלקח, ובמידה ואין הסכמה יש הצעה לשיפור הניסוח, שיפור המיקוד (באילו נסיבות הלקח כן נכון) או התדיינות רחבה יותר במטרה לגבש הסכמה.
תוך שכך, נרשמת כותרת נוספת "עובדות וממצאים" (בכוונה אין הפרדה ביניהם), בה יכול השותף להציע עובדות וממצאים שתומכים את הלקח שזה עתה הוצע. על פי רוב, ניסוחו המקורי של הלקח יירשם בשורה זו. הסבב מושלם לאחר שכל השותפים הציעו כלקחים את שהיה חשוב להם להציע.
חשוב לציין, כי הדרישה לבחור לקח אחד ויחיד מקורה בצורך להתמקד ולקיים את הדיון בצורה עניינית וממוקדת. ניתן לגלות גמישות ולהפעיל שיקול דעת ביישום דרישה זו, אך חשוב למנוע מצב שבו אחד המשתתפים הופך להיות דומיננטי מדי ומונע אפשרות הבעה ממשתתף אחר.
בסבב שני, מתבקש כל שותף להציע לקחים משמעותיים נוספים. התהליך דומה לזה של הסבב הראשון, אך בדרך כלל, הוא עוד יותר ענייני, באווירה יותר טובה, לאחר שהלקחים החשובים כבר רשומים וברמה איכותית.
בסבב אחרון עוברים על רשימת הלקחים המקוריים ובוחנים האם יש משהו משמעותי שלא צוין.
רשימת הלקחים המתנוססת כעת מוסכמת, איכותית ונותנת תחושה של סיפוק מהתהליך.
כעת ניתן, במידת הצורך, לגזור משימות ליישום לקחים אלו, ובמקביל להעבירם לתיעוד במאגר הלקחים והתובנות הארגוני.
ראינו אם כן, כי שיטה זו מציעה גישה חדשה לשלב יצירת הלקחים, כאשר יתרונה המרכזית היא בהדרגתיות שלה. בפועל, היא מאפשרת פיתוח אבולוציוני של הלקחים, כאשר אלו נוצרים תחילה בראשם של האנשים, בהמשך עוברים תהליך של רישום, לאחר מכן דיון והסכמה ובסופו של דבר גיבוש ורישום סופי.
איזו הדרגתיות ראינו בשיטה זו?
הדרגתיות ביצירת הלקחים (שלב מקדים לפני הפגישה, שלב ראשון ביצירת הרשימה הגולמית, סבב השלמות, תעדוף הלקחים, שילובם ומיצוים); הדרגתיות ביצירת ההסכמה, תוך מעבר מתהליך רגשי וטעון לתהליך ענייני; והדרגתיות במעבר מלקחים גולמיים ללקחים איכותיים.
ייחודה של שיטה זו הוא בכך, שהיא מאפשרת להימנע מעיסוק בתהליך המתודולוגי של יצירת הלקחים, תהליך שלעיתים נתפס כסיזיפי, לא פשוט להפעלה ויוצר התנגדויות בקרב המשתתפים.
בנוסף, השיטה מתחברת לאנשים ולטבעם, במקום שהאנשים יתחברו לשיטה. ניתן על כן לקצר את השיטה (פחות סבבים למשל) כדי להתחבר בדרך המתאימה ביותר לקבוצה ולהקשר.
הרווח המרכזי והעיקרי בשיטה זו, בנוסף לאיכות הלקחים, הוא שיתוף הפעולה של המשתתפים וההסכמה סביב הלקחים.
נשמח לשמוע מכם משובים לגבי ההתנסות בשיטה זו.
וכבר מראש, תודה רבה
.