אחד האתגרים המרכזיים ביישום תהליכי הפקת לקחים הוא האתגר התרבותי. מדוע? כי הוא קשור באנשים.
הטיפול באתגר זה צריך להתבצע כך שהוא ימנע חששות של העובדים ויגביר את שיתוף הפעולה מצדם. המסר המרכזי שצריך ללוות את הפעילות הוא שיווק כל טעות כהזדמנות ללמידה!.
יישום המסר יתמקד בהפרדת הלקחים מהתחקירים. התהליך ידגיש את ניהול הלקחים והחצנתם, לא את התחקיר עצמו הכולל את מקרי האירוע. התחקיר הנו אמצעי ולא מטרה !
מספר כלים יסייעו ביצירת תרבות ארגונית לומדת ומפיקת לקחים:
§ מחויבות ההנהלה - חיבור של הנהלת הארגון לתהליך, לא רק ברמה הדקלרטיבית, אלא על ידי שותפות פעילה: Lead by example. שיתוף הפעולה אפשר שיהיה על ידי הובלת התחקיר, כולל תחקור מקרים שמקורם בהנהלה.
§ ליווי בתהליכי הפקת הלקחים - הקפדה על יצירת אווירה חיובית והדגשת העובדה כי אין מחפשים אשמים. בין היתר על ידי אי ציון שמות בביצוע תחקירים והדגשה כי מתחקרים מקרים, לא אנשים.
§ הקפדה על תחקור הצלחות - הדגשת הפקת לקחים כתהליך של למידה, הן מפן שחזור ההצלחות והן מפן הימנעות מטעויות חוזרות. חשוב לוודא כי אכן מתוחקרות הצלחות.
§ הפצת תוצרי הלקחים -הפצת תוצרי התחקירים יוצרת נראות ומאפשרת שיתוף רוחבי בתועלות שהופקו בתהליך זה. לקחים איכותיים שמופקים ויכולים לשמש לרוחב הארגון יהוו מוטיבציה לשותפות בתהליך.
§ הדרכה מכוונת - לימוד מטרות הפקת הלקחים והדגשת יישומיה בתחום הפרקטי.
§ ריכוך - הדגמת יישום הפקת הלקחים בעולמות תוכן מוכרים ובלתי מאיימים: ספורט, טיס וכו'.
§ שכנוע על ידי דוגמאות של תהליכי הפקת לקחים שיצרו יתרון ממשי לעובדים, כדוגמת שינוי תהליכי עבודה, שיפור ייצור וכו'.
§ שיתוף ושקיפות - לכל אורך ביצוע התהליך, שותפות בין המתחקר לשותפים לתחקיר. יצירת דיאלוג שמטרתו לטפל בהתנגדויות העולות, תוך שהוא מאפשר לשותפים להביע את חששותיהם מהתהליך. הדגש הוא על "פתיחת הקלפים" ומתן מענה לחששות על ידי מנהל בר סמכא.
§ שימוש בשיטה מובנית, הכוללת טפסים ותבניות לתהליך התחקור, שימוש בשאלות הממקדות בתמונה הכוללת, "הדגשת מה נעשה" ולא "מי עשה".
לסיכום, אך אף לא אוהב להיות תחת ביקורת. הדרך מהפקת לקחים להפקת "האשמות" היא קצרה ביותר. שימוש בכלים התרבותיים כפי שפורטו, יסלול דרך עוקפת, ויאפשר הפקת לקחים אפקטיבית ויעילה בארגון, ששיפור ביצועים בסופה.