ירחון 2Know לניהול ידע
ירחון 2Know לניהול ידע
גיליון ספטמבר 2011 - מהדורה מס' 144
גיליון ספטמבר 2011 - מהדורה מס' 144
גיליון:

1. החודש פורסם ניתוח של ארבע המגמות העיקריות  בבינה עסקית נכון לאוגוסט 2011 . ארבע מגמות אלו כוללות:

  • שוק ה BI משוחח שוב על דרכים  להתמודד עם מסדי נתונים ענקיים. הפתרונות אינם דווקא משדה החומרה והתוכנה אלא מתדולוגיים (חשיבה מחודשת מה באמת צריך)
  • יש חוסר מעשי באנשים בעלי כישורים בניתוח נתוני עסקי (Data analysts)
  • פתרונות BI חלופיים חדשים צצים ומביאים לרעננות חשיבתית כמו גם להוזלת מחירים. מדובר לא רק על פתרונות ענן אם כי גם על יישומים מקדמיים מוכנים הנותנים את החלק הסטנדרטי לנושאי תוכן\ תהליכים מוגדרים.
  • מתחילה להיווצר הבנה שבינה עסקית היא יותר מטכנולוגיה, מדובר גם באנשים והחלטות עסקיות... לפרטים והרחבה: http://spotfireblog.tibco.com/?p=7782

2. אחת מחברות התוכנה המובילות בעולם, רכשה את AUTONOMY מנוע החיפוש בין שני המובילים בעולם הארגוני (השני הוא FAST). נחכה לראות השפעה עלינו כצרכנים.

3. חברת רום מברכת את ענת קצנלבוגן, יועצת בכירה בחברה, על הולדת בתה הראשונה.

 

סקירה: fall and rise of ux
נכתב ע"י קרן טרוסטלר

מבוסס על בלוג המסכם את הרצאתו של Cennydd Bowles בוועידה בדנבר, קולורדו

הקישור לא זמין - אתר Cennydd


Bowles החל את העיסוק שלו בחוויית משתמש בשנת 2002, כאשר נתבקש לארגן את מאגרי המידע העמוסים של המעסיק שלו. בעודו מחפש אחר השראה, הוא מצא אותה בספר שגרם לו להבין כי אנשים נוספים חושבים כמוהו ושותפים לשאיפותיו הנפרשות מעבר לתפיסה הקיימת של הרשת. בהמשך נחשף באמצעות בלוגים, מאמרים ואירועים לקהילה שלמה של אנשים החולקים את אהבתו למקצוע וכיום הוא מייעץ לארגונים וחברות לגבי הדרך המיטבית שתוביל את ארגונם לשגשוג על ידי שימת האדם במרכז החשיבה והעשייה.

כיועץ, הוא מאבחן שנקודת החוזק המרכזית שלו היא נקודת המבט הנאיבית שלו, היכולת לשאול שאלות 'תם' ולספק דעה כנה לגבי הדרך בה הדברים נראים לעין הבלתי מאומנת, שלא מעורה בתרבות, בשפה ובהתנהלות הפוליטית בארגון.


חוויית המשתמש כמיינסטרים

עיצוב חווית משתמש הגיע לזרם המרכזי (מיינסטרים). מנהלים בכירים, שבעבר בחנו את נושא העיצוב בצורה חשדנית, שומעים על הנושא בכנסים ומאמרים מקצועיים מכובדים ומתייחסים למוצרים-מונחי-עיצוב כאל אמצעי להצלחה ובאופן טבעי רוצים לקחת חלק. כיום כולם רוצים להיות Apple, החברה המוערכת ביותר שנה רביעית ברציפות,  ולהמציא את ה- I Phone החדש. אמנם קיים פער גדול בין השאיפות לביצוע, אך מנהלי ארגונים נמצאים בכיוון הנכון כשהם מדברים על חוויה, יצירת אב-טיפוס, אסטרטגיית עיצוב וחדשנות.

גם המודעות הציבורית לעיצוב גדלה, היות והצרכנים יכולים ללמוד על המוצר לפני קנייתו. המשמעות היא שבעיני הציבור גדל הערך של שימושיות וחוויית משתמש, גם אם הם לא ישתמשו בטרמינולוגיה הזו. אנשים רבים בוחרים טכנולוגיה על פי חוויית משתמש וכן לאורך טווח בוחרים בספק שירות על פי השירות אותו הוא מספק. חלק מהחברות מנצלות את המודעות הגוברת הזו ומתייחסות לחוויית משתמש כאל נקודת מכירה מרכזית של המוצר או השירות אותו הן מקדמות. מדובר על שינוי מבורך אל מול מצב בו מסתמכים על עומס יתר של תכונות או אסוציאציות זוהרות שמעורר המותג.

זרזים לשינוי

מידע וטכנולוגיה הם שני גורמים המהווים זרז לשינוי. שניהם משפיעים על עסקים ברמה הגלובלית, חוקים, פרטיות וממשל. הדור הצעיר הוא דור מחובר, אשר רגיל באימוץ טכנולוגיות ובהפצת מידע בצורה מיידית, במטרה להשפיע על הרעות החולות שבסביבתם. דוגמא לכך ניתן לראות באירועים שהתרחשו בראשית שנת 2011, אשר הוכיחו כי בכוחן של רשתות להניע לכדי השמדתן של היררכיות. אלו היו זמנים מרגשים עבור אלו שנמצאים בצומת של הטכנולוגיה, המידע והחוויה.

הסכנות העומדות בפנינו

למרות העידן המבטיח שאנו עומדים בפתחו, Cennydd Bowles מתריע כי השנים הקרובות עומדות להיות מאתגרות עבור קהילת חוויית המשתמש. אחת הסיבות היא תיקון טבעי להצלחה העצומה אותה חווה הקהילה, וכן מדובר על תוצאה של הנטייה להתרחבות. בכל מקרה, מדובר על תחילתו של עידן ההתפכחות.

זיהום  – הדיסציפלינה של חוויית המשתמש הפכה לרחבה עד שכל אחד יכול לטעון כי הוא מיישם אותה, ויהיה צדק בדבריו. באופן מילולי, כל אובייקט או שירות בר עיצוב הוא חוויה. עם זאת, הפירוש הנפוץ הוא צר יותר. 'חוויית משתמש' (UX) הופכת במהרה לביטוי נרדף לעיצוב רשת".

הפיחות בהשפעה, בשכר ובכבוד לו זוכים העובדים בתעשייה זו גורמים לבעיות באיכות. בעיות אלו נגרמות מהפער הגדל והולך בין הביקוש להיצע, עליו מנסים לענות היועצים והפרילנסרים, אך בפועל הם גורמים למצב בו המיומנויות אשר היוו את הבסיס לעבודה המקצועית נזנחו. התוצאה היא ריבוי המקרים בהם חוסר בידע בסיסי בארכיטקטורת מידע, תיאוריות עיצוב והיעדר יכולות תכנות בסיסיות גורמות למתן שירות בינוני תחת הכותרת של חוויית משתמש.

רתיעה – Bowles מתאר מצב בו חלק מהעמיתים לקהילה הטכנולוגית ממעיטים בערכה של חוויית המשתמש בטענה כי בזמן שהמומחים מבטיחים ללקוחות עולם ומלואו, הם מקדמים אנשים חסרי ניסיון למלא תפקידים אליהם אינם מוכשרים. אחת הבעיות נעוצות באוצר המלים המופשט בו משתמשים כדי לתאר את העבודה, אחרי הכול, 'ארכיטקטורה של חוויית משתמש' הוא מונח יהיר ורברבני ביותר. המקטרגים רואים בתחום לא יותר מגחמה חולפת, לא יותר מהיכולת להקשיב למשתמשים ולתת להם את מה שהם מבקשים. למרות שהמומחים בתחום חוזרים ומפריכים את הטענות כנגדם, טענות חדשות צצות ועולות עד כי  אפילו אנשים שעבודתם קשורה באופן הדוק לחוויית משתמש מוצאים את עצמם מגנים על הטריטוריה שלהם ומרחיקים את עצמם מתחום חוויית המשתמש.

חילוקי דעות  – אחת התגובות הטבעיות ביותר במקרים של התרחבות-יתר ואיומים חיצוניים היא נסיגה לקבוצות, אשר מאפשרת חשיבה ודיון מעמיק בסוגיות העומדות על הפרק, או לחליפין עידוד מאבקי כוחות בין קבוצות שונות. היות וחוויית משתמש היא רעיון אמורפי, הוא משולב באתגרים עיצובים נוספים וגדולים יותר. הציפייה מאיש מקצוע להיצמד לדיסציפלינה אחת בלבד, מצמצמת את האופן בו הבעיה נבחנת לכדי נקודת מבט צרה.

קיפאון – במקום לגרום להתמחות טובה יותר, החלוקה לתחומי עבודה מעודדת קיפאון, היות שכל בעל התמחות נסוג לנישה שלו והופך לחלש יותר. ההכלאה בין תחומי הפעילות השונים מעצימה את החולשות והחוזקות כאחד.

הסתכלות גלובלית – הכותב מציין כי רוב ההתייחסות המקובלת היום היא הסתכלות פנימית ומקומית/אזורית תוך מיקוד בעיקר בארצות הברית, למרות שמדינות שונות באירופה עושות דברים נפלאים. חשוב לזכור כי הכוח משתנה עם הזמן וכדאי להגדיל את מעגל ההתייחסות מעבר לזה הקרוב אלינו ביותר. עיסוק גלובלי אמיתי יפתח בפנינו דרכים חדשות לראות את העולם ולבחון את תחום העיסוק שלנו.

איך מתקדמים מכאן?

עושה רושם שאנשי חוויית המשתמש עומדים בפני מספר בעיות. עם זאת, היות ומדובר ב"פותרי בעיות" מקצועיים, מעניין יהיה לבחון את דרכי ההתמודדות עם האתגרים:

תוויות – קודם כל, ההמלצה היא לזנוח את המינוחים וההגדרות המורכבות, אשר זהים זה לזה מלבד ניואנסים קטנים. הדובר צופה כי התואר 'מעצב חוויית משתמש' יפסיק להתקיים בשנים הקרובות. הכינוי התאים לעידן בו היה צורך להתאגד כנגד קצרי הרואי אשר עוינים את התחום.

כינויים הם בחירה אישית של היחיד, שנועדו להגדיר את הגבולות ואת אזור הנוחות שלו. אין צורך להיות סנטימנטליים כלפי הגדרות. הדיסציפלינות השונות בחוויית משתמש כאן כדי להישאר והן הרוויחו ביושר את הבגרות הדרושה כדי לשמש בכל תחומי העיצוב. המיומנות של מעצבי חוויית משתמש תמשיך להיות נדרשת ללא תלות בשם התפקיד. העבודה היא מה שמשנה, התווית היא רק מטה-דאתה.

מיקוד בתוצר – במקום לנסות ולהסביר את המיומנות באמצעות תהליך או מתודולוגיה, כדאי להצביע על התוצר. אם מעצבי חוויית משתמש אכן ראויים לשבחים אותם קיבלו, רצוי שהתוצר אותו הם מציגים יהיה טוב יותר משל בעלי תפקידים אחרים המתיימרים לעסוק בתחומים משיקים. סוג כזה של אמונה בעיסוק מצריך מחויבות, והמשמעות היא להפסיק לסגוד לזוטות ולהתמקד בתוצר הסופי.

כמובן שסקרנות אינטלקטואלית היא בריאה, היא זו שעוזרת לנו לחדד את הפילוסופיה שלנו ולהוסיף כלים לארסנל. עם זאת, יש בעיות אמיתיות המחייבות את התייחסותנו – ניהול הזהות הדיגיטאלית, שליטה בפרטיות המשתמשים בעולם מחובר, מציאת הדרך בה אנשים יכולים לקחת איתם את החיים הדיגיטאליים במעבר בין מכשירים. כאשר נתמודד עם סוגיות אלו, באמת נהיה ראויים לשבחים.

המיקוד בתוצר חייב לתמוך בכל מה שאנחנו עושים.מובן שמעצבים ירצו תפקידים אסטרטגיים, היות והם נתקלים במגבלות טקטיות, אך כאשר מנסים לתבוע את החשיבה על העיצוב, אסור לשכוח את העיצוב עצמו, המקום בו כשרון הופך לתוצאות.

מתן ערך - עם המיקוד בעשייה אל לנו לשכוח את המיקוד בערכה של העבודה לחברה. ככל שהעיסוק בתחום גבר, הדיון במוסר הפך לקלוש יותר. לאחרונה תחום חוויית המשתמש נחל הצלחה כאשר הצליח למתג את עצמו כדרך להשפיע על המשתמש לעשות מה שהמעסיק רוצה – לקנות יותר דברים, להצטרף לעוד פעולות או לחזור לעתים קרובות יותר. השימוש בפסיכולוגיה ככלי שימוש אינו דבר חדש, פרסום עושה את זה במשך שנים ומדובר על נושא חם במגזר הציבורי.

במקרים מסוימים לעיצוב שנועד לשכנע יש הצדקה, בעיקר במקרים בהם רצונות שני הצדדים, המשתמש והמשכנע, מובילים לרווח הדדי – לדוגמא חסכון באנרגיה, זהירות פיננסית וכן הלאה. עם זאת,קיימות אפליקציות מפוקפקות אותן מציעים מעצבי חוויית משתמש לכאורה, שנועדו לשכנע רק לטובת הרווח של החברה המשלמת להם. למרות הצורך לרצות את הלקוח המשלם, חשוב להמשיך ולבחון את ההשפעה שלנו על העולם.

העולם לא צריך עוד שיבוט של חברת Groupon או חטיף שוקולד כזה או אחר. במקום זה הוא צריך פחות מוצרים, שכל אחד מהם עובד טוב יותר. מוצרים אמינים ואנושיים, אשר עוזרים לאנשים לבצע פעולות שהם לא חשבו שאפשר לעשות אותן. כמובן שאפשר להמשיך ולעשות קריירה ממוצרים ושירותים שוליים, זו החלטה של כל אחד, אך Bowles שואל מה מעצבי חוויית המשתמש היו רוצים שייאמר עליהם בהספד" "הם באמת הזיזו יותר יחידות" או "הם באמת עשו שינוי"?

צבירת השפעה – איך עושים שינוי? הצעד הראשון הוא לעצב את המוצר או השירות הטוב ביותר שאפשר. לזה בדרך כלל יש השפעה מקומית בלבד. שאיפות גדולות מחייבות השפעה. עד היום קהילת העיצוב ניסתה להשיג השפעה בעיקר על ידי אימוץ דפוסי חשיבה עסקיים. ניסתה לשווק התחום כאמצעי לחיזוק נאמנות הלקוחות והפחתת הסיכונים, כתחום שניתן לשלוט בו ולמדוד אותו וכך לשוות לו מראה 'עסקי' יותר.

עיצוב ומדע – למספרים יש כוח ויופי יוצאים מהכלל, הם יועצים טובים אך יש להם מגבלות. עיצוב הוא ניבוי חזותי, אשר לא ניתן לנבא את ההחזר על השקעתו והוא מחייב אמונה. מעצבים שואפים ליצור דברים שאינם מדידים מיסודם: ניסיון, שימושיות, הנאה. אלו דברים שקשה למדוד אותם, אבל האם באמת צריך למדוד אותם? העיקרון ש"מה שלא מדיד לא נחשב" הוא אשליה מזיקה ביותר, ולם המתגמל כמות ולא איכות.

כאשר מציבים מדידה ומספרים כמטרה מרכזית, מקבלים עיצוב שינסה למקסם את המספרים האלו על חשבון האיכויות החשובות. 

זווית חדשה

בניסיון לרצות עסקים קיימת סכנה רצינית של אובדן, מה שמייחד אותנו והופך אותנו לבעלי ערך. ההבנה של הלא-מוחשי והחזון ארוך הטווח שלנו שונים, אך משלימים ליכולות הניתוח והדדוקציה.

מומחים יעידו כי דפוסי התנהגות החוזרים על עצמם הם תוצאה של מבנה וחוקים של המערכת. הדבר קשור גם להתרחבות מוצלחת של חברות או להפקת מוצרים גרועה. לכן, אם רוצים להשפיע על הדרך בה חברות עובדות, צריך לשנות את המבנה ואת החוקים שלהן ולא להסתפק בהוספת מעצב חוויית משתמש לצוות.

המחבר מדגיש כי עלינו לשנות עסקים ולא להפוך לעסק בעצמנו. במקום להתאים את עצמנו לארגונים הקיימים, עלינו לבנות עסקים בהם הצרכן הוא המרכז ולא העלויות, עסקים בהם יצירתיות מנצחת את השליטה, בהם שאלות טובות חשובות לפחות כמו התשובות, בהם אנחנו מייצרים דברים שעושים את ההבדל ולא יוצרים אי-סדר.

סטייה מהנתיב

הכלכלן ג'ון קיי טוען שהאנשים והארגונים המצליחים בעולם משיגים מטרות מורכבות באמצעות סטיות מהנתיב, זאת אומרת על ידי שאיפה למשהו אחר. כמו שהחברות המצליחות ביותר לא רודפות רק אחרי רווח והאנשים החזקים ביותר בעולם לא נוהים רק אחרי כוח, הבחור לא ישיג את הבחורה רק על ידי מרדף עקשני אחריה, אלא על ידי היותו אדם מושך.

המרדף אחר הרווח יצר כלכלה שמקורה בדיה, בה חלק מהחברות מעדיפות לפברק את המאזנים שלהם על פני לייצר מוצרים או שירותים מועילים. לאור ההשלכות המחרידות האלו, עלינו לקוות שחברות ישובו לנסות ולהרוויח על ידי יצירת מוצרים בעלי ערך ולא רק על ידי הגנה על מטרותיהן ועל החוקים שהן קבעו לעצמן.

כלל הזהב של חווית משתמש

Bowles מציע שעיצוב חוויית משתמש יספק ערך אישי. תפקידם של מעצבי חוויית משתמש אינו להפחית סיכון, אלא לייצר דברים שמשפרים את החיים של אנשים ועל ידי כך, החברות שלהם מרוויחות. יהיה לא מספק לשפוט את תעשיית ה-ux באמצעות ההחזר על ההשקעה אותו היא מספקת. המחבר מציע לשפוט את התעשייה על ידי האושר אותו היא מייצרת. קל לבטל אידיאליזם כמשובת נעורים, לחשוב שזה משהו ש"גדלים ממנו", אבל אידיאליזם היא סטייה מהנתיב ובלעדיו העולם הוא מקום אומלל. אין מדובר על חזון שאינו מתקבל על הדעת, מדובר על חזון להחזיר את האנושיות לקפיטליזם, חזון המעדיף משמעות וערך על פני פונקציונאליות פשוטה ואשר מברך השקעה ארוכת טווח ומבוקרת על פני רווח בר חלוף.

מעצב חוויית משתמש עונה על ההגדרה שלמנהיג עסקי חדשני – הוא מגוון, שמח להתמקד בפרטים קטנים כמו גם יוצר אינטראקציות, חזון, אסטרטגיה ומערכות, הוא מחבר נקודות שאחרים לא, בוחן פרטים לאורך כל שלבי ההתנסות, מבודד דרישות שקטות שאחרים לא שומעים ובאמצעות שנים של תיווך בין אנשי טכנולוגיה, משתמשים, צוותי מוצר ואנשי שיווק מהווה יצור בין תחומי.

מנהיגות

השפעה ומנהיגות נמצאים בטווח הישג ידינו, אם נהיה אמיצים יותר. הדרך בה נעורר הכי פחות התנגדות היא להמתין עד שחברות יכירו בערך וייצרו תפקידים ניהוליים מתאימים (לדוגמא,Chief Experience Officer, Chief Customer Officer), אבל היות שכל תחום חושב שמגיע לו ה- Chief שלו, כנראה שזה לא יקרה בקרוב. דרך אחרת הינה לעודד השפעה באמצעות נתיבים חלופיים – ניהול מוצר, שיווק ואפילו טכנולוגיה – באמצעותם נוכל להפיץ את המסר של מיקוד במשתמש בתוך הארגון.

אף אחד מאיתנו לא צריך שיגידו לו 'לעשות טוב' או 'להשפיע', הערכים והגישה שלנו הם אלו שהובילו אותנו לתחום זה מלכתחילה. עם זאת, אנחנו צריכים להכיר במגבלות שלנו. הענווה והפרגמאטיות הינן סיבה מרכזית להשפעה הגוברת של אנשי חוויית המשתמש ויהיה זה טראגי אם ניכנע לשחצנות. בהיכנסנו לתחום חדש, חשוב לדעת להקשיב וללמוד מניסיונם של אחרים שכבר התנסו בתחום והתמודדו עם נושאים אלו בעבר.

לאן מתקדמים מכאן?

בהרצאתו מפציר Bowles במאזינים להתעלות מעל למסחריות הפשוטה, אבל להיזהר מלחטוא בחטא היוהרה. מדובר על רדיקאליות רציונאלית, שאפתנות וענווה. עבורו, העתיד של חוויית משתמש הוא מולטידיציפלינארי ופלורליסטי ויכול להתנהל במקביל לדיסציפלינות אחרות. במקום לבנות חומות מסביב לתחום, כדאי לרדוף אחר הבעיות ופתרונן לאן שלא יובילו, גם אם המשמעות היא התרסה כנגד דיסציפלינות שונות. לאורך הדרך בוודאי ימצאו אלו שחולקים את אותו הלך רוח. שותפים אלו, ללא קשר לדיסציפלינות מהן הגיעו, יהווה בני ברית אמיצים כמו החברים לתחום. כאשר ניתקל בחוויה שעיצוב אינו יכול לפתור, בעיה נפוצה, חברים אלו יוכלו לסייע לנווט מסביב לבעיה.

Bowles צייר תמונה בה מעצב חוויית המשתמש הוא מנהיג, אולם מדובר על תפקיד שאינו מתאים לכולם. הוא סיכם את דברים בבדיה שהוא הגה, המציגה את כל רמות התעשייה בעוד מספר שנים:

המונח "חוויית משתמש" הוא עדיין מטבע לשון שגור, אולם הוא מתאר נקודת התייחסות נפוצה ולא תיאור תפקיד. עקרונות המקצוע חלחלו למחזור הדם של כל מעצב. הרבה מעצבי חוויית משתמש מיישמים את הידע שלהם מחוץ למרחב הדיגיטלי, אחרים מעדיפים למקד את מאמציהם במוצרים ספציפיים, אך הפערים בין מוצרים ושירותים הולכים ומצטמצמים, היות ומעט מאד מהם מתקיימים בצורה מובהקת ב- offline.

סביר להניח שבעתיד יסתכלו בגעגוע על ימינו אנו כעל תקופת הזוהר של קהילת חוויית המשתמש,  לפני שטווח העיסוק שלה גדל בצורה דרמטית. גם מעצבי חווית המשתמש יבחנו את התקופה הזו, אשר עוצבה על ידי 'חנונים' בעלי חזון שעודדו זרימת מידע חופשית, בחיבה. במקום זה, נראה סביבה בה -browserים כשלו להפוך לפלטפורמה היחידה, בה הממשל השתמש לרעה ברגולציה ובפרטיות והתאגידים הפכו למסוכנים יותר. עם זאת, בתקופה זו הטכנולוגיה הדיגיטלית תגיע לבשלות כמדיום העומד בפני עצמו ותחלחל לחיי היומיום במאות דרכים שונות.

בעוד גבולות התעשייה נבדקים, במקום כלשהו מעצב חוויית משתמש נלהב הופך להיות מנכ"ל של חברה, שאינה חברת עיצוב, וחברה זו מנצחת את המתחרים. החברה הצליחה לאגד רסיסים חופפים של הבנה לגבי צרכי הלקוחות לכדי גופי ידע הוליסטיים ומובנים. על ידי הניסיון לייצא ערך אישי על פני רווח החברה זוכה כעת בשניהם. אמנם כרגע אין לכך מודעות גדולה, אבל בקרוב הם יוצפו באנשים שרוצים לדעת מה הסוד שלהם. מדובר על טלטלה גלובלית בהלך הרוח לכיוון עסק בר-קיימא, הממוקד בלקוחות.

המרצה מסכם ואומר כי למרות האתגרים שעוד עומדים בפניה קהילת מעצבי חוויית המשתמש, החברים בה הופכים אותו לאופטימי לגבי העתיד הטכנולוגי והעולמי. הוא מתאר את תחושת האתגר שהוא חש כאשר הוא חולק את מחשבותיו על ההווה והעתיד של המקצוע עם אנשים אינטליגנטים ובעלי תשוקה עזה למקצועם ומודה למשתתפים על ההזדמנות.

נכתב ע"י שלומית עמיחי

הדרך הטובה ביותר להצדיק את ההשקעה במערכת BI היא לבחור בשלב הראשון בתהליכים לא יעילים שגזירת נתונים באמצעות מערכת BI תתרום במהירות לקבלת החלטות עסקיות טובות יותר, ולהמחיש כיצד יכולה החברה לשפר תכניות, לקצר לוחות זמנים ולייצר רווחים ולהציג התייעלות.

בתקופה של מהפכות כלכליות, יוזמות BI בולטות בפוטנציאל שלהן לשפר את ביצועי הארגון באמצעות שימוש טוב יותר באיסוף נתונים ממגוון מערכות. בהשוואה להרבה פרויקטים טכנולוגיים, BI דורש יחסית מעט משאבים. אחד הטרנדים החשובים כיום בעולם טכנולוגית המידע הוא ההופעה של כלי BI ששואפים לתת מענה למגוון של בעיות עסקיות.

ההשקעה ב- BI  משתלמת לרוב הארגונים שמעוניינים ליישם זאת נכון. הם לוקחים את הזמן להילחם בקרבות הפוליטיים והטכנולוגים הנדרשים כדי לוודא שהנתונים שהם מנתחים הם מלאים, הם עוקרים שגיאות כדי לוודא שהניתוח שהכלים מיצרים הוא אמין ויותר מהכול, הם יוצרים תצוגות מותאמות של הנתונים עבור משתמשי/לקוחות מפתח כדי שההנהלה הבכירה ואנשי אגף הכספים יקבלו גישה מיידית למידע שיאפשר להם ביצועים טובים יותר והתמודדות טובה יותר עם הזדמנויות ואיומים.

חשוב להבין, BI  זו לא רק טכנולוגיה אלא בעיקר ניהול.

להלן 9 דרכים בהן יכולות חברות למקסם את הערך של ההשקעה שלהם ב- BI, כך לפי הדוח המשווה של חברת Gleansight.

1. התאם את תצוגת הנתונים לצורכי בעלי התפקידים השונים. המנכ"ל, הממונה על משאבי אנוש ומנהל במוקד הטלפוני צריכים לקבל מידע שונה ומותאם למדדי הביצועיים העיקריים (KPIs) לתחום אחריותם. יש חשיבות מכריעה להתאמת יישומי ה-BI  לצרכים שונים של המשתמשים בארגון ולזיהוי תצוגת נתונים שתיתן לכל אחד מהם את הערך הרב ביותר לביצוע עבודתם.

2. שלב נתונים ממחלקות שונות וממערכות שונות. בארגונים גדולים בעיקר, קיימים מספר כלי BI, המשמשים מחלקות שונות. ניסיונות לשלב בין יישומים שונים אלה הוא לעיתים מתסכל, כך למשל כאשר הארגון רוכש חברה נוספת שכבר אימצה כלי BI אחר. במקרה כזה, אין לצפות להומוגניות מלאה. ובכל זאת, ככל ששליפת הנתונים ממספר מערכות יכולה להתנקז למחסן נתונים אחד, כך קל יותר לייצר ניתוח חוצה פעילויות וחוצה מחלקות. ככל שהמשתמשים יכולים לקבל את המידע שהם צריכים מלוח מכוונים או פורטל אחד, כך קצר יותר זמן ההטמעה לשימוש פרודוקטיבי בכלי ה- BI.

3. עודד תרבות של קבלות החלטות מבוססות נתונים. תמיכת ההנהלה קריטית להצלחה כבכל הטמעה של מערכת לשימוש רחב בארגון. אין כמו אמירה של הנהלת החברה ש"כך אנחנו עושים עסקים החל מהיום", כדי לעודד שימוש במערכת. כשההנהלה מכוונת לניהול באמצעות KPIs אותם מציג כלי ה-BI,  כל מי שרוצה לזכות באמונה ידאג להשתמש גם הוא בכלי זה. יש להלל החלטות המסתמכות על נתונים מובהקים, לפסול החלטות שאינן מתבססות על נתונים אלה, או שנעשו מבלי לבחון אותם. להכיר בכך שלעיתים החלטות חייבות להיעשות גם בהיעדר נתונים או עם מידע לא חד משמעי או לא אמין, אך להבהיר ששימוש בנתונים לצורך קבלת החלטות הוא יעד ארגוני.

4. יישם תהליך לשיפור מתמיד של איכות הנתונים. איכות הנתונים לעולם לא תהיה מושלמת, אך תמיד ניתן לשפר אותה. טעויות "מתגנבות" לנתונים המנוהלים ידנית ושיבושים יכולים להופיע באיחוד של נתונים ממספר מערכות. צור תהליך שיטתי לזיהוי וניטור שגיאות ושיבושים. למשל, שפר את אימות הנתונים בשלב הזנת הנתונים, וודא בדיקה כפולה של נתונים  והפעל תוכנת ניקוי נתונים המזהה סתירות וסטיות של נתונים.

5. הצג תוכנית לשיפור תפעול ותוצרים. בשלב הראשוני, הדרך הטובה ביותר להצדיק את ההשקעה והשיפור במערכת ה-BI היא להדגים את השיפור בתוצאות העסקיות. חפש תהליכים לא יעילים שירוויחו במהירות מקבלת החלטות הנסמכות על נתונים. הראה כיצד הארגון יכול לשפר את התכנון, לקצר לוחות זמנים ותקציבים, ולהגביר יעילות ורווחים.

6. הטמע מתדולוגית KPIs רשמית – למשל Balanced Scorecard, Six Sigma וכדומה. בסופו של דבר, מה שחשוב זה לא כמה דוחות או גרפים יצרת, אלא מה עשית עם המידע שקיבלת. כדי לקבל תוצאות טובות יותר למד מניסיונם של אחרים שכבר חקרו ולמדו את הנושא.

7. פרוש התראות – לא די בלתת למנהלים גישה לאחזור נתונים, בעיקר אם הם נדרשים להגיב במהירות לאיומים או להזדמנויות. יש לתת להם אפשרות לקבל התראה כשהם על סף של הזדמנות או כשמתעורר איום כזה. התראה כזו יכולה להשתלב במערכת התראות שכבר קיימת בארגון או לקבל ביטוי בתצוגות הנתונים. בנוסף, מומלץ לאפשר לכל משתמש להגדיר לעצמו התראות כאלה.

8. הדרך את המשתמשים. אף כי כלי BI לרוב מבטיחים להיות קלים לשימוש, ישנם עובדים שיזדקקו להדרכה. תקצב זאת במסגרת הפרויקט ובהתאם לסוג המשתמשים הגדר אם נכון לבצע הדרכה אחד-על-אחד, להכין חומרי הדרכה ולומדת עזר או לבצע הדרכה מרובת משתמשים.

9. שפר את יכולת הניתוח. כדי לתת ערך מוסף להשקעה ב-BI, חשוב לייצר כלי ניתוח מתוחכמים ולטפח כישורים אנליטיים. חשוף תבניות בלתי צפויות, חבויות או לא אינטואיטיביות באמצעות יישום של data mining ותחזיות. שפר את יכולת הפרשנות של הנתונים באמצעות טיפוח צוות של אנליסטים בעלי ידע וניסיון מתאימים.

 

מתבסס על מאמר שפורסם באתר http://www.ecommercetimes.com/


 

 

 

 

נכתב ע"י מירב בר שדה

תמיד היינו יצורים חברתיים. תמיד עזרנו אחד לשני. תמיד החלפנו ידע. אין בזה שום דבר חדש.

מה שכן השתנה הוא הופעתן של פלטפורמות נגישות המאפשרות לנו לתקשר אחד עם השני בקנה מידה אשר מעולם לא היה קיים לפני.

גיאוגרפיה, זמן ועלות כבר לא מהווים מחסום עבורנו. המכשול האמיתי היה ונשאר: "האם אני פנוי להושיט עזרה?"

הופעתן של פלטפורמות המאפשרות לאנשים לשוחח, לדון במחלוקות, להתלונן או למתוח ביקורת בכל רגע נתון, מהווה את אחד האיומים הגדולים ביותר על מודלים עסקיים.

מאפייני התקשורת החדשים יכולים להתקיים בארגונים המסוגלים לשלב בין הצורך של הפרט להשמיע את קולו ובין היכולת של החברה מדי פעם ש"לא לשמוע". אנשים מדברים זה עם זה, עוזרים זה לזה וחווים דרכים חדשות של חשיבה, ביצוע ושיתוף פעולה.

חברות לא יוכלו עוד להתעלם מאותן "שיחות" וייאלצו להסתגל ולהיפתח כדי להישאר במשחק. 

לא רק אני ואתה, אלא אתה, אתה ואתה...

כחלק מתבנית החשיבה המתפתחת, אנו לומדים לשתף בידע באופן חופשי בכל עת ולהציע עזרה לכל מי שמבקש. לכל מי שרוצה להאזין.

זהו צעד בונה אמון והוא חלק מחוקי המשחק החדשים.

ארגון שלא ישכיל לבנות מודל חדש המשקף את הדרך שבה אנחנו חושבים היום, הדרך שבה אנו עושים עסקים, עלול למצוא את עצמו הרחק מאחור.

בואו נכיר את חוקי המשחק החדשים

תחום שירות הלקוחות עובר לשחק לידיו של "הקהל". הרבה מאוד ידע קיים בחוץ, ברשת, מבלי שמישהו ביקש את אישורו של הארגון / העסק להפיצו. נוכל למצוא היום לא מעט סרטוני וידאו והסברים תפעוליים לשירות או מוצר שלא עברו את אישורו של הארגון המספק אותם ויחד עם זאת זוכים לאחוזי צפייה גבוהים – סימן לרמת התועלת הגבוהה שלהם עבור הקהל.

המדיה החברתית תופסת תאוצה.

טכנולוגיות חדשות ושיטות תקשורת המתפתחות חדשות לבקרים מאפשרות גישה ישירה ללב הקהל בכל עת. הקהל פעיל תמיד ותמיד שם, מוכן לכל שאלה, מוכן להגיב ומהווה את מאגר הידע החזק ביותר שאנו מכירים - ובחינם.

כשאנו נתקלים בבעיה עם מוצר או שירות אנו ניגשים קודם כל לשאול חברים, לחפש במנועי החיפוש, הפורומים, הטוויטר... ורק במקרים שלא מצאנו את התשובה, נפנה לארגון עצמו.

אם המצב הוא כזה שלקוחות מצליחים לספק פתרונות, האם ייתכן שנגיע ליום בו חברות "יתחרו" כנגד הלקוחות שלהם? איך זה ישפיע על סוג השירות שנקבל בעתיד? כיצד ייראה כל תחום שירות הלקוחות בעתיד?

בעלות משותפת

על ידי  מהלך של חשיפת בסיס הנתונים של הארגון אל העולם החיצוני, מתחיל להיטשטש הקו שבין החברה לבין הלקוח.

חברות רבות נוכחו לדעת כי בעבודה משותפת עם הקהל, הן מצליחות לייצר חוויה שירותית העונה הן על צרכי הארגון והן על צרכי הלקוחות. כמובן שכמו בכל ערוץ, התזמון חשוב – לדעת מתי להשתמש.

ישנן חברות שאף מגדילות לעשות ומתגמלות את אותם לקוחות המוכנים לסייע ללקוחות אחרים – לא על ידי תשלום אלא פשוט על ידי הכרה בנחיצותם וביכולותיהם. לקוחות אלו הופכים למשאב חשוב שכדאי וחשוב לשמר.

לסיכום, שיתוף הפעולה בינינו, כלקוחות, מייצר את אחד ממנועי הידע החזקים בעולם.

בכל פעם שאנו מחפשים תשובה ברשת, אנו מניעים את גלגלי השיניים של מערכות שיתוף הידע ומאפשרים את תחילתה של דרך עבודה חדשה, פתוחה ופשוטה יותר מכל מקום ובכל זמן.

מערכת ניהול ידע TEMS שהקימו ל-SAMSUNG והכוללת מידע וידע על כל שלבי ניהול פרויקטים אצלם

להרחבה לחץ כאן

שווה להציץ בפוסט המדבר על WIKIPEDIA כאחד הכלים האפקטיביים לניהול ידע

להרחבה לחץ כאן

מגמות במדידת פעילויות ויוזמות ניהול הידע בארגון

לצפייה בסרטון לחץ כאן

כנסים בארץ

שם הכנס: כנס האיכות 2011- מסלול ניהול ידע, בהובלת ד"ר מוריה לוי

תאריך: 10/11/2011

מיקום: מרכז הקונגרסים, חיפה

פרטים נוספים: במסלול מושבים של CASE STUDIES מארגונים שונים (פלסן, אלביט, בי"ח גליל מערבי,נהריה) ומושב בנושא תקן ניהול הידע החדש. לפרטים והרשמה: http://www.isas.co.il/quality2011/


שם הכנס: KMI"- מפגש בנושא קהילות ידע".

תאריך: 12.9, בין השעות 8:30- 12:00

מיקום: מלון לאונרדו (שרתון סיטי טאואר לשעבר)

פרטים נוספים: נא לפנות לדפנה שטיאסני במייל: dafnas@pc.co.il.

 

 

שם הכנס: מפגש עמותת ניהול הידע

תאריך: 13.9 , בין השעות 14:00-18:00

מיקום: אמדוקס, הפנינה 8 רעננה.

פרטים נוספים: עלות ההשתתפות במפגש 100 ₪ , לחברי העמותה ההשתתפות חינם.

שם הכנס: KM- Brazil 2011- Knowledge management and Innovation and Social network

תאריך: 5-7/10/2011

מיקום:Sao Paulo, Brazil  

פרטים נוספים: http://www.kmbrasil.com/

 

 

שם הכנס: KM LatinAmerica 2011 - 9° LatinAmercan Program of KM & IC

תאריך: 24-28/10/2011

מיקום: Buenos Aires, Argentina

פרטים נוספים: http://www.km-la.com/

 

שם הכנס: Introduction to Knowledge Management

תאריך: 4/10/2011

מיקום: London, United Kingdom

פרטים נוספים: http://www.tfpl.com/training/courses/coursedesc.cfm?id=TR989&did=2

 

נכתב ע"י ד"ר מוריה לוי

הספר Sticky Knowledge: barriers to knowing in the firm, נכתב בשנת 2003  ע"י פרופסור גבריאל סזולנסקי ולמעשה מתאר את עבודת הדוקטורט של סזולנסקי שנכתבה ב- 1995, בראשית ימי ניהול הידע.

עבודת המחקר שביצעה סזולנסקי הנה בהחלט מרתקת ולא בכדי היא גם זכתה בפרס יוקרתי על עבודתה זו. סזולנסקי חוקרת את השאלה מדוע קשה כל כך להעביר ידע בתוך הארגון.

כמה מהחברות היותר מפורסמות בעולם דוגמת  Xerox ו- AT&T היוו חלק מקבוצת המחקר,  ולא פחות מעניין לציין שכמה מהחברות הראשונות שנודעו בפעילות ניהול הידע שלהן, דוגמת Chevron ו- Texas Instrument התאימו את מתודולוגיות ניהול הידע שלהם על בסיס ה שלמדו מהמחקר.

הספר אמנם נועד להוות גשר של עבודת המחקר לעולם העסקי, אולם הוא כתוב בסגנון אקדמי, כולל ציטוטים ממחקרים רבים, ניתוחים סטטיסטיים ועוד, ועל כן לא תמיד קל לקריאה.

עיקר הנושאים המוצגים בספר:  

למרות שהספר אינו חדש, נראה שטבע הארגונים אינה משתנה כה מהר, וכדאי על כן לקרוא, להכיר וללמוד מהרעיונות המוצגים. לפרטים מלאים כמובן, יש לקרוא את הספר במלואו .

קריאה מהנה.

אתגר הידע הדביק

מושג הדביקות לא היה מוכר לי עד קריאת הספר, מעבר למשמעותו הראשונית מילולית, המעלה אסוציאציות של ילדים בעבודות יצירה.

המחקר אינו דן באלו, אלא דווקא בהעברת ידע בארגונים, או יותר נכון בקושי בהעברת ידע זה, ובמיוחד בקושי בהעברת ידע הקשור בניסיון (Best practices). בדרך כלל נוהגים ליחס את הקושי בהעברת Best Practices (להלן, תובנות) בסיבות הקשורות בקנאה, חוסר תמריצים,חוסר ביטחון, חוסר תעדוף, התנגדות לשינוי, היעדר מחויבות ועוד סיבות רבות הקשורות במוטיבציה. מחקר זה העוסק בדביקות מציג סט חלופי  של סיבות הקשורות בידע עצמו. ועל כן, יש לדון בדביקות הידע.

 

מהי, אם כן, אותה דביקות?

המושג דביקות יכול לתאר נייחות וחוסר תנועה, חוסר יכולת לנוע וחוסר התאמה.  

בספרות הניהול האסטרטגי מייחסים את הדביקות לאדישות.

על פי אחד מפירושי מילון אוקספורד דביקות מתארת מצבים חברתיים הקשורים בחוסר רצון, עקשנות ואי נעימות.

בשורה התחתונה הכוונה אינה רחוקה כל כך מהפירוש המילולי הפשוט. ידע דביק הנו ידע שקשה להעבירו; הוא מסרב להתפשט והארגון מתקשה בהעברתו מיחידה ליחידה.

ותובנות, כך מסתבר, נוטות להיות דביקות.

חזרה

משמעות הדביקות לביצועי הארגון

ביצועי ארגון משקפים את יכולתו להשתמש שוב ושוב בידע נעלה לפני שמתחריו מצליחים להפיקו מחדש באופן יעיל ומועיל. לארגונים אמור להיות יתרון ביחס למתחריו הנובע מגישתו לתבניות או דוגמאות עבודה המבוססות על ניסיונו.

דביקות משקפת את קיומם של גורמים המקטינים את השיתוף, מקטינים את הלמידה ומונעים על כן את הגשמת היתרון התחרותי.

חזרה

גורמים מנבאים

ניתן לנבא קיומה של בעיית דביקות בארגון, על ידי ניתוח מאפיינים שונים בהעברת הידע.

גורמים מנבאים אלו כוללים:

גורמים הקשורים למעביר:

1.       רב משמעות אגבית (מקרית) של הידע.

הסבר: אנשים עושים שימוש בידע, תוך הזנחת משמעותו המקורית, לעיתים מבחירה, לעיתים מחוסר ידע. בפועל יש פער משמעותי בין המקור והתוצר, בין הנורמה והתנהלות. אם הידע מנוהל- מנוהלת התוצאה, אך חסר ניהול הרציונאל המוביל לידע. בארגונים שכאלו, ישנה סבירות גבוהה לקושי בהעברת ידע.

2.       חוסר בהוכחה לגבי שימושיות הידע.

3.       חוסר במוטיבציה של המעביר.

4.       חוסר באמינות של המעביר.

גורמים הקשורים במקבל:

5.       חוסר במוטיבציה של המקבל.

6.       חוסר ביכולת ספיגה של המקבל.

7.       חוסר ביכולת המקבל לזכור ולשמור.

גורמים הקשורים בקשר ובהקשר:

8.       הקשר ארגוני עקר (אין הקשר לידע).

9.       קשר לא טוב דיו (מייגע) בין המוסר והמקבל.

 

חזרה

שלבים בהעברת הידע

ישנם ארבעה שלבים מרכזיים בהעברת הידע. חשוב להכיר שלבים אלו, כי הקשיים בכל

שלב, כפי שיתואר בסעיף הבא, משתנים.

שלבים אלו כוללים:

1.       יוזמה: הדביקות ביוזמה קשורה בקושי לזיהוי הזדמנויות להעברת ידע והקושי בזיהוי האפשרות לפעול על פי ידע זה.

אבן דרך בתחילת שלב זה: המודעות כי ישנו ידע להעברה.

קושי אפשרי בשלב זה: מקור ידע שאינו אמין דיו.

2.       יישום: העברת הידע.

אבן דרך בתחילת שלב זה: ההחלטה להעביר את הידע.

קושי אפשרי בשלב זה: פערים (בתקשורת / תרבות) בין הגוף המוסר והגוף המקבל.

3.       האצה: תחילת השימוש בידע המועבר.

אבן דרך בתחילת שלב זה: היום הראשון של השימוש בידע.

קושי אפשרי בשלב זה: היתקלות בבעיות (רבות/סבוכות) בעת ניסיון לעשות שימוש בידע החדש.

4.       שילוב: אינטגרציה של הידע ביחידה שקיבלה את הידע.

אבן דרך בתחילת שלב זה: ביצועים מספקים בשימוש בידע ביחידה המקבלת.

קושי אפשרי בשלב זה: התמודדות עם אתגרים הקשורים ברוטיניזציה של הידע.

שלבים אלו מלמדים כי אכן תהליך ההעברה יותר מורכב מהעברה הטכנית גרידא.

 

מעבר למחקר הרוחבי, ליוותה החוקרת שלושה ארגונים לבחינת שלבים אלו ביתר פירוט:

Rank Xerox- שלב היוזמה.

Banc One- שלבי היישום וההאצה.

CENTEL- שילוב השילוב.

 

חזרה

גורמים מנבאי דביקות בכל שלב

אחת ממטרות המחקר הייתה לבחון מהם הגורמים שיכולים לנבא דביקות בכל אחד מהשלבים השונים.

התוצאות היו בחלקן מפתיעות:

ראשית, התברר כי ישנם גורמים דומיננטיים, ולאו דווקא אלו שהיינו מצפים; יתר על כן, השפעת הגורמים כמנבאים משתנה בין השלבים.

שנית, חלק מהגורמים המנבאים, תרמו בחלק מהשלבים לדביקות והגדילו אותה, ובשלבים אחרים, דווקא הקטינו אותה. דוגמא לגורם כזה הנו מקבל חסר מוטיבציה. בשלב הייזום ובשלב השילוב גורם זה מקטין את הקושי, אך דווקא בשלבי היישום וההאצה- מגדילים אותו (הערה: ממצא זה הושווה לספרות מחקרית שאכן אוששה את הממצא דנן ונתנה לו הסברים אפשריים).

ודבר אחרון: היה פער חלקי בין תפיסת המנהלים לגבי הקשיים לעומת תוצאות המחקר. המנהלים דירגו את הגורמים שאכן נמצאו כגורמים שני, שלישי ורביעי בחשיבותם (כאשר השניים האחרונים- בדרגה משמעותית נמוכה יותר), אך מה שמפתיע, שחשבו שהגורם המשמעותי ביותר המנבא את הדביקות הנו חוסר מוטיבציה של המקבל, מה שבמחקר נמצא כגורם משמעותי הרבה פחות, ויתר על כן, גורם עם משמעויות מתהפכות.

להלן שלושת הגורמים המנבאים דביקות המשמעותיים ביותר שנמצאו:

1.       חוסר ביכולת ספיגה של המקבל.

2.       רב משמעות אגבית (מקרית) של הידע.

קשר לא טוב דיו (מייגע) בין המוסר והמקבל.

חזרה

מסקנות מעשיות

בכל העברה של ידע נכון להבין את השלבים, להבין את הגורמים שמנבאים קושי (דביקות) ולהיערך אליהם בהתאם.

יש להבין שיש לטפל גם בדביקות הידע ולא רק במוטיבציה של המוסר והמקבל, ובפרט בכך שרב משמעות של הידע יכולה לחבל בהעברתו האפקטיבית.

כאשר מתלבטים לגבי פיילוט, לא נכון דווקא לקחת את הקבוצה שהכי מתלהבת לקבל את הידע, שכן נלמד שהתלהבות זו מסייעת לשלב הייזום והשילוב, אך מקשה על שלבי הביניים. החוקרת ממליצה, לקחת קבוצה שמתלהבת, אך פחות, או לחילופין, לקחת שתי קבוצות, אחת שמתלהבת ואחת שהרבה פחות.

לא מפתיע שמסקנה נוספת אותה ניתן להסיק מהמחקר, הנה שקל יותר להעביר ידע, ובפרט תובנות, כאשר יש הסכמה, תמיכה ומחויבות של ההנהלה הבכירה. אלו תורמים כמובן לטיפול נכון בקשיים שהועלו.

כאמור, ארגונים רבים התאימו את תוכניות ניהול הידע שלהן למסקנות אלו. כדאי בהחלט לשקול גם.

חזרה

המגזין נכתב ע"י חברת Rom Knowledgeware
Fax 077-5020772 * Tel 077-5020771/3 * רח' בר כוכבא 23, בני ברק מיקוד 67135