כאשר עוסקים בפורטלים נדרשת התייחסות לשלושה היבטים: התוכן, הארגון והטכנולוגיה. שילוב מאוזן של שלושתם הנו המפתח להצלחה.
בגיליון זה בחרנו להתעמק הפעם במרכיב התוכן: מהם התכנים הנכונים בהם יש להעשיר את הפורטל?
נקדים ונזכיר, כי אין מטרתו של הפורטל להוסיף או לנהל תוכן חדש. הפורטל הינו ביסודו כלי באמצעותו ניתן לקבץ, לארגן ולהביא למשתמש נתונים, מידע וידע המסייעים לעובד בביצוע תפקידו.
הפורטל אינו בא להחליף את היישומים האחרים, הוא רק אורז אותם נכון לרשות העובד.
לנתונים, מידע וידע אנו קוראים במשותף "תוכן".
לכאורה, ניתן להציף כל שילוב של תכנים ארגוניים ולהפכם לנגישים יותר באמצעות הפורטל.
בפועל, רוב הארגונים בארץ, כמו גם ארגונים רבים בעולם, כוללים את תכני האינטראנט הארגוני בפורטל:
= רווחה (החל ממבצעים לעובדים ועד תפריט חדר האוכל).
= אתרי תדמית (של גופי משנה בארגון).
= נהלים / טפסי דיווח.
= דבר ההנהלה.
פורטל המבוסס על תכנים שכאלו, בעל סיכויים רבים להיכשל. בארה"ב כבר מדברים על כך קרוב לשנה, ובארץ, אנו מקווים שהנושא יובן גם כן.
מדוע אין מדובר בתכנים טובים?
א. הדגש הנו על תכנים שהארגון יודע להציע ולא על התכנים שהעובד מבקש לראות => אין סיבה אמיתית להיות שם.
ב. הדגש הנו על רווחה, נושא שהוזנח ולא בכדי. מעולם, הוא לא היה מוצדק כיישום בפני עצמו במושגי עלות / תועלת, ומשום מה בפורטל, לעיתים הנושא לא נבחן.
נסביר, שאין מניעה שיהיו גם תכנים כאלו; אך הם אינם מרכז הכובד אלא תוספת.
ומה כן?
התוכן הנכון אמור להיות בנוי בדגש של בעל תפקיד, ולא במשותף לכלל הארגון. רק כך, ניתן יהיה לתת יתרון עסקי ארגוני בניהול הידע באמצעות הפורטל. אנו קוראים לפורטל שכזה Job Related. בחו"ל הוא נקרא גם Workspace Portal.
כיצד בוחרים את התוכן?
בשלב ראשון יש להתחיל ביעדים הארגוניים, ולזהות בעלי תפקידים קריטיים היכולים לסייע בהשגת יעדים אלו (אם רוצים להגדיל נתח שוק למשל, יש כפי הנראה להתמקד באנשי שיווק ומכירות).
לאחר מכן, יש לנתח מהם פערי הנתונים, המידע והידע, שאי זמינותם המספקת לעובד, מעכבים בידו בהשגת היעדים.
בשלב שלישי, יש להחליט אילו מהתכנים לקבץ יחד, לפי תהליכי העבודה השונים. לכל קבוצה יש להגדיר רמת זמינות נדרשת (יפורט בסקירה על הארגון הנכון) ומהו מקור התוכן (איך להביאו בפועל).
וכדי להמחיש את הדברים ניתן דוגמא:
הצורך: Acount Managers עוסקים בטיפול בלקוחות: תיאום התקנות, תמיכה בתקלות, הצעת פתרונות חדשים להרחבת סל המוצרים ועוד.
הפתרון: דף מרכזי בו ניתן לבחור מרשימת גלילה את הלקוח עמו נמצאים בקשר (טלפוני, טיפול זה או אחר). עם הבחירה נפתחת תמונת עולם של הלקוח בו מטפלים: טלפונים בו ניתן להשיגו (נתונים); דוח תקלות פתוחות מתוך מערכת תפעולית (נתונים); תיק מסמכים של הלקוח כולל התכתבויות מולו (מידע); דף מבצעים חדשים (מידע); מידע על מצב תשלומים עדכני של הלקוח (נתונים); קשר לקבוצת דיון בנושא לקוחות (ידע); תובנות רלוונטיות מפרוייקטים ולקוחות דומים (ידע) ועוד.
כמובן, שלא הכל חייב להיות פתוח בו זמנית. התכנים התדירים יותר יהיו פרושים ופתוחים ואילו לאחרים תתאפשר גישה מהירה. פירוט על כך,
נסכם: בבואנו לבנות פורטל ארגוני המטרה שעומדת לנגד עינינו הינה להביא לאנשים את התכנים הנכונים שיסייעו בידם בעת ביצוע עבודתם. מטרתנו להשיג שיפור ביעדים הארגוניים. כל היתר, נלווה בלבד.
לשאלות והבהרות נוספות ניתן לפנות לעורכי העיתון.