ידע הנו אחד הנכסים העיקריים המניעים כיום כל ארגון. ניהול ידע, הנו תהליך אליו הארגון חותר, אך מדובר בתהליך ארוך, רחב, שאינו מקיף ואינו יכול להקיף את כל תחומי הידע הארגוניים. כאשר כל העובדים נשארים בארגון ונשארים בתפקידם, ניתן למקד את פעילויות ניהול הידע בשיתוף ידע בין אנשים ובבניית מאגרי ידע בתחומים הקריטיים בלבד.
אולם, מצב זה אינו מתקיים לעולם. אנשים פורשים, אנשים מתקדמים, והרבה מהידע האצור בראשם הולך עמם.
ההפסד הנובע מאובדן ידע זה כפול:
בטווח הקרוב מחליפיהם בתפקיד מבצעים את התפקיד באופן פחות יעיל, פחות איכותי ופחות מהיר. התפעול השוטף נפגם. עם זאת, בהנחה שחלק מהמידע עובר ושהמחליף הנו מוכשר ורוכש את מיומנויות העבוד, פגיעה זו הנה לטווח מוגבל בזמנו ובהיקפו.
בטווח הרחוק פיתוח הנושא המקצועי/ניהולי שבתחום אחריותו של העובד נפגע. לו כל אחד מאיתנו היה מתחיל במקום בו החלו אביו וסבו, היינו אולי מתקדמים אותו דבר, אולי מעט יותר, אך לא היינו מצליחים להגיע להישגים טכנולוגיים, כימיים, הנדסיים ואחרים, הישגים בקדמת המדע. כדי להגיע להישגים אלו, עלינו להתבסס על הידע שנצבר על ידי קודמנו ומשם להתקדם הלאה. כדי להתחיל בנקודה כמה שיותר גבוהה יש לבצע תהליך חפיפה והעברת תפקיד סדורים.
יש להיערך להעברת תפקיד גם בתנאים מיטביים, אך לא פחות, גם תחת אילוצי זמן, אילוצים של אי שיתוף פעולה ו/או אילוצים אחרים.
מהם העקרונות המנחים תהליך שכזה?
ניתן למנות עקרונות מרכזיים המנחים את התהליך כולו:
1. מעשיות: על התהליך המוגדר להיות מעשי; ברור, פשוט לתפעול ומונחה טפסים כדי להבטיח מימוש נאות.
2. מיפוי רחב: יש למפות את כל תחומי הידע ברי ההעברה, גם אם מפאת אילוצים מעשיים לא מועברים כולם בפועל.
3. אקטיביות הלומד: תהליך העברת תפקיד אפקטיבי כולל אקטיביות מירבית אפשרית של הנחנך, מקבל התפקיד, ולא רק של זה המסיים.
4. תכולת הידע: העברת תפקיד כוללת היבטים מקצועיים אך גם היבטים תפעוליים וניהוליים, לרבות ממשקי עבודה עם גופים פנימיים וחיצוניים.
5. הפניות: תהליך העברת תפקיד כולל, בנוסף לתהליך הלימוד והחפיפה, הפניות למקורות נוספים בהם יהיה ניתן להיעזר בהמשך הדרך: אנשים בעלי ידע (דוגמת מומחים בארגון וספקים ועמיתים מחוץ לארגון) ומאגרי מידע וידע (דוגמת מסמכים ומערכות פנים ארגוניות ואתרים, מאמרים וספרים מחוץ לארגון).
6. שיטת הלמידה: שיטות הלמידה בפועל מגוונות; החל מקורסים, דרך פגישות העברת מידע, תיעוד, צפיה במלמד בעת ביצוע התפקיד ועד התנסות בפועל (כשוליה או תחת בקרה). מומלץ לשלב יותר משיטת לימוד אחת, בהתאם לאופי הידע הנלמד ואילוצי הלימוד בפועל.
7. ניהול: תהליך העברת תפקיד הנו תהליך שיש לנהל ולבקר כדי להבטיח מימושו כמתוכנן.
8. הנחיית התהליך: כדי להנחיל מתודה סדורה אך שימושית להעברת תפקיד מומלץ להשתמש בתבניות תומכות, שינחו את כל שלבי ההעברה, החל מהתכנון דרך המימוש והבקרה הסדורים.
איך מומלץ לבצע את העברת התפקיד בפועל?
העברת תפקיד הנה פרוייקט לכל דבר.
יש לתכננה, לקבוע ולתחם מראש את תכניה ולנהל ולבקר אותהו בעת מימושה.
כדי ליישם זאת באופן מסודר אך גם יעיל, מומלץ להיעזר בטפסים מובנים המנחים את מימושה:
הטופס הראשון מסייע בהגדרת ה"מה":
תוך שימוש בגישת Top-down ניתוח התחומים הנובעים מהגדרת התפקיד; בד בבד, Bottom-Up, רישום "שאלות ידע" טיפוסיות ומתוך שני אלו גם יחד הגדרת רשימת נושאים מומלצים ללימוד.
לאחר רישום הנושאים, יש להעריך לכל אחד מסגרת זמן סבירה ללימודו, סיכונים אפשריים במידה ולא יועבר, ומאלו לגזור תעדוף ללימוד הנושאים השונים (כולל לימוד חלקי).
טופס זה ימולא ע"י מעביר התפקיד, תוך התייעצות עם מבצעי תפקידים דומים צעירים יותר (במידה ומדובר בצוות). הטופס הממולא ייחתם על ידו, אך גם על ידי מנהלו שיהיה אחראי לניהול ובקרת התהליך.
הטופס השני מסייע בהגדרת ה"איך":
מתוך רשימת הנושאים שהוגדרה לעיל, יכיל טופס זה רק את הנושאים שתועדפו ונכללים ברשימה ללימוד (בהתאם למסגרת הזמן הכוללת לביצוע ההעברה).
לכל נושא כזה ייעשה Drill down נוסף של תתי נושאים, אמצעים מיטביים ללימוד (קריאה, ראיון, תרגול, צפיה, חונכות ועוד) ותכנית לימוד אופרטיבית (סדר הלימוד בין השורות, תאריך התחלה ותאריך סיום לכל נושא).
גם טופס זה ימולא ע"י מעביר התפקיד הפורש, וייחתם על ידו ועל ידי מנהלו. טופס זה יהווה תכנית עבודה למימוש ההעברה בפועל.
דגש- מומלץ שתכנית ההעברה תכלול תפקידים אקטיביים ככל האפשר למקבל התפקיד. אקטיביות היתה מאז ומתמיד הדרך האפקטיבית ביותר להבטחת הקליטה בפועל.
הטופס השלישי מסייע בתהליך בקרת ההעברה:
הערת אזהרה- טופס זה אינו נדרש במידה וזמן/היקף העברת התפקיד קטנים.
טופס זה יכיל שורות סטטוס שבועיות שיכילו את קצב ההתקדמות המתוכנן לעומת זה הממומש בפועל. טופס זה ימולא בצוותא ע"י מעביר התפקיד, מקבל התפקיד והמנהל האחראי עליהם.
ואם תכננו וגם מימשנו, יש סיכוי לא רע שהבא בתפקיד ייכנס באופן חלק יותר לתפקידו ונצא כולנו נשכרים.
להצעות נוספות בדבר אופן העברת תפקיד בארגונים ניתן לשלוח תגובות (להלן) ונשמח לפרסמן בעיתון.