במשך השנה האחרונה GKEC קיימה דיונים לא פורמליים רבים ברחבי העולם על מנת ליצור את היסודות לבניית סטנדרטים לניהול ידע.

במסגרת דיונים אלו הוסכם על שימוש בכלכלה כמסגרת עליה ייבנו הסטנדרטים עבור כלכלת ידע וניהול ידע. הסכם זה טומן בחובו הורשה של הכליםהשפהההגדרותהתיאוריות והמודלים מתחום המיקרו והמאקרו כלכלה. עכשיו מתחילה העבודה האמיתיתתוכנית הסטנדרטיזציה של GKEC עוברת משלב המחקר והבדיקות לשלב פיתוח טיוטת הסטנדרטים הראשונה שאמור להסתיים בנובמבר 2002.

תהליך בניית הסטנדרטים מתואר באתר http://www.kmstandards.org/ וב – Yahoo groups הוקמו מספר קבוצות דיון בנושא.

נראה כי תחום ניהול הידע עולה מדרגה בחשיבות ומסתנן גם לעולם הכלכלה.

בארגונים רבים זקוקים לידע ומידע, הן ממקורות חיצוניים והן ממקורות פנימיים לצרכים שונים. ישנם לא מעט ארגונים שבהם קיימת עבודת מחקר נושאית לצד ביצוע הפרוייקטים. ישנם לא מעט ארגונים שבהם קיימות מחלקות שעיקר עבודתם היא בלימוד והעמקת הידע בנושאים הרלוונטיים לתחום עיסוקם. דוגמה לכך הנה ארגון המייצר תרופות. נוסף על ייצור התרופות הוא עוסק במחקר של פיתוח תרופות חדשות. לא מעט ארגונים גם עורכים לא פעם מחקרי שוק ועוסקים במודיעין עסקי, במודיעין תחרותי ובאיסוף מידע על לקוחות ושותפים.

המידע לצורך הלימוד והמחקר יכול להימצא בשני סוגי מקורות:

מקורות פנימיים בארגון עצמו: במסמכים, במאגרי מידע, בספריות הציבוריות ב – Outlookובשרתי שיתוף מסמכים Exchange  ו-Lotus notes, במערכות לניהול לקוחות, באינטראנט הארגוני ובעיקר בראשם של האנשים.

מקורות חיצוניים לארגון: באתרי אינטרנט, בעיתונים וכתבי עת, בספרים ובספריות ומאגרי מידע אלקטרונים ועוד.

כל מחקר באשר הוא מכיל מספר שלבים: זיהוי, איסוף, סינון, קטלוג וסיכום המידע. אולם לא תמיד יש לארגונים את המשאבים והידע לעשות זאת. לא תמיד הארגון מכיר את כל מקורותיו הפנימיים ולרוב אינו מכיר את כל המקורות החיצוניים הקיימים במושא המחקר שלו.

מנועי החיפוש יודעים לבצע את החיפוש תוך הרחבת התוצאות ע"י שימוש בתזאורוס וצמצום התוצאות תוך מיקוד והקבצה. מנועי חיפוש משלבים יודעים לחפש במספר רב של מקורות ומנועים. אולם הם אינם יודעים להציע מקורות נוספים מעבר לאלו המוגדרים. יתר על כן, הם אינם מבצעים את הניתוח והסיכום של התוצאות.

הפורטל מספק גישה נוחה ומהירה למידע פנימי אך אינו מבצע את הניתוח והסיכום של הנושא מתוך אוסף המקורות שלו.

פלטפורמת הידע הארגוני או בקיצור EKP ( (Enterprise Knowledge Platformמספקת תשתית טכנולוגית לניהול ידע לשם מחקר נושאי- מדעי, מחקרי שוק, מודיעין עסקי, מודיעין תחרותי ועוד. ה- EKP מספק ידע רלוונטי למשתמשים באופן אוטומטי ומתוזמן.

התשתית מאפשרת חיפוש מידע במקורות  מידע שונים  כגון ERP, אי מיילים, כלי ה - Office השונים, מאגרי מידע דוגמת Oracle ו – SQL Server, פורטלים, אינטרנט וספקי מידע נוספים. החיפוש מתבצע ברמה גבוהה ביותר על סמך הגדרות שונות למקורות החיפוש: באילו מהמקורות יש לחפש לעומק וכמה רמות ובאילו מקורות לחפש לרוחב ועד כמה תוצאות להביא.

ה – EKP מבצע את התהליכים  הבאים:

1.     זיהוי ואיתור

2.     איסוף

3.     סינון

4.     אינדוקס וקטלוג

5.     סיכום של מידע מובנה ולא מובנה.

הפלטפורמה מספקת סדרה של שירותי ידע כגון הפצה, שיתוף וניתוח אינפורמציה כמו גם חיפוש, הודעות מתפרצות ומינוי לקבלת מידע על תוכן חדש או מעודכן בדואר האלקטרוני.

ה – EKP הנו פלטפורמה המשיקה  לכלי שיתוף וניהול ידע שונים כמו פורטלים, קהילות ידע ועוד.

EKP עושה שימוש רחב באונתולוגיה ארגונית. היא מאפשרת צפייה תלת ממדית על סביבת הידע הארגונית המבוססת על האונתולוגיה של הארגון, רשת רב שכבתית של יחסים בין מונחים ארגוניים. היא משתמשת באונתולגיה גם בחיפוש המידע ובקטלוגו ומציע למשתמש שאילתות נוספות הרלוונטיות לחיפושו כדי שיוכל לקבל גם מידע חשוב שאולי לא ידע על קיומו או לא חשב עליו מראש. 

לסיכום, פלטפורמת הידע הארגוני EKP מאגדת יחדיו יכולות רלוונטיות של פורטל, חיפוש, אינטגרציה של יישומים ארגוניים, חזות ושיתוף ידע. בכך היא מפחיתה את הזמן להשגת הידע הדרוש, מציגה את המידע עם ההקשר הרצוי, מבטיחה שימוש חוזר  ומרובה בידע ספציפי לתהליכים עסקיים. העובדים המשתתפים במגוון פרוייקטים מקבלים תמיכה בקבלת החלטות תוך גישה מהירה ויעילה למידע ויישומים. 

שלא כמו פורטלים ארגוניים (Enterprise Information Portal)  EIP, אשר מציגים יישומים בחלוניות סמוכות מבלי להתייחס למשמעות תוכנם ולקשרי הגומלין ביניהם, EKP מאפשר למשתמשים לקבל קשרים בין פריטים ממוקדים ממקורות שונים תוך הגברת משמעותם. יכולת ייחודית זו מאפשרת לראות את קשרי המידע בין אפליקציות שונות במבט מאוחד על תהליכים עסקיים וארגוניים חוצי מערכות.

המוצר Citer של חברת MindCite,  מממש את אונתולוגיה ארגונית דינמית כמתואר במאמר זה.

כמו בכל דבר גם בנושא ניהול הידע קיימים מכשולים ומלכודות לתוכם יכול מנהל הידע בארגון ליפול בעת בניית אסטרטגיה לניהול ידע בארגונו. להלן מובאות חמש טעויות נפוצות שמומלץ לדעת אותם, לזהות אותם ולהכיר את הדרכים להימנע מלעשותם. הטיפ המובא להלן מבוסס על מאמר שנכתב ב – Destination CRM  ומטרתו אינו לחדש אלא לרענן ולחדד את 5 הדיברות שראויות להיתלות על קיר משרדו של מנהל הידע.

1.      מוכנים – היכון – למטרה

תיאור הטעות: זוהי הטעות הקריטית ביותר שמנהלי ידע נוטים לבצע. ניהול הידע יוביל לשום מקום כאשר מנסים להטמיע תוכנית לניהול ידע כשניהול הידע הנו המטרה (למה לנהל ידע? כדי לשפר נגישות באופן כללי. אין מיקוד). כפי שציינו פעמים רבות – ניהול הידע אינו מטרה בפני עצמה אלא הוא אמצעי להשגת מטרות הארגון. ניהול הידע נבנה סביב בעיות עסקיות אמיתיות בעלות השפעה על השורה התחתונה של הארגון.

סימפטום הטעות: העובדים אינם עושים שימוש בפתרונות ניהול הידע; אין שום השראה מעשית בתפוקות שמציג ניהול הידע והתפוקות אינם ניתנות ליישום בצורה שתקדם את הארגון.

הפתרון: יש לבנות את אסטרטגיית/פתרונות ניהול הידע בהקשר של בעיה עסקית/מטרה ארגונית, להגדיר קריטריונים לפתרון האופטימלי ולזהות מהי הטכנולוגיה המתאימה ביותר. השאלות שצריכות להישאל ע"י מנהל הידע: מהן הבעיות העסקיות? האם ניתן להשפיע עליהן באמצעות ניהול הידע? במידה וכן, מה יהיה הרווח לארגון? מהי הטכנולוגיה הנכונה שתספק ערך מוסף לעובדים ולארגון?

2.      בנה את זה והעובדים יגיעו

תיאור הטעות: מנהל ידע חכם לעולם לא ימעיט בחשיבות גישה משולבת הטמעה של פתרון ניהול הידע בארגון בקרב העובדים. העבודה אינה נעשית רק ע"י התקנת הפתרון על המחשב. הערך האמיתי הוא בשימוש. מה התועלת בפתרון טוב אם אין עושים בו שימוש?

סימפטום הטעות: הטכנולוגיה כה מתקדמת, עד כי חושבים כי היא מספקת כדי למשוך עובדים; לחילופין- הנעת הפרוייקט הנה ע"י גוף המחשוב הארגוני בלבד, והלה ממוקד בעוצמותיו. 

הפתרון: יש לבחור בטכנולוגיה ידידותית למשתמש ולבנות מתודולוגית שיווק והטמעה של הפתרון הנבנה. הן שיווק פנים ארגוני של הפתרון שמעורר את המודעות לערך המוסף והתועלת שניתן להפיק מהשימוש בפתרון והן מתן קרדיטיזציה למשתמשים.   על ההטמעה להיות אקטיבית במספר נושאים קריטיים, כדי למשוך את כל היתר.

3.      אנשים = מסמכים

תיאור הטעות: אם תבחנו את עצמכם כמה ידע וניסיון יש לכם וכמה מתוך זה אגור במסמכים תגלו כי רק חלק מהידע מתועד בצורת מסמכים; יתר על כן, המסמכים מתארים הקשר וזמן מסוימים ויש לדעת לנצל בחוכמה ידע הקיים בהם כבסיס ולא כתחליף לחשיבה. למרות זאת, מנהלי ידע נוטים לראות במאגרי מסמכים כדור הקסם שיפתור להם את בעיות ניהול הידע.

סימפטום הטעות: בתחילת הדרך ייתכן שרמת השימוש תהיה גבוהה אבל תדעך ברגע שהעובדים לא יקבלו ערך מוסף מהשימוש במערכת.

הפתרון: יש לזהות בעיה טיפוסית עמה עלול העובד להתעמת ושאותה ניהול הידע אמור לפתור. ואז יש לשאול שאלה פשוטה: האם הפתרון יימצא במסמך או שמא על העובד למצוא מומחה מקצועי בתחום שיסייע לו במציאת הפתרון? במידה והתשובה היא המקרה השני יש צורך בפתרון המנהל את "בעלי הידע", דוגמת קהילת ידע. במידה, וכן יש בסיס ידע מצטבר נרחב במסמכי הארגון ("ידע מתועד") מומלץ לנהל את הידע עצמו, אך תוך מתן אמצעים משלימים לשימוש מושכל בו.

4.      גישת קול נפץ אדיר

תיאור הטעות: היום יותר מתמיד חברות מתמקדות בהפחתת הסיכון בערך המניות ובשורה התחתונה של הביצועים. פרוייקטים גרנדיוזיים של ניהול ידע שההטמעה והשגת ערך עסקי נמשכים מעל ל – 9 חודשים נחשבים בעלי סיכון גבוה ומסתיימים כמועמדים לחסרי פתרון.

סימפטום הטעות: פרוייקטים שלוקח להטמיעם מעל 9 חודשים ושנתיים להציג ערך משמעותי לעסקים ובאותו הזמן העסקים משתנים, השוק משתנה והעובדים מתחלפים. כתגובה הפרוייקט משתנה בהתאם תוך בזבוז זמן, כסף וכ"א. פעמים רבות, הוא אפילו לא מגיע לסיומו...

הפתרון: יש לחלק את הפרוייקט לשלבים מוגדרים תוך בחירת קבוצה ממוקדת לפיילוט. כך שבסוף כל שלב נלמדים הלקחים, נעשות ההתאמות הנדרשות, ונמדד הערך המוסף לפני שמרחיבים את הפרוייקט לקבוצה גדולה יותר. ע"י כך ניתן יהיה לצמצם את הסיכון ולהראות תוצאות שיווקיות שיפתו וישכנעו להמשיך הלאה.

5.      טביעה בחול הטובעני של צד ההיצע

תיאור הטעות: ישנה נטייה לארגונים גדולים להעריך מהם מקורות הידע הקיימים בחברה ולבחור את פתרון ניהול הידע שיאפשר לעובדים להגיע למקורות אלו. גישה המבוססת על היצע בניגוד לגישה מבוססת ביקוש. נובע מהיצף של ידע ו"למה לא לנצל ידע זה ולשתף אותו?"

סימפטום הטעות: אחוז קטן של שימוש בידע המוצע .

הפתרון: יש לחשוב תמיד מצד המקבל, המבקש ולא מצד המציע. גם לגבי מהות הידע, ועוד יותר לגבי שיטת ארגונו והצגתו למשתמש.

ולמרות שהכל נשמע טריויאלי, עצרו וחשבו לרגע: כמה פעמים נפלנו כולנו באחת המלכודות הללו...

מושג חדש בעולם ניהול הידע . המושג הינו קיצור של WEBLOG והוא מעין "מועדפים". שמירת פריטי מידע אישיים / ארגוני . בצורתו הפשוטה מה שנשמר הוא: שם הפריט, כתובת URL ותאריך שמירה. בצורה מתקדמת יותר נשמרים גם תיאור קצר וקטגוריה. ישנם שני סוגים עיקריים של בלוגים: 1. בלוג אישי – פורמט חופשי על כל נושא שבעולם מכל סוג. 2. בלוג אינפורמטיבי – מיוחס לנושא מוגדר ומטרתו להצביע על מקורות מידע או נושא מסוים ממוקד כגון Lotus Notes או רחב כגון ניהול ידע. ניתן ליצור כמובן, גם בלוגים משותפים שבהם מספר אנשים או קבוצה מפרסמת בלוג יחיד ומשותף. מכאן התפתח מונח נוסף הנקרא K-Log המייצג את הידע של הפרט דרך הפריט שנשמר על ידו. K-Log מאפשר לעובדים לפרסם מאמרים, נקודות מבט, קישורים, מסמכים, אי מיילים חשובים ותמונות באינטראנט ארגוני. בדרך שבה ניתן לערוך חיפוש, לעלעל ולאחסן את התוכן המפורסם וכך לשתף ידע. המידע מאורגן ע"פ זמן ובאופן אינדיבידואלי. K-Log הנו פשוט להפעלה ומספק תועלת מיידית למשתמשים: הפצת אינפורמציה שמאוחסנת בשולחן העבודה של העובד או בראשו ופרסום אישי. 

האתר KMCI - Knowledge Management Consortium International הנו אתר של ארגון ללא כוונת רווח אשר נועד לפתח מבט שקול על ניהול ידע בהקשר של ארגונים. האתר מכיל חדשותמוסד ללימוד נושא ניהול הידעמגזין לועזי לניהול ידעאירועיםמידע מעיתונות ומידע על כנסים ואירועים.

צפייה מהנה!

כנסים קורסים ויתר פורומים בארץ ובעולם.

''Knowledge is not powerit is only potential power that becomes real through use'

-- Dorothy Riley