מדי חודש נסקור במדור זה תוכנה חדשה, שירות חדש או אוסף כלים הקשורים בניהול ידע. כיאה לגיליון ראשון, נקדיש את הסקירה החודש, למשפחות מוצרי התוכנה הנמכרות תחת הכותר של ניהול ידע.
נקדים ונאמר, שישנם מוצרי תוכנה רבים, החורטים על דגלם ניהול ידע,
למרות שמידת תמיכתם בניהול ידע שולית למדי. דוגמה מקורית נמצאה לפני כשנה בירחון ה- Buyers Guide לנושאי ניהול ידע. בין יתר המוצרים נמכר שם Scanner (בשפתנו - סורק) כמוצר לניהול ידע. ואכן, לא ניתן לומר שאין צדק בדבריהם: סריקת המסמך מאפשרת שיתוף הידע הקיים בו ברמת הארגון, ומכאן, שגם הוא מסייע לניהול הידע. לצורך הדיון שלנו נתעלם ממוצרים אלו, ונתעלם גם ממוצרי Data Warehouse המסייעים בהפיכת נתונים למידע, אולם אינם מטפלים בידע הטמון בראשם של האנשים.
מוצרי ניהול הידע ה"טהורים" נחלקים, נכון להיום, ל- 5 משפחות מוצרים:
-
פלטפורמות לשיתוף והעברת ידע (דוגמת Outlook, Lotus Notes).
-
מוצרים לניהול מומחים (דפי זהב על גווניו).
-
מוצרים לניהול, מיפוי, סינון וקטלוג פריטי ידע.
-
Portals.
-
מנועי חיפוש חכמים; מנועי דחיפה.
וכמובן...שילובים של כל הנ"ל.
בסך הכל, ניתן למנות עשרות מוצרים טובים, ואפילו מספר מוצרים תוצרת כחול לבן. שאלת המפתח היא מה מתאים לארגון. במקרה שהארגון הגיע לרמת בשלות במסגרתה הוא מבין את נחיצות ההשקעה ואת פרותיה, מה ירכוש? כיצד יבטיח לעצמו שהשקעתו היא בכיוון הנכון? איך ימנע מנפילה לאותו בור שנפלו ארגונים לא מעטים שקנו ויישמו פתרונות טכנולוגיים ונשארו עם פילים לבנים?
אין פתרונות קסם. עם זאת, זכירתם של מספר כללים יסייעו להשגת המטרה:
1. הטכנולוגיה אינה מטרה, רק אמצעי.
2. הטכנולוגיה אינה עומדת בפני עצמה, אלא צריכה להתאים לצורכי הידע של הארגון.
3. אנשים לא נוטים לשתף ידע. אנשים אפילו לא נוטים לחפש ידע ברוב המקרים בהם נדרש. יש לבנות פתרון טכנולוגי שבמרכזו עומדת ההטמעה והמוטיבציה של המשתמשים לעשות בה שימוש. ויש לזכור: האנשים הם אינטלגנטיים. הוספת רשימת ימי הולדת לאתר, או אפילו בונוס לנכנסים לא תגרום להם לעשות בו שימוש נרחב. רק אם הידע יהיה נגיש, מפתה, מועיל באמת בעבודה, זמין ונוח - יעשו בו שימוש.