רבות כבר כתבנו בעבר על מנהלת המידע, תפקידה, יתרונותיה וחשיבותה לארגונים ששירות הוא לב העשייה שלהם.
סקירה מקיפה ומעמיקה בנושא אף הופיעה בגיליון קודם שפורסם בספטמבר 2007.
כולנו כבר יודעים כי את המכונה המשומנת הזו מניע צוות עובדים מקצועי ומיומן, לרוב מדובר בעובדים שצמחו מתוך הארגון וזהו להם תפקיד המשך, שהם אף רואים בו קידום.
בראש כל צוות כזה עומד מנהל שהוא בראש ובראשונה מנהל צוות – צוות מקצועי של עובדים ותיקים, בעלי היכרות כזו או אחרת עם הארגון. ככזה, על המנהל להיות בעל כישורים לניהול צוות ורצוי גם בעל ניסיון.
אך כיון שלא בתפקיד מנהל הצוות עסקינן, כי אם בתפקיד מנהל צוות מנהלת המידע, נתמקד כעת בכישורים וביכולות המקצועיות, שעשויים להוות כלי עזר להצלחת המנהל במילוי תפקידו.
ראשית, על המנהל להיות בעל ראיה ארגונית רחבה, בין אם הגיע מתוך הארגון, והוא מכיר את יחסי הכוחות בו, ובין אם הוא בעל היכרות עם ארגון דומה.
ראיה רחבה תאפשר למנהל להיות ער לתהליכים ארגוניים שיש להם השלכה על השירות ללקוח, ולתרגם אותם מבעוד מועד לשינויים ולהיערכות הנדרשים במנהלת המידע. זאת ועוד, כיון שהמנהלת משרתת את מרבית יחידות נותני השירות, תהליכים זהים עשויים להתנהל באופן שונה ביחידות שונות, ולפיכך, עליהם להיתרגם באופן שונה לשפת השטח. מנהל בעל ראיה רחבה יתרום להתאמת המידע לכלל אוכלוסיות היעד.
שנית, נדרשת מן המנהל תודעת שירות גבוהה. כאחראי על כלי טכנולוגי ועל צוות אנשים המשרתים לקוחות פנים ארגוניים, שתפקידם לשרת לקוחות חיצוניים, שומה על המנהל להציב רף שירות גבוה אותו הוא מתחייב לספק ללקוחותיו. אלה באים לידי ביטוי במתן מענה מיטבי לצרכים העולים מגורמים שונים בארגון, ובאחריות לעמידה בלוחות זמנים (טיפול במשובים והעלאת מידע בזמן תוך שמירה על איכות גבוהה). כצומת מרכזי להעברת מסרים בארגון, המנהלת נתפסת, לעיתים, כגוף המקבל החלטות ומתווה מדיניות וככלי טכנולוגי האמור לשרת את כלל הארגון. גם כאשר מדובר בפניות שווא, מנהל הצוות יכול להשתמש בכל אלה בתבונה לצורך קבלת רעיונות וליצירת קשרים, בהם הוא עשוי להשתמש בעתיד.
כפועל יוצא משתי הנקודות שצויינו עד כה, נדרשת מן המנהל יכולת טובה לעבודה עם גורמים ממשקים. המנהלת מקיימת מגע יומיומי עם עשרות אנשים וגופים בארגון. אלה משמשים גם כלקוחות וגם כנותני שירות. מנהלות מידע סובלות לא פעם מחוסר תהודה או מכך שגורמים שונים בארגון לא מבינים את חשיבותן, ולא משמשות עבורם צינור להעברת המידע לשטח. היכולת ליצור קשרים ולתחזק אותם, כמו גם עבודת "יחסי ציבור", יכולה רק להועיל בטווח הרחוק, ולהשריש תחושה בארגון ש "מידע שאינו קיים במנהלת כאילו אינו קיים".
עוד נדרשת מהמנהל יכולת גבוהה לתעדוף משימות. יכולת זו נדרשת מכל מנהל, אך אנו מוצאים לנכון לציינה בשלב זה. הצוות מתמודד עם משימות רבות ומגוונות, החל במשימות שוטפות כמו פרסום מידע בזמן, מענה למשובים על פי לו"ז שהוגדר מראש, תהליכי בקרה ומפגשים עם משתמשים כמו גם משימות לטווח ארוך כמו שיפורים תוכניים וטכנולוגיים במנהלת. בשל השתייכות הצוות לארגון דינאמי, שהחלטות בו מתקבלות ומשתנות בטווחי זמן קצרים, נדרש מן המנהל לדעת מהן המשימות שעימן מתמודד כל אחד מעובדיו. זאת כדי שתהיה לו שליטה בנעשה ויכולת לתעדפן מחדש כל הזמן (גם אם מדובר באותן משימות). כל זאת למען עמידה במשימה המרכזית: פרסום מידע בצורה איכותית, פשוטה, תמציתית ובזמן.
בהיבט אחר, רצוי שהמנהל יהיה בעל יכולות בעריכת תכנים כגון: ניסוחים פשוטים וברורים, תמצות טקסט, הפרדה בין עיקר לטפל ועברית תקינה. זאת כיון שהמנהל הוא האחראי על התכנים הקיימים במנהלת, ומתוקף כך עליו לבצע בקרה על איכות התכנים המעודכנים בה (מידע לא ברור במנהלת עשוי להימסר באופן שגוי ללקוח).
ולבסוף, הבנה בסיסית בטכנולוגיה – מנהל מנהלת המידע אינו זקוק לידע רב בנושאי טכנולוגיה, אולם עליו להכיר היטב את הכלי עליו הוא אחראי, כדי שיוכל לדרוש שיפורים, וכן, להבין, להסביר ולתרגם צרכים בשטח לדרישות טכנולוגיות. במקרים מסוימים, בבואו לבקש פיתוח חדש של יישום במנהלת או שיפור של כלי קיים, מוטלת על המנהל מלאכת האפיון, ורצוי שיהיה לו ניסיון או ידע בסיסי בנושא. גם כאשר האפיון מבוצע ע"י גורם מקצועי, המנהל הוא הלקוח במקרה זה, הוא זה שמחליט האם האפיון נותן מענה לכל הצרכים שהוגדרו והוא האחראי לאשר את תקינותו של המוצר הסופי.
לסיכום, סקרנו כאן מספר יכולות וכישורים הנדרשים ממנהל צוות מנהלת המידע. לא ציינו מהם הדברים החשובים יותר והחשובים פחות, ומובן שלא כל מנהל מצטיין בכולם.
השיוך הארגוני של המנהלת משתנה מארגון לארגון כמו גם התרבות הארגונית ומיצוב המנהלת בארגון, לפיכך, דרישות החובה ממנהל הצוות עשויות להשתנות, מארגון לארגון- אנו נתנו לכם מספר נקודות למחשבה.