ייצוא סקר עם שאלות מטריצה ל- Excel
מאת: אופיר ויינשטיין ROM Knowledgeware

מי מאיתנו לא היה שמח לבנות סקר שביעות רצון איכותי ב-SHAREPOINT  ולתת לכל העובדים בחברה למלא אותו בצורה ממוחשבת בעזרת כלי זה? כנראה שרבים מאיתנו.

זהירות! לצערנו, כאשר ננסה לייצא ל- Excel  את תוצאות הסקר נגלה כי אף אחת משאלות המטריצה אינן מופיעות. כלומר, כל התשובות אשר הוזנו לשאלות אלו, לא יופיעו כלל בקובץ ה-EXCEL.

שאלת המטריצה היא כלי אשר מאפשר לנו לבנות שאלה בכלי הסקר של SHAREPOINT  ובה ניתן לדרג אלמנטים מגבוה עד נמוך. כלי זה מאפשר לעונים על הסקר לדרג את הנתונים.

 

הסיבה אשר בעטיה המידע עובר ל- Excel ללא השאלה, הנה פשוטה:

חוסר היכולת של מנוע SHAREPOINT2003  לתרגם את התשובות לשאלת המטריצה לפורמט המתאים ל- Excel ישירות מדף תוצאות הסקר.

 

לאושרנו כי רב, קיימת דרך לעקוף את המגבלה הזאת. מנהל הידע החכם יכין את הפיתרון מיד לאחר הכנת הסקר ויימנע מעצמו עבודה רבה לאחר מכן.

 

להלן הפיתרון:

 

  1. היכנסו לדף שאינך משתמש בו או לחלופין צור דף WEBPART חדש.
  2. פתחו את הדף ב- FRONTPAGE או SHAREPOINT DESIGNER.
  3. צרו תצוגת מידע (DATA à DATA VIEW).
  4. בחרו מן הקטלוג את הסקר.
  5. בחרו להציג את הסקר בתצוגה רגילה.
  6. שמרו את הדף.
  7. פתחו את הדף ב-INTERNET EXPLORER.
  8. קליק ימני על ה-DATAVIEW
  9. בחרו ב- Import to Excel.
  10.  ייפתח דף אקסל עם התוצאות. תוצאות שאלות המטריצה ייראו כך: 1#2#3#4#.
  11. ניתן להסדיר את התוצאות על ידי העתקתם ל- WORD וביצוע הפעולות הבאות:
    • סמנו את כל הטקסט
    • בחרו בטבלהß המרßטבלה לטקסט, הקפד לשנות את סימן ההפרדה ל-#, אשר.
    • סמנו שוב את הטקסט בחר בטבלהß המרßטקסט לטבלה, הקפד לשנות את סימן ההפרדה ל-#, אשר.
    • מחקו רווחים וסימנים מיותרים (אפשר באמצעות פקודת "החלף הכל...")
    • העתיקו שוב ל- Excel.

 

 

כעת התשובות מופיעות בצורה תקינה. ניתן לנתח אותם ולהשתמש בהן בכל דרך שהיא.

בהצלחה!