הקמת פתרון ניהול ידע כוללת מספר שלבים. השלב השני, לאחר מיפוי הצרכים, הנו אפיון הפתרון. אפיון פתרון ניהול ידע דומה במידה מסוימת לאפיון מערכת מידע רגילה, אך יש מספר שינויים מהותיים:
א. הוא מתמקד בעיקר בפערי הידע (המכונים צרכים) ולא לכלל המידע והידע הקיימים בנושא.
ב. הוא כולל, לצד הפתרון המחשובי, גם פתרון תהליכי, תוכני ותרבותי.
ג. בצד התוכן הוא כולל התייחסות לארגון התכנים. קריטי לשימוש.
ד. תוכן עיקרי: 1) חלוניות ודפי תוכן 2) מסגרת קבועה 3) עץ ניווט 4) תצוגות.
ה. ההקמה הדרגתית. האפיון תמיד מתייחס למסה הקריטית הראשונית להעלאה. יש לתכנן פתרון שיוכל להשתדרג (חשיבה קדימה, מימוש חלקי)