כאשר מקימים מאגר ידע, אחת הבעיות הרווחות הוא איך לדאוג לעדכניות התכנים. בשלב הקמת המאגר ובניית גרעין התוכן אמנם מתרכזם בידע שכדאי לנהלו (במושגי עלות-תועלת), אך עדיין מלאכת ניהול התכנים אינה פשוטה. בשלבי ההקמה נעשה מאמץ גדול לאיסוף, אך מאמץ זה הנו חד פעמי, מסוג המאמצים שארגונים יודעים לבצע. תחזוקה שוטפת קשה יותר.
להלן טיפ קטן העוזר להקל על עבודת האיסוף השוטפת:
האיסוף הראשוני נעשה על פי רוב מידע בראשם של האנשים. סוג זה של הידע הנו המורכב יותר לעדכון. אולם, אם ננתח את פריטי הדע המנוהלים ייקל לראות שלמרות שכולם מקורם ב"ראש האנושי" , אזי לאחר שאיתרנו מה סוגי הפריטים ישנם שני סוגים:
= תובנות הנוצרות בראשו של העובד, וחייבות להתעדכן דרכו גם בהמשך.
= ידע הנצבר בראשו של העובד, ממקורות חיצוניים, וניתן לעדכן אותו אוטומטית ממקורות אלו.
במקרים מהסוג השני, מומלץ כמובן, לבצע עדכון אוטומטי ולחזק בכך את החוליה החלשה בשרשרת ניהול הידע.
דוגמא:
אם בעת הגשת הצעה חדשה ללקוח, מתברר כי יש ערך מוסף גדול בהצעה המסתמכת על דרך התנהלותה של החברה בעבר (לחץ על תזרים מזומנים, נכונות להתפשרות בנושא כספי או דווקא בתנאי תשלום וכד') אזי, ייקל להגדיר איך הידע הרלוונטי מנוהל בארגון באופן שאינו מחייב שימוש ב"ראשו" של איש המכירות בבואנו להכין את ההצעה החדשה:
מהות ההצעה הראשונה שהוגשה נשמרה, גם ההצעה הזוכה בעבר קיימת. בדרך קלה, ללא התערבות אנושית, נקל לדעת היכן היו שינויים. בדיקת מצב תזרים פשוט עוד יותר. איש המכירות אסף בוודאי את הנתונים בעבר ממקורות חיצוניים, וניתן לעשות זאת גם הפעם. התובנה היחידה היא כללית, מתאימה לכל הארגונים או לארגון בודד לאורך זמן, ולכן תובנה זו צריכה תחזוקה מועטה. השוני הוא בתכנים, ואלו ניתנים לאיסוף, יחסית קל ומהר.
ברור לכולנו, שאין כאן פתרון לכלל בעיות תחזוקת התכנים. אך אם נקל היכן שניתן, נוכל להתמקד במוקדי הידע ה"קשים" לניהול ולרכז את מאמצינו שם.
זכרו, היכן שניתן לעקוף בעיה, לא חייבים להתמודד עמה ולפותרה. בהצלחה.