בשנים האחרונות צובר ניהול הידע תאוצה בקרב ארגונים רבים, בינהם ארגונים גדולים, חלקם אף גלובליים. ארגונים אלה מאופיינים במספר רב של מחלקות ויחידות עסקיות, להן - כחלק מפרויקט ניהול הידע בארגון - מוקמות קהילות ידע. על מנת לנהל ולהוביל קהילות אלה חשוב למנות עובד מהיחידה שישמש כמוביל קהילה. למוביל הקהילה משקל רב בסיכויי ההצלחה של הקהילה. מאמר מגדיר את תפקידו של מוביל קהילת הידע וממליץ על פרופיל גיוסו.
הגדרת תפקיד
מוביל קהילת הידע הוא בעצם מנהלה המקצועי של הקהילה. תפקידו מגוון וכולל בתוכו מספר תחומים להם משקל רב בסיכויי ההצלחה של קהילת הידע. הוא זה שאמון על הובלת הקהילה קדימה והפיכתה לגוף חי ותוסס. מוביל קהילת הידע אף אחראי על איכות והיקף פעילות בעלי התפקידים השונים בקהילה.
מוביל קהילת הידע מבצע את התפקיד, בנוסף על תפקידו ביחידה כערוץ נוסף התומך בפעילותו השגרתית, לדוגמא: במקום לעדכן נוהל באמצעות שליחתו במייל, על מוביל קהילת הידע לעדכן את הקובץ בקהילה ולהפנות את עובדי היחידה לקרוא שם את הנוהל, דבר אשר מסייע ומקל עליו בעבודתו השוטפת. מוביל קהילת הידע נדרש לתת דוגמא אישית בכל הקשור לשימוש בקהילה. עליו להיות המשתמש המוביל בקהילה ובאחריותו לסחוף את שאר חבריו ליחידה להשתמש בקהילה. על מוביל קהילת הידע לדאוג כי העברת מסמכים ועדכון נהלים יבצעו באמצעות הקהילה בלבד ולא באמצעות מיילים ודומיהם. מוביל קהילת הידע נדרש להיות שגריר ניהול הידע ביחידה ומתוך כך לדאוג להחדרת נושא ניהול הידע בכלל והקהילה בפרט בקרב העובדים.
מוביל קהילת הידע אחראי על איתור התכנים ועדכונם, והוא מבצע את עבודתו בשיתוף מומחי התוכן אשר הוא האחראי על הכשרתם, ליווים ודרבונם לכתיבת והוספת תכנים. בנוסף, אחראי מוביל קהילת הידע לפנות אל מנהליהם של מומחי התוכן, המבצעים אף הם תפקיד זה בנוסף על תפקידם, ולוודא כי מוקצה למומחי התוכן הזמן הנדרש לפעילותם בקהילה.
מרכיב נוסף בתפקידו של מוביל קהילת הידע מתבצע אל מול המשתמשים. באחריותו לדאוג להטמעה ושיווק קהילת הידע בקרב המשתמשים. מוביל קהילת הידע נמצא בקשר ישיר עם המשתמשים שומע ולומד על צרכיהם ומשתדל להתאים את התכנים כך שיענו על הצורך.
כמו כן, הוא מבצע בקרה על כמות הכניסות לקהילה, כמות הכניסות אל אזורי התוכן בקהילה ועל המשובים המתקבלים מהמשתמשים.
לבסוף, באחריותו של מוביל קהילת הידע להחצין את הקהילה והישגיה אל מול מנהלי היחידה, זאת על מנת להביא להמשך פעילות הקהילה על ידי הקצאת משאבים שיאפשרו זאת.
על מוביל קהילת הידע לרתום את מנהלי היחידה למאמצי השיווק וההטמעה של הקהילה מעצם היותם מובילי דעה ובעלי הסמכות ביחידה.
פרופיל גיוס
ראשית, על מוביל הידע להיות דמות מרכזית ביחידה ומומחה בעולם התוכן של היחידה. רצוי שיהיה בעל נסיון ניהולי וניסיון בתפעול פרויקטים. מוביל קהילת הידע אינו חייב לבוא מרקע של ניהול ידע אך חשוב להעשיר את ידיעותיו בניהול ידע. מספר ארגונים אף מיסדו את נושא העצמתם והעשרתם של מובילי קהילות הידע והקימו פורום העשרה למובילים.
תפקידו של מוביל קהילת הידע מורכב ומצריך מיומנויות רבות. בבואנו למנות מוביל קהילת ידע עלינו לבחור באדם בל המיומנויות הבאות:
· יכולת הנעה, יוזמה ויצירתיות – מוביל קהילת הידע נדרש ליצירתיות על מנת להניע את מומחי התוכן להקצות זמן, בנוסף על תפקידם, לכתיבת תכנים לקהילה, להניע את המשתמשים לשימוש בקהילה וליזום תהליכי שיתוף ידע ביחידה.
· בעל ידע טכנולוגי בסיסי ואוריינות מחשובית – מוביל קהילת הידע אחראי על הזנת כלל התכנים או חלקם למערכת. בחלק מהארגונים מוביל קהילת הידע הוא זה שבונה טכנולוגית את הקהילה.
· תקשורת בין אישית טובה עם עובדי היחידה – מעצם עבודתו עם מספר רב של גורמים ביחידה והצורך להניעם לפעולה, נדרש מוביל קהילת הידע להיות ביחסים טובים עם מומחי התוכן ועם המשתמשים.
· רמת מוטיבציה גבוהה – הובלת קהילה איננה עניין של מה בכך. על מוביל הידע להביא לשינוי הרגלי עבודה הנהוגים שנים רבות ומתוך כך יתכן ויתקל בהתנגדויות. מוטיבציה גבוהה תאפשר לו להמשיך גם במצבים בהם עובדי היחידה יערימו עליו קשיים "ויוציאו את הרוח ממפרשיו".
· זמינות – כאמור, מוביל קהילת הידע נדרש להקצות מזמנו להובלה וניהול של קהילת הידע. הטלת האחריות על עובד עמוס אשר אינו מצליח לעמוד במשימותיו השוטפות – יהיה מקצוען אשר יהיה - תגרום למצב בו עבודתו תפגע ועימה הקהילה.
בפועל, בבחירת מוביל קהילת ידע לא פשוט למצוא עובד בעל כל המיומנויות שצויינו שיהיה בחזקת גם יפה וגם אופה. בדרך כלל ניתן להתפשר על חלק מהתכונות, ולעיתים אף יש למנות עוזר (בפרט אם מדובר בקהילה גדולה), המשלים אותו בחוסריו.
מניסיוננו, על מנת למנות מוביל קהילת ידע מוצלח, מומלץ למנות אדם בעל רקע ארגוני הקשור ב:
·הדרכה
·פיתוח ארגוני
·ארגון ושיטות
·משאבי אנוש
·מערכות מידע
סיכום
מוביל קהילת ידע הוא תפקיד מפתח, ובחשיבותו הוא כמעין משנה לאחראי תחום ניהול הידע ביחידה. מינוי מוביל ידע מוצלח יביא, עד מהרה, לשינוי התרבותי הרצוי, להעברת תהליכים מרכזיים לביצוע בקהילה ולהטמעת השימוש בקהילה בקרב עובדי היחידה, דבר אשר יביא לשגשוג והצלחת קהילת הידע. לסיכום ניתן לומר ללא ספק כי מוביל קהילת הידע הוא הרוח החיה מאחורי כל קהילה מצליחה.