בתחזיות האחרונות של מגמות ניהול ידע, תופסים מנועי החיפוש החכמים, מקום של כבוד. מוצרי חיפוש קיימים בארגונים כבר עשרות שנים. יתר על כן, בהסתכלות פנימה לתוך הארגון, נמצא ברבים מהארגונים, יותר ממנוע חיפוש אחד: מנוע חיפוש שהנו חלק מהפורטל; מנוע חיפוש אישי שאנשים התקינו על שולחן העבודה; מנוע חיפוש המשולב בכלי ניהול המסמכים, ועוד. העיסוק ההולך ומתעצם בכלי חיפוש בכלל ובמנועים בפרט, אינו אופנתי או אקראי. כמות מערכות המידע הולכת וגדלה; כמות מאגרי התכנים הרכים (מסמכים ועוד) הולכת וגדלה; כמויות התכנים באלו כמו באלו מתעצמות. אנו המשתמשים מרגישים כבאוקיינוס גדול בו מנסים להחזיק ראש מעל המים, ולא לטבוע. לצוף, לשחות ולהתקדם הנה משאלת לב, בהקשר לשימוש בנתונים, המידע והידע, שלא תמיד ריאלית. על רקע זה, החיפוש בכלל, ומנועי חיפוש בפרט (שניתן להפעילם ממספר מערכות ומאגרים במשולב) הופך להיות מרכיב מרכזי בטכנולוגית ניהול הידע: מרכיב שיאפשר לנו להתמודד עם ההצפה, בצד הפורטלים והאתרים הממוקדים, ולהעמיד את התוכן הנכון למשתמש הנכון, בהקשרו הנכון.
כיום נהוג לקנות מנוע חיפוש. לא כלי סגור שניתן להפעילו Out of the box, אלא מנוע שניתן לשלב בפורטל וביתר המערכות והמאגרים ולהשפיע על אופן פעולתו (ועל כך בסקירה נפרדת). אחת הבעיות המרכזיות, ברכישת מנוע שכזה, הנה עודף התכונות שמרעיפים עלינו עודף הספקים. קל מאד להכין רשימת מכולת ארוכה של תכונות נדרשות, העונות על כל היכולות שראינו אצל כל הספקים השונים, אך לא בטוח שאסטרטגיה שכזו אכן תקרבנו למטרה בבחירת המנוע המיטבי לארגון (וכמובן, במחיר מיטבי). חשוב להבין שבתחום החיפוש ישנן משפחות שונות של מוצרים הנותנים פונקציונאליות שונה, משלימה ולאו דווקא מתחרים זה בזה (אם כי לעיתים, באופן חלקי ישנה חפיפה, דבר המבלבל עוד יותר).
דרישות סף הנן הדרישות שאם המוצר אינו מקיימם הוא אינו מנוע חיפוש. היכולת לבצע חיפוש, היכולת לצפות בתוצאות, לעבור ביניהן ולהתמקד בפרטי תוצאה אחת (וכו'). אין לנקד תוצאות אלו בבחינה, אלא רק לוודא קיומם בכלים המוצעים כדי לדעת האם בכלל ראויים לבחינה.
דרישות בסיסיות הנן דרישות ההופכות מנוע חיפוש למנוע "טוב". האמת, שמדובר בשלוש תכונות בלבד (כל השאר נגזר מכך): מנוע פשוט, נוח ומדויק. הסתכלות שכזו מפשטת מאד מאד על הבחינה הלכה למעשה.
דרישות תשתיתיות הנן דרישות הנובעות מהיות של המנוע מוצר תוכנה, ולאו דווקא מנוע חיפוש: היכולת לנהל משתמשים, היכולת להתקשר למערכות המידע ומאגרי התכנים (20:80), הביצועים ויכולת השדרוג, ניהול ההרשאות והארכיטקטורה. כמומחים בניהול ידע, המלצתנו להשאיר מרכיב זה של הבדיקה בידי אנשי מערכות מידע, ולא להתערב בו כלל, שכן הם יודעים את מלאכתם, כפי שאנו יודעים את מלאכתנו. לגבי ההתקשרות למערכות מידע ומאגרי תכנים מאד מומלץ לבצע POC (Proof Of Concept) המוודא שאכן ההתקשרות ישימה הלכה למעשה בארגוננו.
דרישות נוספות הנן הדרישות ההופכות מנוע חיפוש טוב למנוע "מתקדם". גם כאן קל לטבוע. הכלים מציעים מגוון רחב של יכולות ועלינו מוטלת המלאכה לעמוד בפרץ. המלצתנו, הנה להחליט, על בסיס סדנת משתמשים טיפוסיים ומשתמשים ייחודיים מהם שלושת הצרכים המרכזיים הנדרשים לנו, ולבקש רק אותם. יתכן והכלים ייתנו לנו יותר, אך זה יהיה בבחינת אקסטרה ולא ישפיע לא על המחיר ולא על יכולת ההתמקדות בצרכים שבאמת חשובים לארגוננו ואותם עלינו לוודא ולאפשר. הפיתוי לבקש עוד גדול מאד. יש לזכור שהטכנולוגיות מקדימות כל הזמן את יכולת הספיגה הארגונית, ולכן ממילא לא יומלץ לממש הכולדרישות נוספות הנן הדרישות ההופכות מנוע חיפוש טוב למנוע "מתקדם". גם כאן קל לטבוע. הכלים מציעים מגוון רחב של יכולות ועלינו מוטלת המלאכה לעמוד בפרץ. המלצתנו, הנה להחליט, על בסיס סדנת משתמשים טיפוסיים ומשתמשים ייחודיים מהם שלושת הצרכים המרכזיים הנדרשים לנו, ולבקש רק אותם. יתכן והכלים ייתנו לנו יותר, אך זה יהיה בבחינת אקסטרה ולא ישפיע לא על המחיר ולא על יכולת ההתמקדות בצרכים שבאמת חשובים לארגוננו ואותם עלינו לוודא ולאפשר. הפיתוי לבקש עוד גדול מאד. יש לזכור שהטכנולוגיות מקדימות כל הזמן את יכולת הספיגה הארגונית, ולכן ממילא לא יומלץ לממש הכול
ולגבי העתיד? המנועים כל הזמן משתפרים. אם ניקח מוצר טוב מבית טוב (כן, לא שכחנו את החברה והשירות), נקבל גם את השאר בהמשך, בלי להסיט את הבחירה הנוכחית למקומות סקסיים אך לאו דווקא נדרשים.
שם המשחק? פישוט תהליך הבחירה.
מאחלים לכם הצלחה!