המאה ה- 21 היא המאה של עובדי הידע. היטיב להגדיר זאת פיטר דרוקר בספרו מ- 1999 Management Challenges for the 21st Century שפרש את משנתו בנדון, ואת תפקידי הניהול הנובעים מהשינוי.
כיום ארגונים רבים כבר מבינים את חשיבות ניהול הידע, וממנים אחראי לפעילות זו, המכונה "מנהל הידע". היות וניהול ידע הנו תחום אינטר-דיסציפלינארי המורכב מהיבטים פרויקטליים אך גם מהיבטי תרבות, תהליך, מחשוב ותכן, לא קל להגדיר בעל תפקיד שכזה. סקירה זו תנסה לתת כלים להגדרת תפקידו של מנהל הידע, משימותיו, כפיפותו והתכונות הנדרשות ממנו לצורך מילוי תפקידו על הצד הטוב ביותר.
כפיפות ארגונית
השאלה הראשונה הנשאלת בכל ארגון, טרום הגדרת מנהל הידע, הנה מיקומו הארגוני. היות והתחום הנו אינטר- דיסציפלינארי ישנן מספר חלופות, טובות כולן:
משאבי אנוש- כללי
פיתוח ארגוני
הדרכה
איכות
או"ש (ארגון שיטות)
מחלקת מידע
מערכות מידע (IT)
תהליכים רוחביים (בטיחות, ניהול סיכונים וצוותי שיפור איכות)
אסטרטגיה
ועוד.
Prusak & Davenport בספרם Working Knowledge מציעים שלוש אפשרויות קלאסיות לשילוב תפקיד מנהל הידע בארגון:
משאבי אנוש
מערכות מידע
כתפקיד עצמאי (כפוף למנכ"ל).
האפשרות האחרונה מומלצת ביותר על ידם.
תפקיד
תפקידיו של מנהל הידע מגוונים:
מחד, נדרש מנהל הידע לבצע תכנון אסטרטגי ארוך טווח, לניהול שינוי רב שנים, אשר יבטיח עתיד של ארגון משתף ומפתח ידע כחלק מהתנהלותו. איש חזון בהחלט נשקף לנגד עינינו. מאידך, איש ניהול ידע צריך להיות איש מעשי, היודע לנהל פרויקט, להגדיר פעילויות תחומות ולשאוף בתקופות זמן קצרות להשגת תוצאות.
מחד, נדרש מנהל הידע להבנה טכנולוגית באוסף הכלים הרב הקיים בשוק, להבנה טכנית בארגון תכנים ופעילות יסודית להגדרת תהליכי עבודה נכונים ויעילים. מאידך, נדרש מנהל הידע להיות איש רך, לקרוא בין השורות, לפרק התנגדויות, ולפעמים פשוט לעקוף אותן, תוך הטבלה רגישה של ארגון שלם לשינוי תרבותי.
מחד, נדרש מנהל הידע לבצע עבודה פרטנית ולהגדיר מול כל קבוצת צרכנים שבארגון תפוקות עסקיות ספציפיות ונגזרת פעילות לשם השגתן. מאידך, נדרש מנהל הידע לראייה רוחבית שתבטיח שילוב של כל אחד מהפעילויות בפאזל משותף, המרכיב בסוף היום, תמונה אחת משותפת.
מנהל הידע הנו מוביל ומנהיג, אך מנהל הידע הנו גם איש עבודה.
כאמור, תפקיד מגוון.
תכונות התורמות להצלחת מנהל ידע
כפי שניתן להבין מהדרישות הרבות הכלולות בהגדרת תפקידו של מנהל הידע, זהו תפקיד מורכב מאוד אשר מצריך מיומנויות רבות. בבואנו לגייס מנהל ידע עלינו לבחור את המתאים ביותר לתפקיד, אדם שישמור מצד אחד על אינטרס ההנהלה ומצד שני על אינטרס ניהול הידע.
התכונות הבאות עשויות לתרום להצלחת מנהל הידע:
- כושר מנהיגות- מנהל הידע נדרש לסחוף את מנהלי ועובדי הארגון לעבר שינוי הרגליהם ולסגל לעצמם הרגלים ותהליכי עבודה חדשים ולא מוכרים. מטרת הרגלים אלו היא שיתוף ויצירת ידע, אשר קשה להוכיח את כדאיותם בטווח הקצר.
- ראיה רחבה וחשיבה אסטרטגית בעלת חזון- תכונה זו נדרשת ממנהל הידע על מנת שיוכל לשוות לנגד עיניו את התמונה המלאה של תהליך ניהול הידע בארגון, בכל שלב ושלב. ראייה זו תסייע לו לאתר הזדמנויות לתכנון וביצוע שינויים תרבותיים בארגון ולצורך חשיבה מתמדת על דרכים שיובילו את הארגון להגשמת החזון.
- יוזמה, יכולת הנעה ויצירתיות- מעצם היותו של מנהל הידע הגורם היוזם והמוציא לפועל של פעילויות שיתוף בידע ויצירת ידע חדש, הוא נדרש להשתמש בדרכים יצירתיות כדי להניע את מנהלי ועובדי הארגון לתכנן, להקים ולתחזק סביבה ארגונית משתפת בידע.
- תקשורת בין אישית טובה- עשויה לתרום רבות להצלחת מנהל הידע, מעצם עבודתו עם מספר רב של גורמים מכל קצוות ההיררכיה בארגון. תכונה זו תסייע למנהל הידע להחצין את אינטרס ניהול הידע ובעיקר תאפשר לו ליצור קשרים עם גורמים בארגון לצורך הוכחת כדאיות ורתימה לתהליך. מנהל הידע נדרש להיות קשוב ופתוח לשותפיו לתהליך, לקבלת רעיונות חדשים ויישומם בארגון.
- יכולת טובה בניהול פרויקטים וניהול פרטים- להבטחת מעשיות המהלך וקידומו הלכה למעשה.
לסיכום, ניהול הידע הארגוני הוא אינו עניין של מה בכך ועל כן ראוי שיעשה בידי המתאים ביותר לתפקיד. מנהל הידע בארגון הנו גורם קריטי להצלחת המהלך כולו (Critical Success Factor) ולכן חשוב לבחור בקפידה את מנהל הידע. כנראה שיקשה עלינו למצוא מנהל ידע המשויך לכל היחידות שהוזכרו (או בעל רקע עבר בכולן), מנהל ידע שיודע לבצע את כל מרכיבי התפקיד ובעל כלל התכונות. שומה עלינו לאתר בארגון את הדמות הקרובה ביותר למה שהוגדר, ולשתף צוות נלווה שישלים את ההיבטים החסרים. שיתוף, גם כאן, הנו כנראה חצי דרך לניצחון.