מה עושים כשאין זמן לשתף בידע?
מאת: קרן טרוסטלר ושגית סלומון ROM Knowledgeware

מי מאיתנו לא הרגיש שהשיתוף בידע דורש זמן והשקעה שאין ביכולתו לתת? הרי כולנו עמוסים וכורעים תחת נטל העבודה היומיומית, אם כך כיצד נעודד שיתוף בידע במקום העבודה?

 

נכון, בטווח המיידי הציפייה לשיתוף בידע גורמת לתחושה של "בזבוז" זמן עבודה יקר ונדמה שאין זמן מתאים לעצור ולעשות את זה. אולם חשוב להיות מודעים לכך שזמן הוא משאב יקר לכולם ולעולם לא יהיה עודף בו. לכן אין להתפתות ולחשוב שבעתיד יהיה זמן לשתף בידע, אם לא נקדיש לכך את הזמן, השיתוף בידע לא יתקיים. אם לא נסגל לעצמנו שיטת עבודה שהשיתוף הוא חלק בלתי נפרד ממנה, אמנם נרוויח קצת זמן בטווח המיידי, אך נפסיד הרבה יותר בהמשך.

 

מאמרים קודמים עסקו ביתרונות הרבים הנעוצים בשיתוף ידע. היות והיתרונות ידועים לכולם, נציין מספר מצומצם בלבד החל מהזמן שחוסכים כיוון שלא ממציאים את הגלגל מחדש, המשך בשחזור הצלחות ומזעור טעויות וכלה באחידות שהארגון משקף כלפי פנים וכלפי לקוחות חיצוניים. לאור יתרונות אלו, ברורה החשיבות של שיתוף בידע. כיוון שזמן אף פעם לא יהיה, יש ליצור שגרת עבודה שתבטיח שהשיתוף יתקיים.

בשלב זה נציג מספר נקודות שכדאי להתייחס אליהן לפני תחילת כל פעולה:

  • בבואך לבנות תהליך חדש או להניע תהליך שטרם התנסית בו – בדוק אולי מישהו כבר עשה זאת לפניך? אולי תוכל ללמוד מניסיונם של אחרים? למה להשקיע זמן בהמצאה מחדש של הגלגל, כשאפשר להשתמש בידע שממילא כבר קיים? את הזמן שתשקיע באיסוף החומר ובעשיית טעויות, נצל ללימוד מניסיונם של אחרים, ולהפקת לקחים מטעויות שבוצעו בעבר. אתה עשוי להיווכח שניתן להסתמך על מידע שעובד אחר תיעד בעבר כדי לחסוך זמן, כמו שעובד אחר יוכל להיעזר בעתיד בתהליך שאתה תיעדת. הניסיון עשוי לייצר תוצאות טובות יותר בזמן קצר יותר.
  • בבואך לבצע תהליך שכבר ביצעת בעבר – ראה האם קיימים טיפים או תובנות מניסיונות קודמים. כמו בתהליך חדש, גם תהליך שנעשה דרך קבע בארגון יכול להשיג קפיצת מדרגה משמעותית באמצעות יישום לקחי עבר, ראייה ביקורתית של "עין" נוספת ושימוש בניסיונם של שותפים לתהליך.
  • כל אחד מאיתנו עתיר ניסיון או מומחה בתחום כלשהו – גם אתה ודאי חש כי חלק ניכר מזמנך מוקדש למענה על שאלות של אחרים, הרוצים ללמוד מניסיונך ומהמומחיות שלך. עכשיו, תאר לעצמך כמה זמן תחסוך אם תעלה על הכתב את הידע שלך, ותאפשר לכל אחד לגשת אליו? אחת מהמטרות של פורטל היא לאפשר גישה לתחומים ולתכנים, מבלי לדעת בהכרח מיהו מומחה התוכן בהם.

  • הסר דאגה מליבך- השיתוף אינו גורע מהמומחיות שלך אלא מפנה לך זמן לעסוק בדברים הייעודיים לעבודתך ומוריד ממך עומס שאלות. אחרי ששיתפת, יתפנה לך זמן כדי לפתח את הרעיונות שרצים לך בראש ועד כה התקשית למצוא את הזמן לעסוק בהם.
    ומה לגבי פעילות או תהליך שגם כך מתועדים במקום כלשהו? ברוב המקרים אתה שומר את תוצרי הניסיון שלך בכונן משותף או שולח אותם לנמען דואר. אם כך, מדוע לא לחשוף אותם לעיניים נוספות? (זכור- גם את השיתוף ניתן לבצע תוך שמירה על מגבלות הרשאות).

אם כן, כאשר תסגלו לעצמכם תפיסה הדוגלת בשיתוף בידע ותביאו אותה לידי ביטוי בעבודה היומיומית שלכם, תגלו שה"טרחה" של היום היא ההכרח של מחר וחשוב מזה, תגלו איך שיתוף בידע חוסך זמן ולא מבזבז זמן.

 

ונסיים בסיפור: בספרו של א.א. מילן, פו הדב, מתואר כריסטופר רובין יורד במדרגות ואחריו פו הדב. ראשו החבול של פו נגרר, ובכל ירידת מדרגה מקבל מכה נוספת מהמדרגה החדשה. הוא חושב לעצמו: כל כך כואב לי, בטח יש דרך אחרת לרדת במדרגות, אך אני עסוק מידי וכואב מידי. לו רק היה לי קצת זמן, הייתי מנסה לברר...