שיווק פעילות ניהול הידע הנה חלק אינטגרלי מהפעילות השוטפת.היא משמשת אותנו הן ככלי לטיפוח המודעות לניהול הידע בכלל, והן ככלי לקידום פעילויות ניהול ידע ספציפיות. אחד מאמצעי השיווק הנו התחרות. כלי זה אינו יומיומי, ומהווה פעילות שיא של ניהול הידע, ושומה עלינו לנהלו באופן נכון כדי להפיק ממנו את המירב.
קהלי יעד
בבואנו לנהל תחרות, יש להחליט באילו מן הערוצים נכון להפעילה: אל מול המשתמשים, אל מול מומחי התוכן, או אל מול שני קהלים אלו גם יחד (קיום שתי תת-תחרויות מקבילות). אופן ניהול התחרות, כמו גם אופן המדידה והפרסים, תהיה שונה בכל אחד מערוצים אלו. יש להיזהר גם לא לערבב ביניהם, שכן תהליך שכזה יכול ליצור נזק לשני הקהלים: למשתמשים, שלעולם פוטנציאל השימוש שלהם נמוך מזה של מומחי התוכן (בתוך התחום עליהם הם אמונים); למומחי התוכן, אם נחסום מהם להיות שותפים לתחרות של המשתמשים, כאשר בפועל הם שוקדים ומשקיעים הרבה בפעילות, ודווקא תחרות יכולה להיות כלי חשוב לתגמלם. אי שיתופם יכול ליצור מרירות שהנה מיותרת.
מטרה
מטרת התחרות נגזרת בהתאם לקהל היעד. במידה ואנו מתחרים משתמשים, הרי שמטרתנו הנה, בדרך כלל, לחשוף אותם ליכולות ניהול הידע ויתרונותיו, להקטין את החשש מהשימוש בכלי, ו/או להרגיל את האנשים לשימוש בכלי.
מטרת תחרות של מומחי התוכן יכולה להיות שבירת שגרה בפעילות שהנה רוטינית, תגמול מומחי התוכן על פעילותם השוטפת, עידוד מומחי התוכן לפעילות ו/או הגברת הזיקה בין מומחי התוכן לעמיתיהם השותפים עמם לידע (למשל- גופי המטה אותם הם מייצגים).
משך זמן התחרות
תחרות ניהול ידע יכולה להיות קצרה- כשלושה שבועות, או יכולה להיות ארוכה- כארבעה חודשים. במידה ונבנה תחרות ארוכה, יש לאסוף ולפרסם דוחות ביניים על מצב המתמודדים, אחת לחודש, כדי לייצר את המתח ולתחזקו למשך התקופה האמורה.
יחידת יעד נמדדת
סוגיה מעניינת בתחרויות הנה האם מודדים את הפרט, או מודדים ומשווים בין קבוצות. כעיקרון, היכן שניתן, מומלצת תחרות של קבוצות. בדרך זו, ניתן הן לגבש את הקבוצות (מדורים, מחלקות ועוד) סביב ניהול הידע, והן לגרום ללחץ חיובי של הפעילים על עמיתיהם. מומלץ שהיחידות הנמדדות לא תעלינה על יחידות של עשרה איש (אחרת קשה להשיג את האפקטים האמורים). כאשר התחרות הנה של מומחי תוכן, יש פנים לכאן ולכאן: מחד, אנו מבקשים לעודד את מומחה התוכן שהוא הגורם הפעיל המרכזי בניהול הידע, ולכן יתכן שהתחרות תהיה יחידנית, שכן הוא המשקיע העיקרי. מאידך, במקומות בהם מומחה התוכן מייצג מספר אנשים השותפים יחד לידע, ומשמש אינטגרטור להם, ישנה עדיפות לתחרות בקבוצה, המעודד את הפעילות השוטפת שאמורה להיות משותפת.
מה ימדד
פרס למשתמשים מומלץ שיוענק על פי מספר פרמטרים מרכזיים:
א. כמות שימוש- כמות שימוש ממוצעת (לעובד ביחידה) גבוהה ביותר (משקל 50%). במידה והתחרות פרטנית, אין כמובן צורך בממוצעים.
ב. תפוקות- תפוקות מוצהרות של היחידה הנובעות משימוש בכלי ניהול הידע (30%).
ג. תרומה- תרומה לפעילות ניהול הידע: הוספת נושאים חסרים, הצעת תכנים ו/או עדכון מובילי הפעילות ומומחי התוכן לגבי תכנים לא עדכניים (20%).
כאשר התחרות משתרעת על פני מספר חודשים, ינתן כל חודש ציון לכל יחידה והציון הסופי יהיה סכום הציונים של החודשים הקודמים.
פרש למומחי תוכן מומלץ שינתן (חד פעמי, ולא מידי חודש) על פי תוצאות סקר של המשתמשים, הבוחן את הקריטריונים הבאים:
א. אזור תוכן הנותן מענה מיטבי לצרכי המשתמשים (משקל 40%).
ב. אזור תוכן עשיר בתכניו (משקל 20%).
ג. אזור תוכן מאורגן ובהיר לקריאה (משקל 20%).
ד. אזור תוכן עדכני בתכניו (משקל 20%).
המדידה, כאמור, הנה איכותית וכמותית, ותתבסס על כלי מדידה הקיימים בפלטפורמת הפורטל. במידה ואין כאלו, יש לבחון האם וכיצד ניתן לבצע תחרות חלקית, ובלבד שתהיה ממצה.
שיווק התחרות
גם את התחרות עצמה יש לשווק, כדי לסייע להצלחתה. מומלץ, במהלך תקופת התחרות לבצע פעילויות של אזכור לרבות הפצת טיזרים היוצרים מתח נבנה, לגבי מהות הזוכים ומהות הפרסים שיחולקו. מומלץ להשאיר את הפרסים עצמם כהפתעה, אך לחלק רמזים, תוך סקרון המשתמשים לגבי מהותם. מתן הרמזים יהיה באמצעות כלי ניהול הידע, ובאמצעות הדואר האלקטרוני (עם הפניה לכלי ניהול הידע). במידה ומדובר בתחרות מתמשכת, יפורסמו מידי חודש נתוני המובילים.
עבודה קשה? כנראה שכן. תחרות אינה דבר של מה בכך. ברור גם שהיא באה על חשבון פעילויות ניהול ידע אחרות., תחרות היא כלי חשוב. חשוב במקומות בהם החלנו בפעילות ואנו צריכים לקדמם. זו לא חכמה להקים פתרונות ניהול ידע ולהזניחם. עדיף להקים פחות, ולהשקיע גם בקידומם ותחזוקתם. לאחר שיורגלו לעשות שימוש, ובמידה והתכנים המנוהלים אכן תורמים לקבוצה ולארגון, יקטן הצורך שלנו בהתערבות, השימוש והעדכון יהפכו לשגרת היומיום. ואז, נראה גם שכר בעמלנו.