אחת הפעולות החשובות ביותר, במסגרת הקמת פיתרונות לניהול ידע הנה פעולת השיווק של הפיתרון.
סוגיה זו הנה מרכזית ואף קריטית בהצלחת ההטמעה של הפיתרון.
רבים מאיתנו נוטים לחשוב כי פעולת שיווק הפיתרון הנה פעולה שמסתיימת עם השקת הפיתרון, אך למעשה, שיווק הפיתרון הוא פעולה מתמשכת, שיש להקפיד ולבצעה בשוטף.
אחד הכלים המוצלחים, במיוחד בפיתרונות מסוג פורטל, אתרי ידע וקהילות, הוא Newsletter.
ה- Newsletter הוא עמוד תוכן, המופץ לכלל המשתמשים הפוטנציאליים וכולל נושאים חדשים ומרכזיים הקיימים באתר/קהילה/פורטל שאנו מעוניינים לתקשר במיוחד.
השימוש בו מקיים עיקרון חשוב מאוד של דחיפת מידע למשתמשים (Push), מידע שלעיתים אינם יודעים על קיומו ואינם חשופים לו.
להלן מספר עקרונות שיעזרו לנו לייצר שימוש מושכל ב- Newsletter:
תכולה
ה- Newsletter מומלץ שיכלול עד 5 נושאים בתמהיל שונה:
- נושא או שניים מקצועיים חדשים ובעלי חשיבות
- נושא בפוקוס
- אירועים חשובים שהתקיימו או עתידים להתקיים
- דיונים חשובים שהתקיימו או עתידים להתקיים
- נושא "רך" – למשל, תמונות מהטיול המחלקתי האחרון.
על התמהיל להיות כזה שישלב את הנושאים המקצועיים הליבתיים מחד ומאידך יציג את אותם Killer Applications שימשכו את המשתמשים לאתר/קהילה/פורטל.
תוכן
מומלץ לשלב ב- Newsletter נושאים חשובים ומרכזיים בצד נושאים שאנו סבורים כי אינם זוכים לחשיפה מספקת או אזורי תוכן שאנו מעוניינים להגביר את השימוש בהם.
את הנושאים הללו ניתן לאתר על ידי ניתוח נתוני השימוש באתר/פורטל/קהילה.
תדירות ועיתוי השימוש
חשוב להתאים את תדירות השימוש ב- Newsletter למציאות שבה פועל האתר/קהילה/פורטל.
פיתרונות אשר בהם המידע מתעדכן באופן תדיר, סביר שניתן לשלוח Newsletter שבועי, כאשר במקרים בהם המידע כמעט ולא מתעדכן יש לכוון ל- Newsletter חודשי או דו-חודשי.
לפני שמחליטים על תדירותו, זכרו שהכנת ה- Newsletter דורשת משאבים, ולכן מומלץ להתכנס ללוח זמנים ריאלי, שלא ידרוש יותר מדי השקעה.
במקביל, חשוב לנסות ולשלב את לוח הזמנים של שליחת ה- Newsletter בלוח הזמנים הארגוני. למשל: עבור אתרי משאבי אנוש, מומלץ לקבוע את מועד ה- Newsletter בסמוך למועד קבלת תלוש השכר, שכן במועדים אלו מתעורר הצורך באתר, כמו גם עולות שאלות רבות, שה- Newsletter עשוי לקדם ולהציע את התשובות עבורן.
על לוח הזמנים שייקבע להיות, כאמור, ריאלי – כזה שנוכל לעמוד בו, אך גם כזה שיהא שובר שגרה עבור המשתמש. חשוב ליצור ציפייה אצל המשתמש ולא ליצור היצף של Newsletter, המלאה את המשתמש ומרחיק אותו מן האתר/קהילה/פורטל.
עיצוב
מבחינת עיצוב ה- Newsletter חשוב להקפיד על עיצובו ברוח האתר/קהילה/פורטל, כך שהוא לא יהיה זר למשתמש והוא יוכל לעשות את הקישור המיידי בינו לבין המקור.
מומלץ להשתמש בתמונות, המושכות את העין ומגרות להעמיק בנושא.
הצגת התוכן
חשוב להקפיד כי כל נושא המוצג ב- Newsletter יכלול הצגה של הנושא בצורת כותרת, תקציר קצר של המידע הרלוונטי והפנייה להרחבה באתר.
בצורה זו יצרנו את הגירוי, ועל מנת להעמיק יפנה המשתמש לאתר/פורטל/קהילה.
עם זאת, חשוב להימנע מיצירת אשליית שווא אצל המשתמשים: אל תתפתו לתקשר בצורה מפתה נושאים אשר לא תוכלו לעמוד בציפיות אשר נוצרו אצל המשתמש בעקבות ה-Newsletter.
מצב כזה יגרום לנזק רב, שיקשה לשקמו.
זכרו!
ה- Newsletter הנו אמצעי בלבד, ולכן עלינו להתייחס אליו ככזה.
אל לנו להפוך אותו למטרה.
הפוטנציאל הגלום בשימוש מושכל בו הוא רב, וכדאי לנצלו על מנת לתקשר נושאים חשובים למשתמשים הפוטנציאליים, ובמקביל לתקשר את הנושאים החשובים לנו כמובילי האתר/קהילה/פורטל.
שיהיה בהצלחה!