פורטל כשמו כן הוא. שער. כך אנו נוהגים להסביר לכל מי שרוצה ליישם פורטל ביחידתו.
הפורטל אינו תחליף למערכות התפעוליות, לא ל- CRM, לא ל-ERP ולא לשום מערכת אחרת. הפורטל, כך קיווינו, יהיה השער הקדמי, דרכו ייכנסו לידע, למידע ונתונים הפזורים ברחבי הארגון.
אלא מה? פעמים רבות נשאר השער מיותם. העובדים, עסוקים במלאכתם, רצים ממקום למקום.
למרות ששמנו להם את המידע הכי רלוונטי, את הידע הכי חשוב, ואפילו ארזנו וארגנו אותו נכון- לא תמיד הצלחנו להביא אותם אלינו, לשער, למען ייכנסו.
כמובן ניתן לעסוק בפעילויות שיווק; יש לעסוק בהדרכה והטמעה. אולם, מתחייב גם שינוי קונספטואלי.
הפורטל נדרש. יש להמשיך ולבנותו, לארגנו באופן שהידע יהיה מונגש לעובדים הכי יעיל שאפשר, להשקיע בשיווק והדרכה.
אולם, יש להתייחס אליו גם כשער אחורי; חצר פנימית.
מקום המגיעים אליו דרך שערים אחרים. ומי יהיו השערים הקדמיים הנוספים? הפוך על הפוך- מערכות המידע והטפסים.
טופס ותבנית מתארים תהליך עבודה: תהליך המלווה את העובד ומנחה אותו בביצוע עבודתו באופן נכון ואיכותי.
טפסים ותבניות אלו בנויים על פי רוב ממקטעים וכותרות.
ניקח לדוגמא תבנית לתכנון פרוייקט חדש: ישנה כותרת המדברת על "ניהול הסיכונים", כותרת העוסקת ב-"תכנית עבודה" ועוד.
כל כותרת כזו הנה שער קדמי לפורטל. לידה, ניתן להצמיד קישור, המפנה לדף הרלוונטי בפורטל.
דף ניהול הסיכונים לדוגמא יכול לכלול נוהל ו/או הנחיה כיצד יש לבצע ניהול סיכונים, מאמרים מהעולם בנושא, דוגמאות מהארגון, לקחים מניהול סיכונים שנעשה לא נכון ועוד. הכל לפי ההקשר.
להלן המחשה:
באותה מידה ניתן לייצר קישורים מכל מסך חשוב במערכת המידע, כאשר העיקרון המוביל הנו הפניה רלוונטית, לא ממערכת לפורטל, אלא ממסך ספציפי, לדף הרלוונטי לו בפורטל.
אין אנו מונעים מהמשתמש שמעוניין להיכנס לפורטל כשער.
אנו ממשיכים לשכנע, לשווק ולהטמיע. אולם, הפורטל אינו כבר שער יחיד. אנו מייצרים הרבה כניסות ומגוון שערים.
הפורטל ממשיך להיות שער למערכות המידע, לטפסים, לנהלים ולתבניות. אולם, כל אחד מאלו, הופך אף הוא להיות שער לדף הרלוונטי בפורטל. מסובך? לאו דווקא. רעיון פשוט; יישום פשוט. ההבדל המרכזי הנו בתוצאות. מוזמנים לנסות.