כיום, בכל שירות ידע חוץ/ פנים ארגוני (אתרים, פורטלים, קהילות, מערכות ניהול תוכן/מסמכים וכו') אנו משלבים מנוע חיפוש באופן מובן אליו. זו שיטת החיפוש הנפוצה והמועדפת ביותר.
וכשהביקוש רב, ההיצע רב. כיום, יש סוגים רבים של מנועי חיפוש. חלקם מחפשים בכל המסמך וחלקם בכותרות או מילות מפתח בלבד, חלקם עושים שימוש בעקרונות בוליאניים וחלקם משלבים סגנונות חיפוש אחרים. ארגונים מתחבטים בשאלה איזה מנוע הוא היעיל ביותר?
בטרם אפרוט את המלצותיי, אציין שהמלצות אלו הן בתחום ניהול ידע ושואפות להנחיל עקרונות שימוש יעיל בתוכן ומידע. להצעות ברמה הטכנית או טכנולוגית, מומלץ לפנות למומחיIT .
כאשר מבקשים להטמיע מנוע חיפוש בשירות ידע, לא צריך לבחור אוטומטית את המנוע המשוכלל והמורכב ביותר. מה שקובע את יעילות מנוע החיפוש הוא התאמתו לצורכי האוכלוסייה אותה הוא אמור לשרת. צרכי המשתמשים ומאפייניהם הם שיקבעו את הבחירה במנוע החיפוש ולא הטכנולוגיה או העדפות ספק הידע.
להלן סגנונות החיפוש המוכרים ביותר והתאמתם לקהלי יעד:
חיפוש full text search
חיפוש המאתר את מילת החיפוש המבוקשת בכל חלקי הטקסט, גם בכותרת וגם בתוכן (Google לדוגמא).
חיפוש כזה נוטה לאתר תוצאות רבות (תלוי בטווח החיפוש) ולכן הוא מתאים למבקשים לאתר מידע רב ככל האפשר בתחום המבוקש.
אוכלוסיות העשויות להצטרך שיטת חיפוש כזו הם אנשי מחקר ואקדמיה החוקרים נושא מסוים או אנשי רכש המבקשים לבצע השוואות בין נושאים.
הנחת היסוד במנוע זה היא שיש למשתמשים את הזמן והסבלנות לשוטט בין תוצאות החיפוש ולבצע בניהן סינרגיה. מנוע זה אינו תמיד יעיל למבקשים לבצע חיפוש מהיר מדויק וממוקד.
חיפוש לפי כותרות
חיפוש המאתר את מילת החיפוש המבוקשת בכותרת דפי המידע בלבד.
ולכן הוא יעיל במיוחד בשירותי ידע הכוללים מידע מסוג הנחיות, נהלים, חוקים וכו'. בהכללה, ככל שהמידע הוא סטאטי ובלתי משתנה, כך שימוש במנוע זה יהיה יעיל יותר.
המשתמשים מתרגלים לדפי המידע הקיימים ויכולים להשתמש בשמותיהם כדי לאתר את המידע לו הם זקוקים. שם החוק/נוהל שהם מחפשים (או חלק ממנו) כולל לרוב את מילת החיפוש שהם צריכים.
זו גם שיטה נוחה למעדכני המידע שלא צריכים לשתול מילות מפתח היות והן כבר משולבות בכותרת.
חסרונו של מנוע זה הוא בחוסר גמישותו- מילה שלא מופיעה בכותרת לא יכולה להוות מילת חיפוש.
חיפוש לפי מילות מפתח
מנוע המאפשר לשתול בכל דף מידע את מילות החיפוש המתאימות וייחודיות לו.
באופן זה, כדי לסייע למשתמשים לאתר את המידע, ניתן לשלב בנוסף למילים מהכותרת או מילים נפוצות, גם מילים אסוציאטיביות מתוך עולמם ושפתם.
לדוגמא, בחברת ביטוח יש נוהל "גביית תשלום מלקוח". האינדיקציה במערכות התפעוליות לכך שהלקוח חייב היא "נורה מהבהבת" ליד שמו. בגלל נורה זו, המשתמשים רגילים להתייחס אל לקוחות חייבים כ"נורות מהבהבות".
מנוע חיפוש לפי מילות חיפוש יאפשר למצוא את הנוהל גם לפי מילת חיפוש "חוב" וגם לפי "נורה מהבהבת".
שתילת המילים הנכונות והמתאימות למשתמשים בכל דף מידע מאפשרת למנוע החיפוש לפי מילות מפתח את הפוטנציאל להצגת המידע המדויק, הממוקד ובזמן הקצר ביותר. לכן הוא מתאים לאוכלוסיות הסובלות מחוסר זמן בהן יש צורך להגיע למידע ספציפי ורלוונטי במהירות הגבוהה ביותר. דוגמא לאוכלוסיות כאלו הן נותני שירות, נציגי מכירה ועובדים הנמדדים לפי הספק.
לאופן חיפוש שכזה גם 2 חסרונות: האחד, ככל שיש יותר משתמשים, יש יותר מילים אסוציאטיביות ועשוי להיווצר עומס מילות חיפוש המתנגשות זו בזו ויוצרות תוצאות "רעש" בעת חיפוש אחר מידע ממוקד.
השני, ארגונים רבים חוטאים ומשלבים מילות חיפוש לא רלוונטיות. לדוגמא, בדף המידע "גביית תשלום" שהזכרנו קודם, תישתל המילה "אבי" על שם בעל הנוהל...
יתר על כן, לא תמיד אנו יודעים מה הארגון יצטרך מחר. אנו מצרפים דף מידע , וחושבים על הקשרו הנוכחי, ולפי זה מתפתחים. אולם, מחר, הצרכים משתנים, השוק משתנה, והמפתוח כבר לא מתאים.
חיפוש על פי מאפיינים
מנועי חיפוש המאפשרים לאתר מידע מלא וממוקד על נושא מסוים על סמך מאפייניו (לדוגמא, סוג הקובץ, תאריך בו הוא נוצר), או חלקים מתוכו (מילות מפתח, שדות בעלי ערכים קבועים).
כבר בירחון של חודש שעבר הזכרנו אותם והצענו דרך ליהנות מיתרונותיהם .
מנועים אלו הם פרדוקס. מצד אחד אין מנוע יעיל מהם להגעה למידע הממוקד ביותר ובפעם הראשונה (מינימום זמן), אך מצד שני, הם נתפסים בעיני המשתמשים (שלא בצדק) לארוכים ומייגעים ואין הם (בלשון המעטה) מהכלים המועדפים עליהם.
השם ה"רע" שיצא למנועי חיפוש מתקדמים נובע משתי סיבות:
- כדי שמנוע זה יממש את מלוא הפוטנציאל שלו, יש לבצע עבודת שטח הכוללת סיווג וקטלוג של כל דף בשירות הידע ומחקר שיקבע מה הם הפרמטרים המתאימים למשתמשים כפרמטרים לחיפוש.
עבודת הכנה זו, יחד עם הצורך להתגבר על אתגרים, גורמת לארגונים רבים לעשות "חצי עבודה" ובעקבות כך, השימוש במנועי החיפוש המתקדמים הוא מאכזב ולא ממוקד מספיק. התוצאה לא שווה את המאמץ.
- מנוע חיפוש מתקדם דורש מהמשתמש להיות אקטיבי ולחשוב בעת החיפוש. אנו בני האדם "מתוכנתים" לשמר אנרגיה ונוטים ללכת לפתרון ה"קל יותר" והוא מנוע החיפוש הרגיל שבו אנו רק צריכים לרשום מילת חיפוש (מבלי לחשוב יותר מדי...).
ישנן עוד שיטות חיפוש מתקדמות המחייבות מנועי חיפוש ייעודיים:
- חלקן מרחיבות את טווח החיפוש, דוגמא:
-
חלקן מצמצמות את התכנים:
-
חיפושי מטריקה (על פי המרחק בין חלקי מילות החיפוש).
-
חיפושים המשלבים תזארוס (מילים נרדפות, עצי מילים היררכיים ועוד).
-
חיפוש תלוי הקשר (דוגמת ClearForest).
-
לסיכום
ישנן שיטות חיפוש רבות ויש משפחות מנועים מגוונים. לכל אחד חוזקות וחולשות משלו.
בטרם "רצים" להשתמש במנוע המשוכלל ביותר, או מתפשרים על מנוע המסופק אוטומטית עם הכלי הטכנולוגי, מומלץ לזכור שלמנוע החיפוש משקל רב בהשפעה על ידידותיות שירות הידע.
עלינו להתאים את המנוע למשתמשיו ולצרכיהם וכך נבטיח את יעילות החיפוש וחשוב מזה, את יעילות הידע.