ניהול ידע אינו פועל בואקום. ידוע הדבר, שבתחום זה, אין פתרונות בית ספר וכל פתרון מבוסס על הארגון שבו הוא אמור להיות מיושם.
ארגונים שונים, גם אם עוסקים באותו תחום מקצועי, מבוססים על ערכים שונים, תרבות ארגונית ותרבות שיתוף שונות, אופי תהליכי שונה , סביבה מחשובית והרגלי מחשוב המתאימים לכל ארגון.
לכן, למרות הדמיון שייראה לכאורה למתבונן מן הצד, אופי הפתרונות, ודקות יישומן שונה ומותאמת ארגון.
אין ספק, על כן, שיש משקל גדול להבנת תהליכים ארגוניים ואופן התנהלות ארגונים. בכך עוסק מדע הארגון (Organization theory) שמקובל לכנותו בארץ גם "התנהגות ארגונית".
מדע הארגון עוסק בלימוד הדינאמיות של הפרט והקבוצות בתוך מבנה ארגוני, כמו גם בטבע הארגונים עצמם. כמו מדעים התנהגותיים אחרים, מדע זה מנסה לנתח, לחזות ולהסביר, בכדי לתת לעוסקים בו כלים לשיפור הביצועים הארגוני ופיתוחו של הארגון ועובדיו.
ספרה של מרי ג'ו הטץ בסיועה של אן קונליף, הנו אחד הספרים המקיפים. ספר זה סוקר את מגוון התיאוריות הארגוניות מראשיתו של מדע זה (Smith 1776 ומאוחר יותר Marx 1867) ועד ימינו אנו. הספר נכתב במקורו אמנם לפני 10 שנים, ויתכן וחלק מן הקוראים שנתקלו בספר אולי הרגישו עד כמה הרכבת דוהרת, דוגמאות יוצאות מהרלוונטיות שלהם לאחר פחות מעשור (עידן המחשוב והגלובליזציה הן מן המשפיעות המרכזיות על מגמה זו). אולם, עדיין ושוב הספר מומלץ לכל קורא. השנה (2006) יצאה מהדורה מחודשת, הכוללת עדכון של הדוגמאות, כמו גם שילוב תורות חדשות, חלקן עדיין בשלבי התהוות.
הטץ' סוקרת בספרה את התורות הארגוניות, תוך התבוננות בשלושה צירים משלימים:
§ ציר ההתפתחות ההיסטורי (מהלך השנים).
§ ציר המרכיב.
§ ציר הפרספקטיבה.
סקירת התורות מתבססת על חמישה מעגלים עיקריים: הפרט, הקבוצה, הארגון, הרשת החיצונית (שותפים, ספקים, לקוחות, רשויות, מתחרים, איגודים מקצועיים ובעלי עניין) והסביבה הכוללת (תחוקתית, תרבותית, פוליטית, חברתית, טכנולוגית, כלכלית ופיזית). ניתן לתאר מעגלים אלו באופן סכמאטי כדלהלן:
המעגלים שותפים להתנהלות הארגון ומשפיעים זה על זה.
מהו ציר המרכיב?
הטץ' מתארת את התיאוריות השונות תחת ארבעה מרכיבים מרכזיים:
§ מבנה חברתי- עוסק בעיקר בהגדרת מבנים והשפעתם על ביצועי הארגון. לארגונים בעלי צרכים שונים, בגדלים שונים ובשלבים שונים בהתפתחות מחזור חייהם, מתאימים מבנים שונים (היררכי, מטריציוני, מבנה M וכו'). יש לזכור שאין מבנה אחד מנצח, ואפילו אין מבנה אחד לאותה חברה שיכול לנצח לאורך זמן. יש להשכיל להבין מתי כדאי לשנות ומה עדיף בכל הקשר.
§ טכנולוגיה- הטכנולוגיה הנה מונח רחב יותר ממה שאנו מייחסים לו בחיי היומיום. הוא כולל את המוצרים, שירותים, כלים וציוד המסייעים לפעילות החברה. הוא כולל גם את המשימות ותהליכי העבודה המממשים, וכן- את הידע הנדרש למימוש כל אלו. לכאורה נראה, כי הטכנולוגיות מסייעות לתרגום הקלט (INPUT) לפלט (OUTPUT), אך למעשה השפעתן מכרעת הרבה יותר, בין היתר אפילו על המבנה החברתי.
§ תרבות- לארגון תרבות ארגונית. יתר על כן, ניתן להתייחס לאוסף תת-תרבויות המתקיימות בקבוצות שבארגון. בחברות שהתמזגו/נרכשו או בחברות גלובליות ובינלאומיות ההבדלים התרבותיים הפנים ארגוניים בולטים ונובעים גם מהבדלי תרבויות של המדינות השונות בהם הם מתנהלות. התרבות הארגונית, על פי המודל המקובל שפיתח שיין, מתבססות בהיבט התפיסתי על חפצים מעשי ידינו, נורמות, ערכים, אמונות והנחות יסוד, ובהיבט הפיזי על סמלי שפה והתנהגות. הבנת התרבות הנה כלי ניהולי, ופעילות בשדה זה משפרת את רמת הביצוע הארגוני.
§ מבנה פיזי- מבנה פיזי, עד כמה שנשמע לכאורה כמשני, בעל השפעה אף הוא על ההתנהלות הארגונית. מיקום, קרבה לבעלי תפקידים חשובים, אזורים פתוחים / חדרים סגורים, סמלים המלווים את המבנה, כל אלו משפיעים על תחושתו של הפרט, תפיסתו את עצמו במבנה החברתי ועל ביצועיו. המבנה הפיזי, משפיע גם על תדמית החברה למתחרים, שותפים וכלל הרשת החיצונית (ראה לעיל). אך המבנה הפיזי כולל רמזים פורמאליים ולא פורמאליים על ערכיו של הארגון ומסייעת בהבנת הזהות הארגונית והמבנה החברתי (בעלי כוח, מבנה היררכי ועוד). השפעה על המבנה הפיזי יכולה להשפיע על התנהלות הפרטים שבה.
בסוקרה את התיאוריות הארגוניות שהתפתחו בדגש על כל אחד מרכיבים שלעיל, מזהה הטץ' 3 פרספקטיבות מרכזיות המאפיינות את התנועות השונות:
§ הפרספקטיבה המודרנית: גישה ריאלית המנתחת כל נושא כהווייתו ובאופן האובייקטיבי ביותר שאפשר. תורת הארגון, על פי התפיסה המודרנית, הנה חקר החוקים האוניברסאליים, השיטות והטכניקות שמתקיימים בארגונים ושליטה בהם. שיטה זו מעדיפה סכמות רציונאליות, חוקים, נהלי עבודה והנחיות סדורות. הגישה המודרנית הייתה מקובלת מאד בקרב התיאורטיקנים של שנות ה- 60 ו- 70.
§ הפרספקטיבה הסימבולית: מתאר איך אנשים נותנים משמעות וסדר לניסיון שלהם בהקשרים שונים, דרך התנהגויות סמליות ופרשניות, דרך תהליכים ושיטות. הגישה הסימבולית, נקראת לעיתים גם סימבולית-פרשנית ובגלל הגדרתה את ההתנהלות הארגונית כסובייקטיבית, היא מהווה כמעט אנטיתזה לאובייקטיביות המודרנית. גישה זו הייתה מקובלת בקרב התיאורטיקנים של שנות ה- 80.
§ הפרספקטיבה הפוסט-מודרנית: טוען לצורך בביטול ופירוק התכנים הארגוניים והתפיסות המודרניות הקיימות לגבי התיאוריות הארגוניות. כוללים התייחסות קבועה עם מספר נקודות מבט (אין אמת אחת). מעודדים שיקוף ושיטות כוללניות לתהליכי ארגון ומידול תיאוריות. הגישה הפוסט-מודרנית הייתה מקובלת בקרב התיאורטיקנים של שנות ה- 90.
ואיך עלינו להתמודד עם שלל התיאוריות על ציריהם המרובים בתחום ניהול ידע בכלל והפקת לקחים בפרט?
ראשית, שומה עלינו לזכור שכמו שאין תיאוריה אחת להצלחה, כך גם בעולם ניהול הידע אין פתרון "ניהול ידע" מנצח. אין גם מתודולוגיה אחת. יש הרבה כלים ומתודולוגיות, בדומה לתיאוריות והתורות הארגוניות. עלינו לבחון את ההקשר, לבחור את המתאים ביותר להקשר זה, וגם אז, לעדן ולהתאים את הפתרון להתאמה מרבית לקבוצה בה פועלים.
בהסתכלות ספציפית על נושא הפקת לקחים, הטץ' מניחה את הבסיס לתפיסה שאל לו לארגון להסתפק בשיטה אחת ללמידה והפקת הלקחים. יש להגדיר יותר משיטה אחת, ולחשוב בחוכמה מה יש להפעיל ומתי. אחרת, יקשה עלינו למצות את תהליך הלמידה.
שנית, יש לשים לב, שכל תהליך הפקת לקחים הנו בבחינת פיתוח תיאוריה קטנה על ההתנהלות הארגונית העתידית הנכונה, בין אם בהיבט התהליכי-טכנולוגי, בהיבט התרבותי, או בכל היבט ארגוני אחר. אך, בתיאוריות ארגוניות, כאשר רמת ההפשטה גבוהה, אנו מקבלים תיאוריה ארגונית כוללנית באופן יחסי. הסכנה בתיאוריה שכזו נובעת מעודף ההכללה היוצרת ניתוק מהמציאות ויוצר תיאוריה שאינה מייצגת את המציאות. סכנה כזו, קיימת גם בתיאוריזציה הקטנה הגלומה בהפקת לקחים. הפקת לקחים כוללת בסופה תהליך של הכללה (באילו עוד הקשרים הלקח נכון?). תהליך זה של הכללה הינו הכרחי. הסתפקות בלקח נקודתי, מגביל את השימוש החוזר בו (יש מעט מקרים בארגון שבדיוק חוזרים על עצמם) ומכאן גם את מיצוי הפוטנציאל של שיפור הביצועים. אבל, אליה וקוץ בה; הכללת יתר הנה סכנה, שכמו שהטץ' מתארת, יש להיזהר שלא ליפול בה גם ברמת התיאוריה הארגונית וגם ברמת הפקת הלקחים.
שלישית, הטץ' מטפלת לקראת סיום ספרה, בתיאוריות הארגוניות החדשות, ביניהן תיאוריות הרשת החברתית (Social network). הטץ' עומדת על החוזקה של ריבוי קשרים חלשים: ככל שאדם שותף ליותר רשתות, והצימוד נמוך (אין קשר חזק), כך גדלה החלפת ופיתוח הידע בין החברים השותפים. הקשר החלש מאפשר את השינוי וההשלכה. הקשר המרובה מוסיף את נקודות המבט השונות ואת הידע האחר, המהווה בסיס לפיתוחו ידע מצרפי חדש. נקודה למחשבה בבואנו להקים קהילות ידע ארגוניות.
הטץ' מסכמת את ספרה במשפט: "אם אתם רוצים לקחת דבר אחד מספרי, כולי תקווה שיהיה זה האחד: העריכו איך אחרים יודעים את עולמם, למרות שאתם בונים את עולמכם שלכם מהסתכלותכם אתם".
ואני דווקא מבקשת לסיים בציטוט אחר מספרה, ציטוט של ג'ון מסליסבורי שנתן כבר ב- 1159 אנלוגיה שתקפה היום יותר מתמיד: "בדרך כלל אנו יודעים יותר, לא בגלל שקידמנו את יכולותינו הטבעיות יותר, אלא כי נתמכנו על חוזקותיהם של אחרים ועושרם, אותו הידע שירשנו מאבותינו שלפנינו. ברנרד מצ'רטר נהג להשוות אותנו לגמדים קטנים היושבים על כתפי הענקים. הוא היה מציין, שאנו רואים יותר ויותר רחוק מאבותינו שקדמו לנו, לא בגלל חדות חזוננו או גובהנו הרב, אלא כי אנו נישאים לגובה, באמצעות שיעור קומתם שלהם והישגיהם הם."
ואם זו לא מהות ניהול הידע, אז מה כן?