רבים עושים כיום שימוש במילה Portal. רבים מחליפים אותה עם המונח הותיק יותר Intranet. מה בין Portal ל – Intranet? מה המאפיינים העיקריים של Portal ארגוני, ואיך מתקשר כל זה לניהול ידע?
Intranet הנו כל יישום שנבנה בטכנולוגיית האינטרנט, אך משמש למטרות פנים ארגוניות. דהיינו, עושה שימוש בכלים הטכנולוגיים של Internet, עושה שימוש ביכולות הקישוריות של ה- Internet, אך משמש לצרכים של הארגון. לעיתים קרובות, בוא מנוהל באופן מקומי על ה- LAN, ואפילו אינו עושה שימוש בקווי התקשורת הרחבים, ה- WAN. דוגמאות ליישומי אינטראנט יכולים להיות מכלל מגוון היישומים הארגוניים, הן התפעוליים (דוגמת CRM ו- ERP) והן המשרדיים / ניהוליים (דוגמת ספר טלפונים ארגוני). משתמש הקצה, שאינו "טכנולוג" יכול לזהות יישום שכזה, עפ"י אופן הפעלתו: אינו דורש התקנה ומופעל דרך הדפדפן (Browser).
ה- Enterprise Portal (פורטל ארגוני) הנו יישום מסוים מטיפוס Intranet. מטרתו להוות את שער הכניסה לעובדי הארגון לכלל יישומי הארגון, ולגישה נוחה לתכני הארגון. גישה נוחה לתכנים הנה הן בארגונם באופן נגיש ונוח, הן באפשרות חיפוש מהיר ופשוט והן באמצעי דחיפה ידיעות, תכנים ו- notifications על הגעתם של תכנים חדשים ו/או עדכון הקיימים.
הפורטל הארגוני הנו למעשה שולחן עבודה חכם, המכיל את הרכיבים הבאים:
א. הפעלת יישומים- גישה ליישומים במספר רמות:
· הפעלה של חלון חיצוני מתוך הכלי.
· הפעלה של היישום כתת חלון פנימי בשולחן העבודה.
· אפשרות העברת פרמטרים בין יישומים שונים, שאינם מכירים זה את זה, אך יודעים לקבל / להעביר פרמטרים לעולם החיצון ב- Drag & Drop.
ב. Personalization- אפשרות למשתמש לראות רק חלק מהתכנים / יישומים (כפי שנקבע ע"י הארגון) ועל בסיס אלו:
· להוסיף יישומים חיצוניים מותרים נוספים לשולחן העבודה (דוגמת מצב מזג האוויר).
· להוריד מתוך היישומים המותרים לו (שאינם חובה) יישומים שאינם תדירים לשימוש.
· לשנות מיקום, גודל ולעיתים אף צבע של היישומים השונים בכל דף.
ג. חיפוש תכנים ועיון מונחה (Navigation)- אפשרות גישה )ב- Pull) לתכנים שונים (המהווים פיסות ידע). הגישה יכולה להיות באחת ממספר שיטות:
· ניווט אסוציאטיבי בעץ היררכי של תכנים (Navigation).
· חיפוש חופשי עפ"י מחרוזת (אפשרי בשילוב מסננים).פרטים נוספים על החיפוש ניתן לקרוא בגיליונות הקודמים הדנים בחוות הידע הארגונית.
א. דחיפת ידע (Push)- עדכון משתמשים בידיעות חדשות, עדכון משתמשים בתכנים חדשים / מתעדכנים. דחיפת הידע יכולה להיות הן באמצעות Banners (הודעות נוסעות), הן באמצעות לוחות מודעות והן כאזור עדכון אישי. ניתן להירשם כמנוי לשינויים בתכנים מוגדרים. ניתן לרשום גופים אוטומטים כמנויים, בהתאם לתחום עיסוקם. ניתן לאפשר העתקת ההודעות מ"אזור העדכון" למערכת ה- Mail הארגונית.
ב. גישה מהירה לשאילתות נפוצות ממאגרים חשובים. דוגמאות: קריאות שירות פתוחות, לקוחות חדשים וכו'.
ג. ניהול קבוצות התעניינות (Virtual Communities)- ניהול קשר בין בעלי הידע בנושאים השונים. ניהול זה יכול להתבצע במספר שיטות:
· Chats- שיחות מקוונות עם אנשים אחרים המחוברים כעת.
· Discussion Groups- התוויה של שאלות ותשובות, או אמירות ותגובות (ותגובות חוזרות וכו').
· FAQ- מאגר של שאלות נפוצות ומענה עליהן (סטטי).
· מאגרי טיפים- לנושא המוגדר.
ד. Workflow – יישומים קטנים מונחי תרחישים.
ומובן שאת כל אלו מלווה תשתית אחורית (בתקווה חזקה ויציבה).
ומה בין הפורטל הארגוני לניהול ידע?
נראה שברור. הפורטל מהווה את אחד הרכיבים המרכזיים בתשתית המשותפת לניהול ידע בארגון, ובעיקר במשיכת הידע והפצתו.