לעובדים שייך האמצעי לייצור הידע שלהם. הם יכולים למכור אותו, לסחור בו, לוותר עליו לטובת הארגון או שאר העובדים אך עדיין הוא יישאר שלהם. לכן, הדרכים בהם אנו מנהלים את הידע הזה עוברות תזוזות ותנודות דרמטיות ומהותיות. ע"מ לנהל ידע בארגון כלשהו, יש להסתכל עליו בעדשה מקרבת, לנתח את צרכיו ולמצוא את הפתרונות הייחודיים לו. לא ניתן לנהל ידע בדרך שמרנית ועם זאת אפקטיבית; ידע הוא יותר אורגני מאשר מכני, הוא משתנה כל הזמן. למרות זאת מפורטים להלן מספר עקרונות יציבים למדי בהקשר של ידע שכדאי לזכור בבואנו לנהל ידע:
1. ידע אינו שרוי לבדו: ידע קשור לרכיבים אחרים של נתונים ומידע. לא ניתן לעשות הפרדה מוחלטת בינו לבין השאר. בעולם הידע אינך יכול לשים לב לגורם אחד בלבד ולהתעלם מהאחרים.
2. ידע מתארגן מעצמו: ידע נוצר ומתארגן מסביב בצורה ארגונית או בקבוצות בעלי זהות ומטרה. חפשו אותו.
3. ככל שתנסה להשריש את הידע עמוק מדי, כך הוא יחמוק החוצה: הפיתוי לקשור את הידע בצורת מסמכים הערכוים כחוקים בקובץ, בפטנטים, בספריות, במאגרי נתונים וכן הלאה הוא גדול. מאידך, קפדנות, רשמיות יתרה וריבוי נהלים מובילים לסיכול היצירתיות. לכן יש למצוא את שביל הביניים וכאשר אנו באים לנהל ידע בל נשכח להשאיר פתח ליצירתיות ולהתחדשות.
4. אין פתרון אחד ויחיד: לכל ארגון יש להתאים פתרון התפור לפי מידותיו.
5. ידע אינו מתקיים לנצח: יש לזכור שבסופו של דבר חלק מהידע יאבד מתוקפו, בדיוק כפי שקורה בכל נושא אחר בחיים. יש לדאוג לאמצעי עדכון לתכנים הקיימים. יש לתת דגש להשתחררות מדרכי חשיבה ישנות, והיפטרות מבלוקים שלמים של ידע, יתרמו לחיות ולהתפתחות הידע.
6. אף אחד אינו אחראי: ידע הוא תהליך של שיתוף. מכאן שכאשר ניהולו מצליח יש לו הרבה הורים. במקרים אחרים הוא יתום. לא להיות מופתעים.
אין כדור כסף: אין נקודת מינוף אחת או כיוון טוב אחד בלבד לקידום ידע. עם זאת, הארגון לא סובלני לטעויות. נסו ושלבו שיטות משלימות.