ארבע רמות של שותפים לפרוייקט ניהול ידע. לא בכל ארגון הם מוגדרים בתפקידם באופן פורמלי, אך ברוב המקרים יקל להבחין בהם, גם אם לא קיבלו מינוי רשמי:
ה CKO (Chief Knowledge Officer)- הנו המנהל הבכיר המוביל את הנושא. כמו שהוכר זה שנים, שהעובדים הנם משאב חשוב, והוסיפו סמנכ"ל משאבי אנוש בנוסף לסמנכ"ל הכספים, כך גם הידע הנו משאב חשוב אותו יש לנהל, וגם כאן ראוי למנות מנהל למשימה. ה- CKO הנו ה- Sponsor של הפרוייקט, אך לא תמיד מעורה בפרטים.
מנהל הידע המקצועי- הנו הגורם המקצועי המגדיר לארגון את מתודולוגיות ניהול הידע, ומנהל את פרוייקט ניהול הידע הלכה למעשה. הוא איש מחשוב, או איש איכות, או איש נהלים או איש משאבי אנוש. המקור לא משנה, היות ובתפקיד יש שילוב של כלם גם יחד.
מנהלי התוכן- הנם אנשים המקצועיים בתחומים בהם מנוהל הידע. הם יודעים איזה סוג ידע שווה לנהל בתחומם, איך לבנותו ואיך נכון לעדכנו ולהרחיבו. זיהוים קריטי להצלחת כל פרוייקט.
העובדים- שותפים אחרונים אך עיקריים. יש לזכור גם בלהט העשייה, עובדה שנוטים לעיתים לשכוח: עבורם נועד כל הפרוייקט. אם הם לא ישתפו ידע, מי ישתף? יש לבחון את הפרוייקט לכל אורכו דרכם ובאמצעותם. פשוט, אבל עובד.