מה אם כן הגורם המרכזי להצלחת פרוייקט לניהול ידע? מדוע יש כישלונות ואי הצלחות, אם התהליך כה פשוט ומוגדר היטב?
השכל בניהול ידע, הנו כפול:
א. ב"מיקוד" והיצמדות לכל אורך הדרך ב"מה" שאכן משפר את המטרות הרצויות, ובמידה ניכרת. ניהול ידע לכשעצמו (כפי שכבר נטען פעמים רבות) הנו רק אמצעי.
ב. ב"איך". השיטה בה מנהלים ידע חייבת להיות חכמה: זאת, היות והאנשים לא תמיד רוצים לשתף ידע, היות וגם אם רוצים לא תמיד יש פנאי מספיק ומודעות לנושא, והיות ואלו הנדרשים לידע, אפילו לא יודעים על קיומו.
חייבים להיות יצירתיים ב"איך". לא ניתן להסתפק בבנק ידע, דוגמת אתר אינטרא-נט המכיל את כל התשובות הארגוניוות. נדרש:
(1) לבנות מספר פתרונות ייעודיים המתאימים לצורך הידע אותו מבקשים לנהל. לא פתרון כולל אחד לכל הצרכים כולם, אלא סל פתרונות משולב ומותאם לצרכים.
(2) לבנות פתרונות המגיעים במידת האפשר קרוב למבצעי התהליכים. קרוב לאלו היוצרים את הידע, וקרוב לאלו הנדרשים לו. פתרון מיטבי- מאגר אקטיבי המבקש את הידע כשנוצר, ומציעו בתהליכים הרלוונטיים בהם נדרש. היות ולא תמיד ניתן לבנות מאגר אקטיבי, יש להשתדל שיהיה לפחות נגיש, מפתה ומזמין להיכנס לתוכו, בין אם לצורכי ניהול ידע, ובין אם לצרכים אחרים הגורמים למשתמש לשהות בו.
לפרטים נוספים ודוגמאות ניתן לפנות לעורך העיתון.