מוצרים רבים מכריזים על עצמם כמוצרים לניהול ידע. על משפחות המוצרים השונות, המוסיפות לעצמן את התואר ה"מכובד", נכללים מוצרי ניהול המסמכים. מה עומד מאחורי זה? האם כל מי שמנהל מסמכים מנהל ידע?
האמת ניתנת להיאמר, מוצרים אלו מסייעים בניהול הידע. וזאת, בשתי רמות:
ברמה הבסיסית, מסתבר שאחד מסוגי הידע החשובים הקיימים בארגונים הנו "היכן נמצא מה?". יכולת ההתמצאות במסמכים קיימים הנה חשובה ביותר, שכן:
א. יכולת ה- RE-USE מסתמכת על איתור מסמכים המתארים צורך דומה לצורך החדש, בחירת המתאים ביותר ושימוש בו כבסיס.
ב. יותר ויותר ידע מועלה על הכתב, בנסיבות שונות. White Papers, מו"פ, סיכומי דיון וסיכומי נסיעות, הנם רק דוגמאות לידע נצבר שבעבר היה נשאר בראשם של העובדים בלבד, והיום מצוי ברשת המחשוב. אפשרות שימוש בידע זה הנה חלק מניהול הידע.
יכולת קלה לאיתור מסמכים בודאי ברמת העובד הבודד, אך גם ברמת המחלקה והארגון, הנה חיונית לניהול ידע. ללא טיפול בבעיה פשוטה ויסודית, כמו התמצאות במסמכים, אין טעם להתקדם ולפתור את הבעיות הקשות בניהול ידע, המושכות יותר, ונראות לנו זוהרות ומתאימות ל"כישורנו" הרבים. ואם עברנו שלב זה, ויכולת ההתמצאות במסמכים קיימת, ניתן להיעזר בכלי ניהול המסמכים ברמה נוספת, מורכבת יותר:
בצד ניהול המסמכים מאפשרים רוב הכלים (בגרסאותיהן החדשות לפחות) לנהל גם פריטי ידע שאינם מהווים מסמך או קובץ אחר במחשב. פריטי הידע יכולים להיות חיצוניים, דוגמת כתובת של אתר אינטרנט הקשור לנושא המנוהל, ו/או לחילופין פריטי ידע פנימיים, דוגמת טיפים ומיומנויות הקשורים לנושא זה.
קיימים מספר מוצרים בשוק לניהול מסמכים, אך מומלץ לזכור, שלא רק בחירת כלי מתאים הנה חשובה, אלא חשוב לא פחות אופן מימוש הכלי בארגון (בניית טקסונומיה מתאימה).
אז, קדימה ולעבודה.