"האדם שאין לו דמיון אין לו כנפיים" אמר מוחמד עלי.
יחד עם זאת, חלק לא מבוטל מהאנשים עדיין מתקשה להבין את מושגי או פתרונות ניהול ידע, בפרט אם מעולם לא נתקל בהם.
אחת הדרכים העיקריות להפוך את הפתרונות לנגישים יותר לקהל היעד הוא על ידי שימוש מושכל בעולם הדימויים. מטרת הדימוי היא לקחת עולם תוכן מוכר וידוע לקהל הרחב או אפילו לקבוצת המטרה המצומצמת ולעשות בו שימוש על ידי השוואתו לעולם אחר, במקרה שלנו, לעולם ניהול הידע.
הדימוי לא רק מציב את השומע על "קרקע בטוחה", עולם תוכן בו הוא מרגיש בשליטה אלא אף מאפשר לו לקחת חלק פעיל בפיתוחו של הרעיון על ידי הוספת משמעויות וסאב טקסט משלו. להלן מספר דימויים אותם מצאנו כמומלצים במיוחד, בהמחשה של מושגי או פתרונות ניהול ידע:
סלט ירקות ישראלי:
דימוי המסייע באיתור צרכי משתמשים. מבקשים מהמשתמשים לספר לנו מהו מבחינתם סלט הירקות הישראלי המושלם. על פניו נראה כי כולנו יודעים מהו סלט ירקות ישראלי, אולם הניסיון מלמד שכל אחד אוהב אותו קצת שונה. אחד ירצה בתוך הסלט שלו נענע, שני עגבניות שרי ועבור שלישי סלט ללא תוספת בצל לא שווה את הטרחה. הדימוי של קערת סלט ריקה לתוכה בוחרים המשתמשים להכניס ירקות שונים, מקביל לפתרון ניהול הידע המהווה בשלב התחלתי מסגרת ריקה אותה עוזרים לנו המשתמשים למלא בתוכן הרצוי להם.
הדימוי עוזר למשתמשים להבחין כי לכל אחד מהם צרכים שונים, צרכים אותם ניתן לשלב יחדיו לכדי סלט. הדימוי עוזר להסביר גם את קיומם של הפריטים השכיחים המהווים את תוכן העבודה העיקרי (כי הרי כמעט בכל סלט ירקות יופיעו פריטים בסיסיים כמו עגבנייה ומלפפון), את ה Killer Application (הירק שבלעדיו הסלט לא יהיה כה אטרקטיבי עבור המשתמש). ניתן לעשות שימוש בדימוי זה גם כדי להסביר את המשך תהליך העבודה, המשתמש בחר את הירקות בהם מעוניין (התכנים אותם רוצה לראות) וכעת מומחה התוכן יהיה אחראי לעיבודם באופן "נוח לעיכול" למשתמש (קיצוץ, תיבול וכו').
ספרייה:
דימוי לארגון תכנים. הספרייה כוללת סוגים שונים של מידע (ספרים, ירחונים), השייכים לז'אנרים שונים (ספרות מתח והרפתקאות, רומנים היסטוריים, ספרי טיולים), נכתבו על ידי סופרים שונים (בד"כ מסדרים על פי א'-ב' של שם סופר). בכל ספריה יש בד"כ מדף של רבי מכר (המצויים על פי רוב בכניסה), אפילו אופן הסידור על המדפים הוא שונה (ספרים יוצגו אחד ליד השני ללא קשר לשנת פרסום ואילו בירחונים יוצג הירחון האחרון והעדכני ביותר). עולם זה מאפשר בד"כ דיון מושכל באופן הצגת התכנים כך שיהיו נגישים ונוחים לשימוש למשתמש.
קניון :
דימוי לפתרון ניהול ידע של פורטל.
o מבנה - הקניון בנוי בצורה המאפשרת התמצאות קלה ואינטואיטיבית, קל למצוא בו את מה שצריך וגם להתמצא בקלות בפעם הבאה שאני נמצא בו, תוך חשיפה מרבית של החנויות שבקניון. הפורטל בהתאמה אמור להיות כזה המאפשר התמצאות פשוטה, קלה ואינטואיטיבית תוך חשיפה מרבית של התכנים הקיימים בו. בקניון קיים שילוט ברור המקל על ההתמצאות, הן מבחינת מיקום החנויות והעזרים השונים הקיימים בקניון (שירותים, פינות עישון וכו') ואילו בפורטל מסגרת ניווטית הכוללת את עץ התכנים והכפתורים החמים.
o תכנים – הקניון כולל תמהיל של חנויות שונות (ביגוד הנעלה, מזון ופנאי) כהקבלה לעולמות התוכן השונים המצויים בפורטל. בקניון שם החנות וחלון הראווה מעיד על פי רוב על תוכנה של החנות ובאופן דומה בפורטל שמו של פריט התוכן ו/או הענף הספציפי בו הוא יושב מעיד על תוכנו. הנהלת הקניון מקפידה לבדוק את טעם הקהל כדי לתת לו מענה בצורה מדויקת על ידי סקרים, ניתוח דו"חות מכירה, ספירת כמות מבקרים באתרי הקניון וכו'. גם בפורטל חשוב לבדוק את מידת השימוש באתר על ידי דו"חות משתמשים, היקף השימוש בפריטים ספציפיים, סקרי שביעות רצון וכו'.
o Killer Application – בקניון קיימות חנויות עוגן: פארמים, חנויות ביגוד, רשתות גדולות, רשתות מזון, המשמשות כמושכי קהל. בפורטל קיימים בהתאמה עוגני מידע כדוגמת טפסים, מספרי טלפון שימושיים, מבנה ארגוני, אודות החברה וכו', בצד מושכי קהל כתוספות אישיות, קישורים ייחודיים וכו'.
o הרשאות משתמשים - בקניון בודק ביטחוני המסנן את הכניסה לקניון למורשים בלבד ובפורטל הרשאה לשם משתמש המאפשרת לגולש להיחשף לתכנים אליהם הוא מורשה בלבד.
o פריטי הידע - בקניון חנויות גדולות ואטרקטיביות יוצגו במקום מרכזי ובולט ובפורטל פריטים חשובים ומרכזיים יוחצנו לעמדת "כפתורים חמים".
o דינאמיות- מנהל הקניון וצוות עובדיו צריכים לשמור על הקניון חי ולהתאים עצמם לטעמו המשתנה של הקהל, כמו גם להציע אטרקציות מושכות קהל (מכירות חיסול, הפעלות שונות וכו').באופן דומה מנהל האתר ומומחי התוכן חייבים לשמור על רמת תכנים רלבנטית והולמת את צרכי המשתמשים, כמו גם אטרקציות מושכות קהל (פרסום של אדם ידוע, יישומים אינטראקטיביים וכו').
o Push & Pull :Push - בקניון אנו רואים את חלון ראווה, שילוט על מבצעים, שידורי פרסומות ברדיון/טלוויזיה, הכרוז בקניון ודוכני קידום מכירות הקיימים בקניון ואילו בפורטל ישנם מבזקים, באנר, פריטים חמים, מה חדש באתר, החצנה בדף הבית.
o Pull- בקניון מדובר על לקוח הבא לרכוש מוצר ספציפי בחנות ואילו בפורטל מדובר במשתמש המחפש פריט מידע ספציפי באמצעות עץ התכנים/מנוע חיפוש.
זכרו : עולם הדימויים הוא עשיר ומוגבל רק על ידי הדמיון שלכם ושל קבוצת המשתמשים.