מבוסס על כתבתו של רוברט סמולווד
לפני 20 שנה לא היה מסמך שלא הודפס על נייר.
כיום, בין 60% ל- 70% מהמידע העסקי החיוני של חברות מתועד ב Email(דואר אלקטרוני). בשנת 2006 כמות ההודעות המשוערת עומדת על 40 מיליארד.
עובד ממוצע מקבל כמויות דואר אלקטרוני עצומות ושומר אותן מסיבות שונות: שמירת התכתבויות, כמאגר ידע או כגיבוי. בנוסף, העובד משתף את הדואר ע"י ניודו בארגון.
כולנו מתקשים בשמירה, אחזור ושיתוף הידע השמור במייל באופן אפקטיבי. העברת ההודעות אף משכפלת אותן ומכבידה עוד יותר על מערכת הדואר העמוסה ממילא ויוצרת גרסאות לא מפוקחות של אותו מידע.
מתוך הקושי בניהול, אחסון ואחזור המידע זה, עקב הגידול המאסיבי בתעבורה ומעובדת הפיכתו של ה Email לאזור מרכזי בארגון נולדו כלי ניהול דואר (EMM).
בחירת הכלי הנכון והמתאים לניהול הדואר בארגון היא קריטית, היות והכלי ישמש את הארגון לשנים הבאות ואם ימלא את תפקידו נאמנה, יחסוך מבעלי תפקידים כאב ראש, אובדן משאבים ואף קנסות או מאסר. הוכחה לחשיבות שהארגונים מיחסיים לעניין היא העובדה שפרוייקטים אלו ממומנים על ידי דרג ההנהלה ולא חטיבות ה-IT.
צרכי הידע הבסיסיים הקשורים לניהול Email הם מיון, תיוק משותף וחיפוש אולם, המערכות מספקות גם שירותים לניהול ו"לכידת" הודעות, אחסון, אחזור, פיקוח, סינון וחסימת גישה ואף קטלוג ההודעות לפי הנתונים שמופיעים בתקציר ההודעה(To, From, Cc, Time, Date Subject). תוצאת לוואי טובה לכך היא הפחתת העומס על ה- IT.
הכלים לניהול דואר הנמצאים כיום הם מגוונים:
§ הטובים מיישמים חוקים עסקיים מורכבים (מה לתייק היכן) כדי לקיים מאגר ידע משותף עם מנוע אחזור.
§ התשתיתיים מתממשקים למערכות דואר רבות (Microsoft Exchange, Lotus Notes/Domino, Bloomberg Mail, SunOne Messaging ועוד).
§ היעילים מדגישים אחסון וחיסכון משמעותי לארגון במקום אחסון.
חלק מהמערכות ייעודיות, אולם רובן מוכללות היום במערכות רחבות יותר לניהול התוכן הארגוני (ה- Enetrprise Content Management), יחד עם מערכות ניהול ה- WCM (ניהול התוכן ב- WEB), מערכות ניהול המסמכים, מערכות לתמיכה ב- BPM ועוד.
האם מתחיל כאן Trend ליצירת האח המשלים ל- ERP בצידו הרך של המידע? נחיה ונראה.