מאמר המבוסס על מאמרו של - Stan Garfield, HP
ארגונים רבים מתחבטים בדילמה מהי הדרך הטובה ביותר לנהל פרויקט ידע. זוהי שאלה מורכבת שאין לה תשובה אחת נכונה, והמענה עליה נעשה בדרך כלל בשלבים. את השלב הראשון הצגנו בגיליון מספר 75 בו הצענו דרכים לבדוק האם הארגון שלך זקוק לניהול ידע
על אף שפיתוח תכנית לניהול ידע היא מורכבת ודורשת זמן ומשאבים, למדנו שתכנית המבוצעת נכון יכולה לייעל את פעילות הארגון ולקדם אותו למקומות טובים ויצירתיים יותר.
לאחר שהחלטנו שהארגון שלנו ירוויח מניהול ידע, נותרו מספר שאלות נוספות:
§ איך מרכיבים צוות ניהול ידע?
§ מה סדר העדיפויות של הפעולות אותן יש לבצע?
§ במה יש להתמקד?
להלן 10 עצות מניסיונו העשיר של סטאן גארפילד, יועץ ניהול ידע בקנה מידע עולמי, שיעזרו בהתנעת תכנית ניהול הידע:
1. מנו מוביל ידע חזק והבטיחו שצוות ניהול הידע יורכב מחברים חזקים בלבד. רק חברים מקצועיים, מובילים וחדורי מוטיבציה יקדמו את פעילות הצוות ואת מטרותיו הדורשים, בין השאר, גם לא מעט יכולות שיווק.
2. אזנו בין אנשים, תהליכים וטכנולוגיה באמצעות מנהל פרויקט לכל תחום. חשוב לתת לכל תחום את תשומת הלב המלאה, התעלמות מאחד מהתחומים עלולה להכשיל את המהלך כולו.
3. בססו הנהגה ותהליכי שיתוף פעולה בכל התחומים והמשימות. תהליכים מובנים לניהול ותקשור פורמאליים בכל תחום ומשימה בפרויקט , יתרמו להטמעת ניהול הידע כחלק בלתי נפרד מפעילות הארגון.
4. קיימו מפגשים פרונטאליים שנתיים, במטרה להפגיש את כל מובילי הידע, לעדכן אותם בשינויים, להמריץ אותן ולרתום אותם להמשך שיתוף פעולה. מפגשים קבועים בין החברים השונים בגוף הידע מבססים אותו כעובדה קיימת שאינה ניתנת לערעור. חשוב לצקת תוכן משמעותי למפגשים אלו ולתקשר את תוצריהם.
5. תקשרו את תכנית ניהול הידע באופן שוטף באמצעות עלוני חדשות, הדרכות, אתרי אינטרנט ואירועים מקומיים. פרסום קבוע של התכנית, מטרותיה והישגיה הוא כלי שיווקי חשוב, אותו יש לרתום לטובת גוף הידע.
6. רתמו את המנהל הבכיר על מנת שיתקשר באופן קבוע את חשיבות התכנית ויפקח על ההתקדמות אל מול היעדים. ייצוג התכנית על ידי מנהל בכיר נותנת אסמכתא חיונית, עוזרת במיצובה כלגיטימית ומאפשרת הקצאת משאבים לנושא.
7. צרו קשר עם תכניות ניהול ידע אחרות, פנימיות וחיצוניות כאחד, שתפו ברעיונות ויישמו את התורה. כפי שאמרו חכמינו, "אין חכם כבעל ניסיון" ולכן אם העובדים בארגון יראו שאתם משתפים בידע, זה עשוי לתת להם דוגמא ומוטיבציה להתנסות בכך בעצמם.
8. התמקדו במתן רווחים עסקיים מוחשיים, חשוב שניהול הידע יספק רווחים ממשיים ויתאים לתהליכים העסקיים השוטפים, על מנת שהעובדים יתעניינו בו ויראו בו חיוני לעבדה שלהם.
9. ספקו שיפורים על בסיס קבוע, כדי להפוך את סביבת ניהול הידע ליעילה וקלה לתפעול. שמירה על דינאמיות ועדכניות המידע, בשילוב עם שיפור מתמיד של המערכת היא אחד מהכלים החיוניים לניהול ידע.
10. התמקדו בשלוש מטרות בסיסיות – השתתפות בקהילה, שיתוף תוך ניצול מרחב הפעולה הצוותי וכן חיפוש ושימוש בתוכן בו ניתן להשתמש יותר מפעם אחת. הצמדות למטרות אלו יובילו לניהול מיטבי של הידע ולהשגת יעדי הארגון בצורה הטובה ביותר.
מימוש עקרונות אלו יבטיח תהליכי ניהול ידע יעילים ובעלי רווח לארגון, עכשיו, אפשר להתחיל ולחשוב על המטרות, היעדים ודרכי הפעולה.