יותר ויותר ארגונים נכנסים למהלך ניהול ידע מוסדר בארגונם.
כיום, מעל 50% מהארגונים עדיין עושים זאת בכוחות עצמם, ללא סיוע חיצוני של מומחים בתחום. הנחת היסוד הנה שתמיד יהיו ארגונים כאלו, אולם אחוז אלו המבצעים ניהול ידע עצמאי יקטן.
מדוע? לכאורה, ניתן לבצע פעילויות של הקמת מאגרים, פורטלים וכינוס קבוצות דיון גם ללא ייעוץ. לא צריך תואר שני במדעים מדוייקים עבור הנ"ל. אכן, ניתן לקיים פעילויות, ואף להניב תועלת. אולם, אין דומה תהליך של שיתוף ידע מקומי, לתהליך סדור ומתודולוגי של ניהול ידע המלווה ביועץ (מוכוון מטרה, מבוסס מתודולוגיה).
אפשר להסביר זאת באופן לוגי, כי ניהול ידע הנו מקצוע וגם אותו יש ללמוד. הלימוד המתודולוגי ובצידו ההתנסות המגוונת (במספר ארגונים), הם שני כלים חזקים מאד, ומי שאינו חווה אותם לאורך ולרוחב, יקשה לקיים מהלך ניהול ידע אפקטיבי.
אולם, ההוכחה הטובה ביותר הנה כנראה, שארגונים שניסו לעשות זאת בעצמם, רובם (ובעיקר הגדולים) בחרו לנכון, כמהלך מתקדם יותר, להשקיע בסיוע חיצוני.
מסמך זה אין מטרתו לשכנע. מטרתו להעמיד כלים לארגונים שהחליטו להיעזר ביועץ, אך מתלבטים בבחירת היועץ עצמו ובתהליך הנלווה. המסמך כולל עקרונות ודגשים (מלכודות שיש לעקוף) בתהליך הבחירה. עיקרו של המסמך הנו מפרט שניתן לעשות בו שימוש כמות שהוא, בעת כתיבת מכרז, או לשלבו בפרקים 2,4 בנוהל מפתח בארגונים הכותבים מפרט לפי נוהל זה. לכל סעיף צוין היכן מומלץ לשלבו.
הערה: למרות שהמסמך נכתב בידי חברת ייעוץ, אין בו כדי לתת עדיפות לחברה זו או אחרת העושות את מלאכתן היטב. הוא נכתב, לאחר מענה חוזר ונשנה למפרטים שכאלו, ומתוך זיהוי השגיאות, שמלכדו (ובעיקר במפרטים פורמאליים, שלא ניתנים לשינוי בדיעבד) את כל הצדדים השותפים; בין אם בהארכת המענה והבדיקה ללא תועלת מעשית (הקטנת האפקטיביות של המהלך), ובין אם בהשפעה על הבחירה עצמה (דגשים מוגזמים שלא אפשרו בחירה אופטימאלית). מכל מפרט שקיבלנו, מכל מכרז שענינו עליו, לקחנו את הנקודות שנראו ביניהן כטובות, ואימצנו לכאן.
לשימושכם, קהל הארגונים, ולהערותיכם הבונות. נשמח לעדכן בהתאם לניסיונכם.