פורטלים מוקמים בהרבה ארגונים; ניהול ידע הנה פעילות המיושמת ביותר ויותר מקומות. ובכל זאת, אליה וקוץ בה. למרות ההשקעות הרבות, לא ניתן לענות על כל צורכי הידע של הגופים השונים בארגון. למרות צוותי הפיתוח הרבים, הפורטל הארגוני והפורטלים המקצועיים לא מצליחים להדביק את הקצב של דרישות הקהל.
האם המשמעות הנה שלא משקיעים מספיק כספים? האם ארגונים צריכים להכפיל ולשלש את צוותי ניהול הידע?
לאו דווקא,
יש לנהל את הפעילות שונה ממה שניהלנו עד כה.
אם עד היום השקענו את עיקר מאמצי ניהול הידע ועיקר ההשקעות המרכזיות של הפורטלים בצרכים המרכזיים- יש לפעול אחרת.
יש לשלב בצד העשייה Top Down, בצד העיסוק בפעילויות הליבה הראשיות על פי תוכנית העבודה שהקצינו לעצמנו, גם פעילויות Bottom Up הנותנת מענה לצרכי הידע המתעוררים מהשטח.
יותר ויותר גופים בארגון שמעו על ניהול ידע, ורוצים לממש. הם לא מוכנים ולא צריכים לשמוע משפטים דוגמת "נגיע אליכם. אתם בתוכנית העבודה ל- 2008". יותר ויותר יחידות בארגון רוצות להקים אתרים, ואין סיבה שיקימו אתרים ללא הכוונה מתודולוגית, ללא ליווי מקצועי, היות וכרגע משאבי הארגון מושקעים במקום אחר.
אז איך רוקדים על כל החתונות? איך גם מטפלים בנושאי הידע המקצועיים המרכזיים ובו זמנית נותנים מענה למי שרוצה למשוך קדימה, ומענה איכותי?
התשובה, כמו בנושאים רבים, טמונה בעצם ההכרה בצורך. ברגע שהכרנו בצורך הלגיטימי בפורטלים, באתרים וביתר צורכי הידע, הרי שאנו בדרך לפתרון.
על הארגון לתכנן את משאביו מלכתחילה ולחלקם בין הריכוזי (שימומש Top Down) ובין הפרויקט הנוסף- המבוזר (שימומש Bottom up).
הפרויקט המבוזר מטרתו להבנות שותפים בקרב היחידות השונות, להכשירם ולאפשר להם להריץ פעילויות ניהול ידע בעצמן; להקים אתרים ופורטלים בכוחות עצמם. פרויקט ניהול הידע המבוזר, עוסק כמובן גם בליווי המעשי של היחידות בעת ביצוע הפעילות בפועל.
היכן נכון לנהל פעילות ניהול ידע והקמת אתרים מבוזרת? לא בכל ארגון. אך בהחלט בארגונים דינאמיים; בהחלט בארגונים בהם אנשים צעירים; בהחלט בארגונים היי-טקיים באופיים; ובהחלט בארגונים בהם האנשים מתעדכנים, לומדים, ורוצים ליישם שיטות ניהול וטכנולוגיות חדשות.
איך עושים זאת?
צוות ניהול הידע וצוות פיתוח האתרים מפתחים מתודולוגיות מקוצרות, מבוססות על השיטות המעמיקות לניהול ידע, אך כאלו הבנויות בשיטת Rapid Development (RAD). מתודולוגיות אלו כוללות רכיבים לניתוח צרכים Light, להקמת אתרים ופתרונות ידע ולליווי נציגים, סוכני היחידות (Local Agents) שיישמו בעצמם את הפתרונות. צוות ניהול הידע וצוות פיתוח האתרים מתמקדים בקביעת המסגרת, הקונספטואלית, הטכנולוגית והמתודולוגית.
צוות ניהול הידע וצוות פיתוח האתרים אחראים להכשרה והסמכה של נציגי היחידות על מנת שיוכלו לממש את הפעילות בעצמן.
צוות ניהול הידע וצוותי הפיתוח מנחים את נציגי היחידות, הן כקבוצה משותפת, והן ברמה פרטנית (כ- 50 שעות שנתיות בממוצע לכל פעילות/יחידה).
צוות ניהול הידע עוסק בבקרת הפעילויות, לא במקום היחידות, אך באופן משלים.
צוות ניהול הידע וצוות פיתוח האתרים עוסקים בהקמת כלים רוחביים ותשתיים שיעמדו לרשות היחידות, כדי שיוכלו להתקדם ולהתמקד בצרכים העסקיים.
והיחידות?
היחידות המעוניינות להקים אתרים, או ניהול ידע צריכות להיות מחויבות לכך. הן היוזמות את הפעילות והן הדוחפות, צוות ניהול הידע וצוות פיתוח האתרים נותנים מענה.
היחידות הן שמקצות כוח אדם איכותי שיוביל את פעילות ניהול הידע והקמת האתרים מטעמן.
היחידות הן שקובעות את תוכנית העבודה למימוש ואחראיות לו בפועל.
היחידות הופכות משותף, כבפרויקט ניהול הידע הקלאסי, למוביל.
והשורה התחתונה:
פעילות ניהול ידע מבוזרת נותנת מימד חדש ומאיצה את פעילות הידע והקמת האתרים הכוללת בארגון. לא רק בגלל כוח האדם הנוסף לפעילות. גם מסיבה זו. אך בעיקר, בגלל השינוי התרבותי שמלווה את הפעילות. עצם ייזום הפעילות מהשטח מציפה את המעוניינים יותר, ומגדילה את סיכויי ההצלחה. בהמשך, הפעילות סוחפת. הצלחה ועוד הצלחה הופכות למבול. התחרות החיובית המתעוררת בין היחידות מדהימה. והנהנה-הארגון. חגיגת ניהול ידע אמיתית.