הרבה עצות נכתבו כבר על הדרך לבנות ולעצב מצגות power point כדי לעניין את הקוראים/צופים בהן ולהעביר את המסר בצורה הנכונה ביותר. מטבע הדברים, כמעט כל עצה שנכתבה, דיברה על איך ניתן לשפר את המצגת עבור משתמשיה. אני, כמכין מצגות סידרתי, מעוניין לתת מספר טיפים מכיוון קצת שונה, כיוונו של כותב המצגות.
כמה פעמים יצא לכם לרצות לעשות שימוש חוזר במצגת (שלכם או של אחרים) ולא הצלחתם למצוא אותה? או, שאם כבר מצאתם, לא הצלחתם לשחזר את כל המסרים הטובים שנאמרו בה כי היא כתובה במשפטי מפתח או תרשימים?
את רוב המצגות אנו שומרים לשימוש חוזר, אך מטבעה, מצגת משמשת אותנו בהקשר מסוים ובזמן נתון, ואחרי שעברנו הלאה, קשה לשחזר את כל מה שחשבנו אז וכעת אנו נאלצים להתחיל מהתחלה.
לכן, להלן מספר עצות שימושיות שיעזרו לנהל ידע גם בקבצי PP בארגון לאורך זמן:
o שם הקובץ: היות שמצגת משמשת אותנו בד"כ בהקשר מסוים (ישיבה, כנס, סדנה וכו') אנו נוטים לקרוא לה בשמות בעלי משמעות באותו הרגע כמו "כנס 05" או "ישיבת סטאטוס". שמות עם משמעות שנשכחת מיד כשאנו עוברים לנושא הבא. על שם הקובץ להעיד על התוכן ההקשר והתאריך (כשרלוונטי).
לדוגמא: כנס ניהול ידע למנהלים 07/05 או הדרכת שימוש באינטרנט- קורס ציבורי- 05.05. אומנם השם עשוי להיות ארוך ובד"כ זה מרתיע אותנו, אך חשוב לזכור שזה רק שם הקובץ ולא כותרת בתוך המצגת. השם יאפשר לנו להיזכר בנושא ובהקשר מתוך "ים" המצגות האחרות ועדיין יהיה נסתר מהמשתמשים. חשוב לקבוע אחידות בלוגיקת מתן השמות כדי שהם יהוו מקור יעיל ולא מבלבל.
o שימוש ב- Notes: שטח העבודה של המצגת בנוי מ- 2 חלקים: א. החלק שיוצג למשתמשים בסופו של דבר
ב. notes- שדה מלל לכתיבת הערות. (מתחת לשטח הראשון, אם אינכם רואים אותו, גררו את הגבול התחתון בשטח העבודה כלפי מעלה עד שתראו click to add notes) רובנו כלל לא משתמש בשטח זה היות שהוא אינו נראה בעת ההצגה. אולם, זה יתרונו!! ניתן לנצל שטח זה כדי לכתוב הרחבה על השקף ומסריו, רציונלים, הערות, דגשים וכו'. ה- notes יעזרו בעתיד ואינם מפריעים למשתמשים (הם גם יכולים לעזור כאשר מפיצים את המצגת ב ppt).
יתרון נוסף ב-Notes הוא היכולת להדפיס את המצגת עמם (ראו options בהדפסה).
o שימוש ב- comments : באותה צורה בה השתמשנו ב- notes, ניתן להשתמש גם ב- comments (ראו insert> comments). היתרון של comment הוא היכולת להדביקם לשדה מסוים והם יראו רק בצד העריכה (לא בצד ההצגה). בנוסף, הם מוצגים על שטח העבודה עצמו מבלי לבזבז מקום, היות שהם שדות צפים הנפתחים רק ב- mouse over. החיסרון שלהם הוא שניתן לשים בהם מלל קצר יחסית ולא ניתן להדפיסם.
o תבניות שקפים: ברוב גרסאות ה- PP, כשרוצים להוסיף שקופית חדשה ע"י add slide , נפתחות מס' אפשרויות לשקופיות. אנו בד"כ מתעצבנים מהעיכוב, בוחרים באפשרות הראשונה, מוחקים את השדות האוטומטים ועושים מה שבא לנו. אנו מפסידים כך יתרון חשוב מבחינת ניהול ידע: תבניות אלה .שומרות סוג רך של מטה דאטה. בצד הימני של שטח העבודה יש בד"כ ריכוז מוקטן של כל השקופיות במצגת המאפשר לעבור בניהן (אם אתם לא רואים זאת, גררו את הגבול הימני של שטח העבודה עד שיופיע). כשמשתמשים בתבניות קבועות, הכותרות (ואפילו המלל, תלוי בתבנית שבחרנו) של כל שקף מוצגות בריכוז שקפים זה וניתן .לשוטט בין השקפים בקלות ואפילו לערוך מלל מבלי להיכנס לשקופית עצמה. יכולת זו חוסכת זמן ומאמץ ומאפשרת לראות את רצף התקדמות הנושאים מבלי לעבור שקופית שקופית.
o מינימום קליקים: רובנו אוהבים להוסיף אנימציה והנפשה בכדי להרשים ולתת נופח למסר. אלו מוסיפים רבות למצגת ומנצלים את יתרונות ה- PP. אולם חשוב לזכור לא להגזים בכמות ההנפשה מ-2 סיבות: בטווח הקצר, הנפשה מרובה מעייפת את המשתמשים ומפריעה לרצף המצגת. בטווח הארוך, כשנחזור למצגת בעתיד (או שנפנה למצגת של מישהו אחר), נתקשה לשחזר את רצף הצגתה והסיבות להנפשה ונתקשה לעשות בה שימוש חוזר. ככל שנמעיט בהנפשה, כך נשחזר בקלות ובאינטואיטיביות את לוגיקת התפעול ורצף המצגת.
o תאריך ושם הכותב: חלקנו שומרים מצגות בכוננים משותפים בהם יש גישה למצגות של אנשים רבים.
לעיתים אנו רוצים לעשות שימוש במצגת של מישהו אחר ורק להתאימה לצרכים שלנו. בכדי לאפשר שיתוף זה, חשוב להוסיף בתבנית הבסיס של כל מצגת את שם הכותב ותאריך יצירת המצגת. אלו יעזרו לנו לדעת למי לפנות בעת הצורך בכדי לקבל הבהרות ועצות. אם לא רוצים שהשם והתאריך יופיעו בעת ההצגה, ניתן להשתמש במס' שיטות להסתרתם (צבע כמו צבע הרקע/"הלבשת" פאטצ'). אם יהיה נוהל קבוע בארגון לפיו כולם מוסיפים למצגות שם ותאריך, יהיה קל למצוא אותם בעת הצורך גם אם הם מוסתרים.
לסיכום, מצגת היא אומנם עבור קהל (בד"כ) אך היא גם של היוצר שלה. נכון שמצגות מנוצלות לשימושים רבים מלבד השימוש הקלאסי, לכן לא לכולם עצות אלו מתאימות. עם זאת, במקרים רבים עצות אלו יעזרו לכם לנהל את מלאי המצגות שלכם ביעילות ולפי עקרונות ניהול ידע שיבטיחו יכולת שימוש חוזר בהם בעתיד.