רובנו מכירים את זה היטב...
בין אם יש לנו אתר מידע מבוסס עץ תכנים/פריטים, מערכת ניהול מסמכים, או אפילו מערכת תפעולית מבוססת תפריטים. לפעמים, אנחנו נכנסים לתפריט וחושכות עינינו... כמות הפריטים תחתיו כה גדולה עד שהיא יכולה למלא עץ בעצמה! להגיד ש"מרוב עצים לא רואים את היער" זה קצת נדוש, אז במקום זה נגיד שמרוב תפריטים לא רואים את התוכן...
אז מה עושים?
קודם כל, חשוב להכיר את העיקרון:
כמות הפריטים האופטימאלית בענף/תפריט בודד נעה בין 4-9. במקרה הצורך ניתן להגיע עד 12 פריטים אך חשוב להשתדל שהכול יכנס למסך אחד ללא צורך בגלילת אורך. ברגע שישבר מחסום זה, הדרך למשפט "נו מילא, יש כל כך הרבה, מה זה משנה אם יהיה עוד אחד..." קצרה. פחות מ-4 פריטים לא בהכרח מצדיקה פתיחת תיקייה בפני עצמה. זאת אלא אם יודעים מראש שהתיקייה תצמח או שההפרדה בוצעה כדי למנוע מהענף האב להיות גדול מדי.
איך עושים את זה?
§ תכננו העץ מראש כך שלא יידרש עומס יתר על ענף מסוים- אבל גם אם העץ קיים כבר, זה לא מאוחר לתקן. הסידור המחודש ישפר את המצב הקיים ויקל על מציאת הפריטים.
§ חפשו את הדומה בין פריטים- יכול להיות שבענף מסוים יש פריטים בעלי מכנה משותף שאפשר לאחד לתת תפריט משותף.
§ ובאותו משקל, חשפו את השונה בין פריטים- יכול להיות שהמכנה המשותף בתפריט הוא רחב מדי ולכן נכנסים אליו יותר מדי פריטים. חפשו כיצד לצמצם את המכנה המשותף בתפריט ובכך לבודד את הפריטים הרלוונטיים בלבד. על שאר הפריטים להעתיק את מקומם לתפריטים אחרים ומתאימים יותר.
§ אחדו פריטים דומים- יכול להיות (וזה קורה הרבה) שאפשר לקחת מספר פריטים הדומים זה לזה או משלימים זה את זה ולחבר אותם יחד לפריט אחד. אתם מרוויחים פעמיים, גם מקטינים את כמות הפריטים וגם יוצרים בכל פריט עולם ידע שלם יותר.
§ במקרים קיצוניים, שברו את הכלים- אומנם פתרון יותר קיצוני, אבל לפעמים הוא היעיל ביותר. יכול להיות שהעץ עמוס פריטים כיוון שלוגיקת חלוקת התיקיות אינה נכונה או מתאימה כבר. לפעמים צריך לקחת את כל הפריטים בעץ התכנים ולסדר אותם מחדש בלוגיקה עדכנית: לסדר את הרמות מחדש, לתת לענפים שמות נכונים, לאחד נושאים, להפריד אחרים, ליצור ארכיונים וכו'... זו הזדמנות לעשות רענון שורות.
§ חפשו שיטות חדשניות להצגת מידע- עצים מסוימים הם עמוסי פריטים בגלל דרך הצגת המידע. חשבו על תבניות הצגה שעשויות להפוך מידע רב ומפוזר למסודר. לדוגמא: במקום להקים תיקייה ובה צדדים שונים לאותו נושא (לדוגמא הצגת מבצע), הקימו פריט אחד המהווה שער לנושא והכניסו את המידע כקישורים (עוגנים) בתוך מסמך אחד או שהסתירו את שאר הפריטים כך שהקישור אליהם יהיה רק דרך הפריט הבודד. כך מס' פריטים יכולים להפוך לפריט אחד בעיני המשתמש. וזו רק הדוגמא הקלאסית, בכל ארגון ניתן למצוא פריטים שאפשר להפוך לתבנית וכפתור קבוע היושב על המסגרת המרכזית. לדוגמא: מפות, נהלים, אנשי קשר, רשימות מצאי ולוגיסטיקה וכו'...
לסיכום,
עץ תכנים עמוס פריטים הוא לא חקוק באבן. ותירוץ כמו "יש לנו בארגון המון ידע" לא מתקבל. לא משנה כמה ידע יש בארגון, תמיד אפשר למצוא דרך לסדר אותו בצורה אינטואיטיבית (יחסית) שתקל על המשתמשים.
וזכרו, עץ תכנים מסודר שווה כסף! כסף שמתורגם לזמן עבודה, למניעת טעויות, לעבודה על פי נהלים, להקטנת למידה חוזרת של ידע וכו'. שווה את המאמץ.
בהצלחה!