דיון הוא אחד הכלים השכיחים, השמישים והזמינים ביותר לניהול ידע.
ניהול דיון מיישם את עקרונות שיתוף הידע, הפצתו לחברי הקבוצה וקיום סיעור מוחות קבוצתי שגוזר תובנות מקצועיות, שניתן להכלילן גם מעבר לדיון הספציפי שבו נוצרו.
ואולם, למרות יישומו של הכלי מדי פעם אנו חוטאים לשימוש בו ועושים זאת בדרך שאינה אפקטיבית, ובכך למעשה מקשים על הגישה לתוצרים המבוקשים.
עיקרה של סקירה זו הוא להציג מספר טיפים לניהול אפקטיבי של דיון.
דיון קבוצתי הוא שיחה מתוכננת בין 3-10 משתתפים בנושא נבחר ומוגדר מראש המובל על ידי אדם שבקיא בדרכי הובלת דיון. מטרתו היא לאפשר הבעת דעות ולהעשיר את הידע הקיים בנושא שנבחר, כאשר הדגש במקרה זה הוא על למידת עמיתים.
זוהי דרך יעילה ביותר:
§ לשתף דעות ונקודת השקפה שונות, לעיתים מנוגדות.
§ לעורר עניין באתגרים הניצבים בפני הארגון, כמו גם לחדד אותם ואת ההתמודדות עימם.
§ לסייע לחברים בארגון שאינם מורגלים בשיתוף ידע לשתף ידע.
§ ליצור אווירה בלתי רשמית.
§ לאפשר גם לחוששים להביע את דעתם וליטול חלק פעיל בדיון.
הכנה לדיון
כמו כל דבר בחיים, גם לדיון חשוב להגיע מוכנים. הכנתו הנה תהליך מורכב, הדורש התייחסות לאספקטים רבים, חלקם אזוטריים לכאורה, אולם מהווים מרכיב חשוב במסה הכללית שיוצרת דיון מוצלח:
1. צורת הישיבה המועדפת היא מעגל, חצי מעגל או U. בצורה זו כל חברי הקבוצה נגישים זה לזה מבחינה ויזואלית ויכולים ליצור קשר עין, שיש לו תפקיד מכריע ביצירת דיון פורה.
2. ודאו כי התנאים הפיזיים במקום אופטימאליים: החדר לא צפוף מדי ולא גדול מדי, הכיסאות תקינים, טמפרטורת החדר נעימה וקיימת תאורה מספקת. תנאים פיזיים נאותים חיוניים לניהול דיון ממש כשם שהאוכל חיוני לגוף להפקת אנרגיה. קיימת נטייה להקל בהם ראש ולראותם כמשניים, אך מחקרים רבים מעידים כי לא כך הם פני הדברים ומשתתפי הדיון מייחסים חשיבות רבה לתנאים הפיזיים.
3. הגדירו מפורשות את נושא הדיון. על הגדרת הנושא להיות ממוקדת – לא רחבה מדי אך גם לא צרה מדי.
4. וודאו שהנושא מוכר לאנשים במידה מסוימת ושהוא קשור לעבודתם. ככל שהנושא מרכזי יותר ומוכר יותר כך יהא הדיון פורה יותר, ממוקד יותר ורב משתתפים.
5. ודאו כי הנושא שהנכם דנים בו אינו שנוי במחלוקת. אם בחרתם אסטרטגית בנושא שנוי במחלוקת נסו לשער את ההתנגדויות והטיעונים המרכזיים שיועלו ולהציע להם פתרונות. חשוב להימנע ממצב שבו נושא שהועלה לדיון לא יזכה לתשובות, שכן הנ"ל עלול ליצור חסמים אצל המשתתפים לדיונים עתידיים.
6. וודאו כי קיים אדם המסכם את הדיון.
ניהול הדיון:
1. ודאו שאתם נוטלים חלק פעיל בדיון. דוגמה אישית לעולם תורמת.
2. נהלו דיון פתוח אך הימנעו מוויכוחים.
3. תרמו תרומה עניינית לנדון.
4. שאלו שאלות להבהרת ופישוט הנושאים – בכך תסייעו למי שהדברים אינם נהירים להם וחוששים לשאול, להבין לעומק את הנושא הנדון.
5. היו קצרים וברורים – מסרים קצרים מקדמים את הדיון ותורמים להיותו אפקטיבי.
הובלת הדיון:
1. חשוב לגרום לקבוצה להרגיש נינוחה – ודאו שכולם מכירים האחד את השני.
2. תנו לכולם הזדמנות להתבטא. ודאו שהאדם שמדבר נשאר ישוב – חלק מהאנשים ירגישו שלא בנוח לעמוד ולדבר מול קבוצה, והישיבה תגרום ליותר אנשים להשתתף בדיון ובמקביל להרגיש נוח יותר.
3. ודאו שאין דובר אחד שמשתלט על הדיון – אם קיים "נואם" מרכזי, נסו להעביר את רשות הדיבור לאדם אחר בעזרת משפטים כדוגמת: "אני שם לב שיש לך הרבה מה להגיד בנושא, אולי מישהו נוסף ירצה להביע דעתו בעניין". חשוב להקפיד לא לקטוע בצורה בוטה כדי לא לסכל השתתפות עתידית של דובר זה בהמשך הדיון.
4. הזמינו את האנשים המעוניינים לדבר להביע את דעתם. מומלץ להימנע מ"סבב דוברים" הנובע ממקום הישיבה.
5. הובילו את הדיון אך אל תשתלטו עליו, בעיקר כאשר מתעורר דיון ער.
6. ודאו כי הנושא הנדון רלוונטי לכל המשתתפים – קיימת נטייה להתפתחות "דיוני לוויין" – יש לקטוע אותם ולהחזיר את הדיון למסלולו המקורי בעזרת משפטים כדוגמת: "אני מבין שהנושא הזה חשוב, אך במסגרת הזמן העומדת לרשותנו כדאי שנצמד לנושא המרכזי".
7. אם אתם חשים כי נקודה מרכזית טרם מוצתה חזרו והתעכבו עליה.
8. הקפידו על עמידה במסגרת הזמנים שנקבעה. אם לא מוצו כל הנושאים שהועלו, הקפידו לציין זאת בפני המשתתפים ובדיווח על המפגש לקראת המפגש הבא.
9. שמרו על רמת פתיחות גבוהה ועודדו אווירה בלתי פורמאלית. וודאו שהדיון נשאר רלוונטי לכולם – אל תיתנו לו להיגרר או להפוך משעמם.
10. סכמו בקצרה ובמהירות את הדיון כך שכולם ירגישו כי אכן עלו תובנות ותוצרים חשובים מהדיון עצמו. בתום הדיון מומלץ לרכז את התובנות שעלו, לפנות לאנשים שתרמו ליצירתן, לתקף אותן ולפרסם אותן (או להוסיפן למאגר התובנות הארגוני, אם קיים).
מיותר לציין כי מדובר כאן בסקירה כללית. אולם בקוצר היריעה מלהכיל, התמקדנו בדגשים עיקריים וכלים אופרטיביים לניהול הדיון. הקפדה על כלים אילו מיישמת מספר עקרונות חשובים בניהול ידע: שיתוף ידע בין חברי הקבוצה, ניהול סיעור מוחות ליצירת תובנות ושילובן במאגר התובנות הארגוני – בכך אנו מייצרים ידע חדש ותורמים לשימוש חוזר בידע שנוצר.