בסדר בפסח האחרון, קראה משפחתי בהגדת הפסח על בני ישראל (המסכנים...) שצעדו 40 שנה במדבר הלוהט אל הארץ המובטחת. וחשבתי לעצמי, אם הם היו יודעים למה הם נכנסים, האם היו עושים את זה?!?!
נדמה לי, שלו ידעו שיצעדו 40 שנה בחום רק כדי להגיע לארץ זבת חלב ודבש שכמעט אינה מוכנה לקלוט אותם, הם היו מנסים לחשוב על פתרונות אחרים... אולי לא היו מוותרים על הארץ המובטחת אך בוודאי היו מתכננים את המסע אחרת.
כך גם בפורטל הארגוני. ארגונים רבים המעוניינים בפורטל לא תמיד יודעים למה הם נכנסים. רבים תופסים זאת כפרויקט ל 3-4 חודשים וזהו, יש פורטל באוויר. אך לא כך הדברים. פורטל בעל תשתית חזקה וסיכוי לשרת את משתמשיו לאורך זמן, דורש עבודה רבה וקשה בדרך הקלאסית:
1. לתחום את קהל היעד: קב' המשתמשים אותה ישרת הפורטל. גם כאשר מגדירים קבוצה, אין זה אומר שהיא קהל היעד. בכל קבוצה, עשויים להיות קהלי יעד שונים בתוכה.
2. להגדיר את התוכן ב-3 רמות:
א. הגדרת מטרות עסקיות- לא במונחי שיתוף ידע, אלא הגדרת הרווח שיצמח לארגון מהפורטל והכנת רשימת פריטים שישרתו מטרה זו (ע"י ביצוע ראיונות והקשבה לצרכנים).
ב. איתור Killer Applications: שילוב תכנים "אהובים", "מסקרנים" או שימושיים שיגרמו למשתמש לרצות להפוך את הפורטל לחלק מעבודתו. בד"כ יהיו אלו יישומים כלליים כגון אלפון, מידע על מכרזים פנים ארגוניים, מידע על חדר האוכל.
ג. הכנת רשימת מצאי של תוכן: איסוף תוכן קיים מהפורטל הקודם או ממערכות קיימות.
3. לתכנן ולארגן את התוכן:
א. לתכנן מסגרת: עוגן קבוע לפורטל שיאפשר התמצאות מהירה ויכלול: לוגו + חזרה לדף הבית, חיפוש, משוב, אזורי תפריטי ניווט, כפתורים חמים.
ב. לתכנן תפריטי הניווט: להגדירם מנקודת מבטו של המשתמש. בד"כ חלוקה לפי תהליכי עבודה או נושאי תוכן, תוך שמירה על איזון נכון בין עומק ורוחב עץ התכנים.
ג. לתכנן את דף הבית: שילוב של פונקציונאליות ושיווק: גם מידע שחשוב למשתמש לראות בכל כניסה וגם כזה שיגרום לו לרצות לצלול פנימה ולחזור שוב.
4. למנות בעלי תפקידים:
יש להגדיר מומחה תוכן לכל חלונית ופריט שאינם מתעדכנים אוטומטית ולמנות מנהל כולל לפורטל שיהיה אחראי לפעילות איכותית ורציפה של מומחי התוכן והפורטל. יש להבנות אוכלוסיה זו ולטפח אותה, שכן הצלחת הפורטל תלויה בעיקר בה.
.5. להקים את הפורטל:
א. הקמה טכנולוגית ותשתיתית הכוללת תבניות הזנת והצגת מידע, הרשאות וכו'.
ב. להכין בפועל את פריטי התוכן: לאסוף, לטייב, להבנות ולהזין מסמכים.
6. לשווק להדריך ולהטמיע את הפורטל בשלושה רבדים:
א. שיווק ראשוני עם השקת הפורטל: יצירת "רעש" כדי לסקרן אנשים.
ב. הבטחת רעננות והתעדכנות כדי ליצור רצון להיכנס לפורטל ולא רק באופן חד פעמי.
ג. Teasersיצירת ויתר אמצעים כדי לגרום למשתמש לצלול לתוך הפורטל.
7. למדוד ולהפיק לקחים
למדוד את רמת השימוש, אך יותר מכך, את רמת המענה למטרות שהוגדרו.
למרות שזו הדרך הנכונה להקמת פורטל יעיל, ארגונים רבים לא היו נכנסים לזה לו היו יודעים זאת מראש. ארגונים אחרים נוטשים את הפרויקט באמצע הדרך היות והם חשים שזה "גדול עליהם" או לא מצדיק את ההשקעה.
ארגונים אלו, בהחלטותיהם לא להקימו, מאבדים את הפורטל ואת הפוטנציאל העצום להתפתחות עסקית הטמון בו.
אז מה עושים? איך מקימים פורטל שמצד אחד נותן תוצאות בזמן סביר ומצד שני נבנה במתודולוגיות שיבטיחו הישרדות ואיכות לאורך זמן? או בהשאלה מחג הפסח, איך מגיעים לארץ המובטחת מבלי לצעוד 40 שנה בחום של המדבר?
הפתרון הוא אינטגרציה בין מסלול הפיתוח הקלאסי לבין המסלול המהיר:
מאתרים את קבוצת הליבה, עבורה הפורטל ייתן את הערך הגדול ביותר ומקימים עבורה פורטל בדרך הקלאסית, עבודת מחקר ופיתוח שיבטיחו פורטל איכותי ובעל ערך מוסף למשתמשיו. לשאר הקבוצות בונים פורטל במסלול המהיר:
1. מגדירים מטרות עם מנהלי היחידות וקבוצת עובדים מייצגת.
2. מבצעים מחקר מהיר לאיתור צרכי ידע עיקריים (קבוצת מיקוד) ומי יתרום אותם (גיוס מומחי תוכן)- דגש על דברים קיימים או חדשים שמהירים וקלים לפיתוח- לא ממציאים את הגלגל...
3. מוותרים על אפיון מורכב, ובונים תיאור מבנה ותוכן הפורטל בהסתמך על כלי טכנולוגי הקיים בארגון.
4. מכניסים את התכנים לפורטל בדגש על הסבת תכנים קיימים ויצירת כמות קטנה של תכנים חדשים.
5. משיקים את הפורטל בהודעה רשמית.
התוצאה: הארגון מקבל תוצר מהיר יחסית (2-3 חודשים לכל הפחות בעבודה אינטנסיבית) המציג ROI בזמן סביר, ובמקביל נבנה מאחורי הקלעים פורטל יציב וחזק במתודות סדורות, עבור קבוצת הליבה.
המסלול המהיר והקלאסי אינם סותרים, אלא משלימים. על ארגונים לשאוף שכל פורטל יהיה באיכותו כפורטל הנבנה בדרך הקלאסית, אך אין זה אומר שכל הפורטלים בארגון צריכים להתחיל מכך. מטרת המסלול המהיר היא לא קיצור דרך אלא לייצר תוצאות ביניים בהשקעה נמוכה יחסית ולהכין את הארגון תהליכית, "נפשית" ותרבותית ל"דבר האמיתי". בנוסף זהו פתרון שעשוי להיות הולם לשיפור תהליכים ביחידות השוליים לאורך זמן.
לו בני ישראל היו משלבים את הדרך הקלאסית והמהירה, סביר להניח ש- 40 שנות ההליכה במדבר לא היו נחסכות מהם, אך אולי הם היו מוצאים דרכים להבטיח שהארץ המחכה להם בסוף המסלול היא אכן ארץ זבת חלב ודבש.
אל תשאלו אותי למה חשבתי על זה באמצע ליל הסדר... כנראה יותר מדי יין...