אינטגרציה – היא אתגר "ישן-חדש" שעומד בפני מרבית הארגונים: "ישן" משום ששוק ה-IT מדבר שנים על הצורך באינטגרציה ו"חדש" משום שעד עתה רעיון האינטגרציה של פתרונות ניהול ידע לפתרון אחוד לא היה על סדר היום.
להלן מספר דוגמאות לצורך באינטגרציה של פתרונות ניהול ידע:
· מאגר מידע מרכזי ואחוד - מאגר מידע מרכזי ואחוד הינו תנאי בסיסי לניהול ידע כלל ארגוני, ניהול מאגר מרכזי שבו מנוהלים כלל התכנים מאפשר יכולות אחזור ושיתוף חכמות, פשוטות ובעלות סבירה. מאידך המצאות של מגוון פתרונות ניהול ידע על בסיס טכנולוגיות שונות ומאגרי מידע נפרדים מקשה על ניהול כלל התכנים בארגון ופוגע בפונקציונאליות ובביצועים.
· עץ ידע רב ממדי אחוד - כיום כל פתרון ניהול ידע כולל (אם בכלל) את "עץ הידע" הפרטי שלו. כידוע ניהול "עץ ידע" הינו אחד מהאתגרים הבולטים בתחום ניהול ידע ולכן ניהול מספר רב של עצי ידע ללא סינרגיה בניהם הינה משימה קשה ובלתי אפשרית בפועל - מכאן הצורך בניהול עץ ידע אחוד לכלל יישומי ניהול הידע שמאפשר לנהל בצוותא את כלל אובייקטי המידע בארגון: מסמכים, מצגות, ד"א, משימות, טבלאות ב- DB , קטעי קול, קטעי וידאו, חלוניות של מערכות תפעוליות, תת אובייקטים, תת עצי ידע, תכני web.
· 
אבטחה – תחום ניהול הידע מציב אתגר חדש בתחום אבטחת המידע – בנוסף לשיטות האבטחה הקלאסיות שדנו בעיקר באבטחת המערכת, ניהול ידע מעלה צורך באבטחת התוכן בהתאם למצבי הצבירה שלו (אחסנה, הפצה, שליחה, קבלה, אחזור (נווט / חיפוש). הקמת מערך אבטחה נאות בתחום ניהול ידע הינו אתגר קשה להשגה שמחייב השקעות בתשתית וכן שילוב פונקציונאליות אבטחתית כחלק ממערך ניהול הידע. תחום אבטחת המידע הינו אחד מהקטרים שדוחפים את הצורך בשיטות ניהול ידע אחודות על בסיס פלטפורמה אחודה.
· קיימות עוד מספר רב של דוגמאות לצורך בפתרונות ניהול ידע אחודים מעל תשתית אחודה, כגון: פשטות תהליך הכשרה והטמעה על בסיס מבנה ארגוני תומך ניהול ידע, ניהול ותחזוקה אחודים של כלל פתרונות ניהול הידע, סביבה הומוגנית למשתמש, הורדת עלות הפיתוח של כל פתרון בנפרד, סינרגיה בין פתרונות ניהול ידע לפתרונות ניהול משאבים ושילוב הרעיון של ניהול משאבים מבוסס ניהול ידע... הרשימה עוד ארוכה אך נראה כי הרעיון ברור.
בחודש מאי 2002 חברת גרטנר הציגה לראשונה תפיסתה- SES (Smart Enterprise Suite). להלן הגדרת SES ע"פ חברת גרטנר:
· שילוב של טכנולוגיות פורטל (portal), שיתוף (collaborative) וניהול תוכן ארגוני (content management technologies) ואספקת שלושת היכולות כחבילה אינטגרטיבית אחת.
· SES מבטיח בסיס רחב לתמיכה בעבודת ידע או מידע בתוך הארגון, או בין קבוצות בתוך הארגון או מחוצה לו. הודות לכך SES נחשבת כפלטפורמה מובילה לניהול ידע.
כותבי מאמר זה מציגים תפיסת מורחבת לרעיון ה- SES אשר פותחה ע"י הכותבים לאחר ניתוח ולימוד מעמיק של התחום.
הרעיון של SES הינו "חבילת פתרונות חכמה" המספקת אינטגרציה גבוהה בין כלל הרכיבים שמסופקים בחבילה או מפותחים ע"י ספקי משנה כתוספת לחבילה. ה- SES הנו רעיון חדשני ועדין אין הסכמה בקרב המומחים לגבי התכולות, התיחום והמיצוב שלו. כמו כן הדרישות הפונקציונאליות של הארגונים ל- SES אינן בשלות, אך ניתוח Case studies בעולם ובארץ מלמדים על צורך ברור לתפיסת ה- SES כמחולל הצלחה בתחום הטמעת ניהול ידע בארגונים. ראוי להדגיש ש- SES במהות הינו תשתית ולכן צפוי שגם בעתיד חברות קטנות וזריזות ישכילו לפתח מעל ה- SES יישומי ניהול ידע שתפורים לשוק ספציפי.
פתרון ניהול ידע מבוסס SES נדרש לכסות ארבעה תחומים מרכזיים המובילים את שוק ניהול הידע הארגוני:
· טכנולוגיית פורטל.
· ניהול תהליכים.
· ניהול תוכן.
· כלי שיתוף.
מספר הערות:
· ניהול תהליכים לא מוגדר באופן ברור כחלק מה- SES (חלק מהמומחים רואים בניהול תהליכים כמרכיב בתחום ניהול התוכן). בכל מקרה נראה שרכיב ניהול התהליכים חייב לפעול באינטגרציה מלאה לשאר הרכיבים.
· כבר כיום קיימת רמת אינטגרציה מסוימת בין מרכיבי ניהול ידע (אזור משותף בתרשים) אך המציאות עדיין רחוקה מן החזון.
לא נפרט כאן היכולות הנדרשות בתחום הפורטל, ניהול התוכן (כולל גם ניהול מסמכים ועוד). אך מעבר לאלו, נדרשות יכולות ניהול ידע משלימות:
לתפישת ה-SES המקורית (פורטל, תוכן, שיתוף) נדרש לחבר מרכיבים טכנולוגיים נוספים המשותפים לשלושת מרכיבי ליבה של ה-SES:
1. "תצוגה אינטגרטיבית" - מטרת ה- SES לעשות סדר בבלגן הקיים, לעזור לארגונים לבנות "סל פתרונות חכם" לניהול ידע המותאם לצרכי הארגון. התצוגה האינטגרטיבית מתאפשרת הודות ליכולות פונקציונאליות של פורטלים לחשוף כל אובייקט תוכן כ"חלונית “(Portlet, WebPart). בעידן ארכיטקטורת SOA וקיום טכנולוגיית שירותי רשת (Web Services), חלונית הפורטל יכולה לחשוף כל אובייקט ללא קשר למקום ייווצרו.
2. "עץ ידע רב ממדי אחוד" - פורטל עתידי נדרש לספק יכולת ניהול עץ ידע רב ממדי גנרי אשר יספק שירותי "עץ ידע" לכלל יישומי ניהול ידע. היות וכך תם עידן ריבוי עצי ידע בלתי קשורים ומנותקים המסופקים לארגון עם כל יישום בנפרד. חשוב להפנים כי בעתיד הלא רחוק, בעזרת עץ ידע גנרי בפורטל, המשתמש יוכל להגיע בניווט לוגי, נוח ואינטואיטיבי לכל אובייקט מידע ללא תלות במיקום אחסונו, לכל חלונית ולכל יישום ייעודי בארגון.
3. "אחזור מידע" (Information retrieval) – יכולות אינדוקס וחיפוש הנם היכולת הבסיסית ביותר בתחום אחזור מידע. היכולות המתקדמות יותר הנן קטגוריזציה של מידע, טקסונומיה, ניהול מומחיות – SES מעניק תשתית טובה ליישום יכולות אחזור ע"ב מערך ניהול התוכן שמובנה בתוכו.
4. "ניהול תהליכים עסקיים" (Business Process Management) - התשתית הטכנולוגית בארגונים עתירי מידע נדרשת לתמוך בעבודת עובדי הידע תוך התחשבות בדרישות עדכניות: מינון, זמינות ואמינות המידע. תשתית זו כוללת מצד אחד ניהול תהליכים עסקיים ומצד שני טיפול בתוכן ושיתוף בין אנשים תוך כדי קיום קשר הדוק בין עולמות אלה, אשר עד עתה טופלו בנפרד. כך נפתחות דרכים מגוונות לחיבור בין אנשים, תהליכים, מערכות ומידע – ומכאן להתייעלות, זריזות עסקית וחסכון.
5. בינה עסקית (Business Intelligence) - אחזור מידע ממקורות תוכן ארגוניים, ניתוחו באמצעות כלים גראפיים ואינטואיטיביים, והפצת הידע שנוצר למשתמשים השונים בפורמט המתאים לצרכיהם.
SES - יתרונות וחסרונות:
כמו לכל דבר לתפיסת ה- SES קיימים יתרונות רבים ומספר חסרונות.
יתרונות ה- SES:
· הורדה דרסטית של עלויות אינטגרציה בין יישומי ניהול ידע הקיימים והחדשים בארגון.
· ממקד את הארגון בצרכים אמיתיים.
· מספק אינטגרציית תוכן אמיתית ע"י עץ ידע רב מימדי גנרי אשר מהווה אגרגציה של עצי ידע ייעודיים.
· מפשט מאמצים בתחום אבטחת מידע, הרי שתכנון פתרון אבטחתי בפתרון אחד מיושם בשאר הפתרונות.
חסרונות ה- SES:
· נראה מפחיד בשל הגודל.
· דורש זמני תכנון ארוכים יותר.
לסיכום, SES הינה חולייה המקשרת בין יכולות פונקציונאליות מגוונות בתחום ניהול הידע. המטרה לספק חבילה אחת עם פונקציונאליות מגוונת יותר שהנה אוסף טכנולוגיות משולבות. לחבילה משולבת זו יכולות ויתרונות רבים על פני כל מוצר בנפרד. ארגונים אשר מתכננים החדרת פתרונות ניהול ידע נדרשים לתכנן נכון את הטווח הארוך על מנת להצליח בטווח הקרוב – קרי תכנון נכון של ארכיטקטורת SES ארגונית תאפשר לארגון כבר כיום לבחור פתרונות נקודתיים בהשקעת עלויות נמוכות שיתאימו בהמשך להשתלבות מיטבית עם תשתיות ה-SES הארגוניות.
האם יש לנו כאן את המשלימה ל- ERP המפורסם? ימים יגידו.