תרגום ממאמרו של שיב סיגנס ב- Portal Magazine
האינטראנט התקדם רבות מאז 1995 בה הוא משך את תשומת ליבנו לראשונה.
אנו כבר רגילים היום להתמודד עם אתגרים מורכבים בהגדרות תקציביות, מועדי לו"ז, ומגוון משאבים רחב.
ישנם פרסומים ללא סוף המייעצים כיצד להפוך את האינטראנט לשימושי ובעל ערך רב יותר לארגון. השוק מוצף בתוכנות המציעות פתרונות לבעיות הפצה, פרסום ומציאת מידע באינטרנט.
אך מה צפוי לאינטראנט בעתיד? כמנהליו, אחר מה עלינו לעקוב? כיצד נוכל ליצור באמצעותו ערך רב יותר לארגון שלך? האם האינטראנט בארגון שלנו מוכן לטכנולוגיה ורעיונות חדשים? או שהכול הוא לא יותר ממציאת ואחזור מידע?
להלן מספר חידושים צפויים שירמזו על "מה בדרך", תרגום של מאמרו של שיב סיגנס, מנהל ומיישם פורטל מוביל במשרדי חברת Avenue A/Razorfish בבוסטון, כפי שהופיע החודש ב- Portal magazine.
המסמך מסתמך על ניסיונו של המחבר בעבודתו עם מספר ארגונים.
1. האינטרנט חוזר לשרת של המחלקות עצמן:
בשנים האחרונות חברות ריכזו את מאמצי הטכנולוגיה בחיבור ערוצי תקשורת. רוב אתרי האינטראנט נותקו מהיחידה האינדיבידואלית ורוכזו בתוכניות חוצות ארגון המונהגות ע"י מחלקת תקשורת, משאבי אנוש ומחלקות IT.
אבל עכשיו, יותר ארגונים מגלים שהערך העסקי האמיתי נשאב מאתר אינטראנט המשקף את צרכי ותהליכי המחלקה אינדיבידואלית ורמת הצוות. הפצה, תכנון וניהול יוחזרו למחלקות עצמן. ההיבט הטכנולוגי יהיה היחיד שינוהל בריכוז.
2. מחלקות הרגולציה והמחלקה המשפטית נעשות מעורבות
ה Sarbanes Oxley Act of 2002 שינה את הסתכלות המחלקות המשפטיות על אינטראנט ארגוני.
הוא אינו יכול עוד להיחשב למידע לא רשמי ולא מובנה שאין צורך לבדוק אותו. המחלקה המשפטית תרצה לעבור על האינטראנט ולקבוע חוקים ארגוניים להפצת מידע, בעלות וניהול תוכן. בדומה, מחלקת הרגולציה תרצה ליישם את החוקים המרובים לניהול ורישום המידע, כמו גם הסרתו. זמן רב מזמננו כמנהלי האתרים ייגזל לצורך נושאים אלו בשנתיים הקרובות.
3. כל העובדים הופכים למפיצי מידע באינטרנט
עד כה, הפצה באינטראנט נעשתה ע"י מעטים במחלקות IT, אדמיניסטרציה ובעלי עניין בנושא. במקרים מסוימים עובדים גויסו במיוחד לניהול והפצת המידע באינטרנט. כל זה הולך להשתנות!
התפתחות צרכי הפצת ומציאת מידע ע"י עובדים, ידרוש תהליכי הפצת ידע דמוקרטיים יותר. מפיצי הידע הקיימים לא יעמדו בקצב צרכי ההפצה של יחידותיהם ותהליכי ההפצה יצטרכו להתפתח כך שכל עובד, מהמנכ"ל עד השומרים יוכלו להפיץ מידע ישירות ביעילות באינטראנט. עובדים שלא יפיצו מידע ביעילות ובמקום הנכון, יתפסו כלא מתאימים.
4. מדריך טלפונים ארגוני, מאבד גובה...
אם אנחנו עדיין רואים את מדריך הטלפון כ"אפליקצית המחץ" העיקרית באינטראנט שלנו - אנחנו בבעיה!
מדריך הטלפונים הוא חשוב ובעל ערך מוסף למשתמשיו, אך צריכות להיות סיבות טובות יותר לשימוש באינטראנט. בשנה הקרובה נראה ארגונים יוצרים יותר "אפליקצית המחץ" בעלות משמעות עסקית ויותר מערכות ומשתמשים ישולבו בו. האינטראנט סוף סוף יהפוך להרבה יותר מרק לוח מודעות, ספר טלפונים וכונן תיקיות מהודר.
5. "אפליקציות המחץ" החדשה: כלים לניהול ידע
האינטראנט צריך אפליקציות מחץ כדי לשרוד ולהתפתח. היורשים למדריך הטלפון ותפריט הקפיטריה יהיו כלים לניהול ידע. ללא קשר לסוג הארגון שבו אנו נמצאים, העובדים יצרכו יותר ידע כמכניזם מרכזי בתחרות עם מתחרים. בנוסף, מנהלים יתייחסו לידע ופריון של עובדים כיתרון התחרותי היחיד להישרדות בניסיון למזער את הנזק הנעשה ע"י off shoring. כלי ניהול ידע ייהנו מיותר חשיבות והמקום הטבעי לנהל אותם יהיה באינטראנט הארגוני.
6. קבלת מידע בזמן אמת הופך לקדימות ראשונה
קרוב לוודאי שאחת ההשפעות החשובות ביותר על האינטראנט שחמקו מעינינו היא יכולת דיווח נתונים בזמן אמת. מנהלים רואים במידע מדויק ובזמן אמת כלי הכרחי לקבלת החלטות עסקיות חכמות. מאמר עסקי של הרווארד מציין שהצורך במידע בזמן אמת יכול להיות בתחום עסקאות של לקוח, דוחות התקדמות על פיתוח מוצרים, דוחות פריון, דוח משתמשים ותזרים מזומנים. הכל בהתאם לטבעו של הארגון. העברת נתונים בזמן אמת אינה קשה בהינתן הטכנולוגיה המתאימה, הקושי הוא להחליט איזה מידע הוא בעל הערך הרב ביותר ולמי.
7. אחזור מידע נשאר בלתי פתור, אך יש תקווה...
מחקרי IDC מראים ש- 40% ממשתמשי האינטראנט הארגוני לא מוצאים את המידע לו הם זקוקים לביצוע עבודתם. כשמוצאים כבר, זה בפחות מ- 50% מהפעמים. ברור שלמרות שהשוק מוצף בכלי אחזור מידע, הנושא עוד לא נפתר. אבל יש חדשות טובות: weblogs של עובדים מראים כיצד ארגונים משמרים, מתקשרים, מעריכים ומשתפים מידע. הדגש הוא להפסיק לחפש חלקי מידע ספציפי מפעם לפעם , לסקירת מידע במגוון מקורות (בעיקר weblogs) על בסיס יומי. תופעה זו מפחיתה מחשיבותו של אחזור המידע ומשפרת את רמות הידע בארגון כולו.
8. עובדים דורשים חווית משתמש נעימה יותר
למרות שרוב אתרי האינטראנט הם ברי שימוש באופן כללי, מעטים מהם גם אסתטיים.
למרות שמנהלים טוענים שאסטטיקה אינה רלוונטית בכלי ניהול עסקיים, העובדים שיידרשו ליותר שימוש באינטראנט על בסיס יומי, יגיבו אליו לא רק התנהגותית אלא גם במאפיינים אחרים.
בדיוק כמו שבעבר עובדים דרשו סביבת עבודה נעימה יותר, כך הם יהיו מעוניינים בה כעת בסביבת האינטראנט. ארגונים יצטרכו לשדרג את חווית המשתמש כך שהיא תתאים גם לצורכיהם הרגשיים.
סיכום:
אין לעולם תשובת פלא לשאלה היכן וכיצד כדאי להשקיע את תקציב האינטראנט הארגוני. כל ארגון הוא ייחודי ושונה.
מגוון הגורמים כגון תרבות הארגון, האפליקציות הקיימות, וסדרי עדיפויות עסקיים ינהיגו החלטה זו.
עם זאת, מומלץ לזכור ולהתייחס לחידושים האמורים, ללא קשר לטבעם של העסק והאינטראנט בכל ארגון וארגון. חלקם כבר בדרך אלינו ויהיה עלינו להגיב עליהם ובקרוב.