מי מאיתנו, כמנהל או עובד, לא נתקל, ויותר מפעם אחת, ברצון לאחזר מסמכים שנכתבו בארגון, והוא בטוח שנכתבו, אך אף אחד לא מצליח לאתרם? מי מאיתנו לא נתקל במצב כזה אפילו עבור מסמכיו הוא?
רוב הארגונים רוצים לארגן יותר טוב את מסמכיהם, בין אם כחלק מסוגיית ניהול ידע, ובין אם כסוגיית יעילות גרידא. הידע המתועד הנו רב, והולך ורב עם השנים. פתרונות ניהול תוכן, כמו גם פתרונות לניהול תובנות, אינם יכולים להוות תחליף לארגון וניהול מסמכים, שכן הם מצריכים עיבוד וניהול של כל פיסת מידע, ולכן מתאימים רק לקבוצות מצומצמות של מידע.
פתרונות פורמאליים לניהול מסמכים היו מאז ומתמיד. לפני כעשר שנים ויותר הם נמכרו תחת כותרת של איכות ובקרת מסמכים. היום תוכנות אלו מקבלות עדנה מחודשת בגלל ההבנה של חשיבות שיתוף המסמכים כאמצעי נוסף של "לא להמציא את הגלגל מחדש". היום כבעבר קשה מאד להטמיע מערכות שכאלו בארגון. שינוי הרגלי העבודה המצריך "העלאת מסמך וטעינתו" לאזור אחר, אינם טריוויאליים ובפועל הכלים צולחים בעיקר בלשכות ובסביבות פרוייקטליות מתקדמות. קושי נוסף במימוש כלים שכאלו קיים בארגונים קטנים ובינוניים (50-500 איש) שם ההשקעה הנדרשת לתחזוקת כלי ניהול מסמכים, גדולה על מידותיהם. בחלק מן הארגונים האלו יש מעט מאד אנשי מחשוב, ותוכנת ניהול מסמכים משמעה שרת, מסד נתונים, גיבויים ועוד. הציבור מצביע ברגליים ורוב הארגונים אינם מנהלים מסמכים; ורוב אלו שכן מתיימרים לנהל מסמכים- רמת הטמעת הכלים נמוכה מאד.
אז איך אפשר לשתף מסמכים בארגון לא גדול ללא כלי ניהול מסמכים?
או, בדומה לאימרה המפורסמת (במהופך), איך אפשר ללכת בלי, אך להרגיש עם?
כדי לתת תשובה טובה, יש להקדים ולהגדיר את צורכי שיתוף הידע הנדרשים:
א. עבודה עם עצים אחידים: כאשר עובד נמצא בסביבה פרוייקטלית מוגדרת, מבנה העץ ההיררכי בו הוא שומר את המסמכים, ראוי שיהיה אחיד לזה של יתר הפרוייקטים. אחידות מקלה על ההתמצאות. אחידות מקלה על מנהלי פרוייקטים בבואם להגדיר סביבת פרוייקט חדשה. אחידות מהווה שלב להנחיה תהליכית ולהכללת תבניות והגברת הנגישות אליהן. וסופו של דבר, אחידות אינה רק לסביבת הפרוייקטים אלא לכל תהליך שמשותף ליותר ממקום אחד בארגון: עבודה מול לקוחות, פיתוח הדרכות, ניהול ועוד.
ב. ניהול מאפייני שיתוף: עצים, ככל שיהיו טובים ואחידים, אינם נותנים מענה מספק לחיפוש רוחבי חותך. אם משתמש, לדוגמא, מבקש לבנות מסמך תכנון בדיקות חדש, ולהיעזר בקיימים, עליו להגיע לכל מסמכי "תכנון בדיקות" בפרוייקטים השונים. לשם כך, עליו "לעלות ולרדת" בין העצים השונים (שאמנם נמצאים במבנה אחיד..) כדי להגיע לכל המסמכים הרלוונטיים. רוב המשתמשים לא יטרחו לבצע את העבודה, ויקחו דוגמא אחת ראשונה שתיקרה על דרכם, לאו דווקא זו המיטבית עבורם. ניהול מאפייני שיתוף לכל מסמך מאפשר הפעלת פעולה אחת של חיפוש, והגעה לכל המסמכים בו זמנית. הדבר נכון כאשר המסמכים נמצאים באותו תת עץ בעצים שונים (פרוייקט/שלב הבדיקות/שם מסמך), אך נכון לא פחות כאשר המאפיין אינו מקבל ביטוי בתת העץ שבו הוא ממוקם. לדוגמא: משתמש מבקש להגיע לכל המסמכים הקשורים לטכנולוגיה מסויימת, חוצת פרוייקטים. או: משתמש מבקש להגיע לכל מסמכי תוכנית שירות אצל כלל הלקוחות וכו'.
ג. קשר בין עצים ומאפיינים: עצים מייצגים מבנה היררכי המעיד על תכונותיו והקשרו של המסמך. כך גם המאפיינים הארגוניים. בשורה התחתונה, במקרים רבים, יש חפיפה לא מבוטלת בין תוכן המאפיינים והעצים. לא חפיפה מלאה, אך בהחלט משמעותית. ארגון המבקש לשתף מסמכים, מבקש להבטיח ניהול ממוכן של הקשר הזה. ניהול שיחסוך עבודה למשתמש (למה שיצהיר פעמיים על הקשרו של המסמך?), אך לא פחות, יחסוך סתירות שיכולות לנבוע מהעבודה הכפולה.
ד. מינימום שינוי הרגלי עבודה של המשתמש: אחת הסיבות המרכזיות לכשלון מערכות ניהול המסמכים הקלאסיות הנו ההכרח בשינוי הרגלי העבודה שלהם לצורך ביצוע פעולת השמירה (ולעיתים גם פעולת הגישה למסמך). הכלים המתקדמים פותרים זאת בכך שהם יוצרים ממשק מתוך ה- Office שמאפשר שמירה במקום המיועד. טוב אך לא תמיד מספיק. המשתמש רגיל לשמור את מסמכיו ברשת. יתר על כן, משתמשים רבים שומרים את מסמכיהם בסביבה אישית, בין אם בגלל תרבות ארגונית קיימת (העברה לאזור משותף משמעה מסמך שכבר מעובד ומאושר) ובין אם בגלל שעובדים עם מחשב נישא (laptop). יש לאפשר להם שמירה במקום הרגיל, תוך שימוש בכפתורים הרגילים. יש לאפשר להם תיוג המסמך (שמירה במיקום מומלץ ומתן המאפיינים המגדירים את הקשרו של המסמך) באופן שבו רגילים. יש לאפשר להם מינימום עבודה בעת התיוג:
1. קפיצת חלון התיוג כחלק מפעולת השמירה הרגילה ולא ככפתור נפרד המחייב "לזכור" כדי לשמור במשותף.
2. הצעה של רשימת ערכים לכל מאפיין (רשימת הלקוחות, רשימת הטכנולוגיות, רשימת הפרוייקטים ועוד). כך המשתמש נדרש לפחות התלבטויות ועבודת התיוג מהירה ואחידה (אין בעייה של איות שונה למשתמשים שונים).
3. הכרה של פרופיל המשתמש כדי לחסוך ממנו שיוך קבוע (למשל קישור ללקוח או פרוייקט מסויימים כברירת מחדל).
4. קשר קבוע בין מאפיינים. אם משתמש נמצא במחלקה מסויימת, רשימת הפרוייקטים אליה יכול לשייך מסמכים הנה מוגבלת ואין צורך שיראה את רשימת הפרוייקטים של כלל הארגון בעת השמירה. יתר על כן, אם משתמש ציין קודם שם פרוייקט, על המערכת להסיק מהי המחלקה אליו משוייך ולחסוך ממנו את התיוג הנ"ל.
5. קשר בין מאפיינים ועצים. כפי שכבר נאמר לעיל, אם משתמש תייג את המסמך (שייך אותו לערכי מאפיינים), יש להמליץ לו על עץ אחיד מתאים. אם אין לו עץ כזה (קורס הדרכה חדש שהוא בונה, לדוגמא) יש להקים לו את העץ המתאים ולעזור לו בו בזמן שהוא עוזר לשיתוף.
כל אלו מאפשרים שמירה פשוטה. זו בדרך כלל הבעיה. לאחזר כולם רוצים, רק לשמור מעט קשה להם.
כל פתרון לשיתוף מסמכים צריך לאפשר חיפוש בכלל הכוננים או בעצים מוגדרים, של מידע רצוי, תוך שימוש במאפייני השיתוף.
ועוד יתרון קטן לשמירה בסביבה הטבעית. גם מסמכים שנשמרו קודם המערכת, או מסמכים שנשמרו תוך עקיפתו (ותמיד יהיו כאלו), או מסמכים שהוזזו ממקומם, כולם ברי אחזור. אולי אחזור פחות מוצלח (שכן אין מאפיינים), אך בהחלט ניתן להגיע אליהם באותו ממשק חיפוש משותף.
נשמע כמו חלום הזוי? יתכן. אך הטכנולוגיה כבר מאפשרת זאת, וכל מה שצריך הוא לאמץ כלי קיים או לפתח אחד כזה לבד.
הוא שנאמר- ללכת בלי ולהרגיש עם.