כאמור ישנן מספר מסגרות שונות של תהליך ניהול ידע בהן למומחה תפקיד פעיל ומרכזי. בכל אחת ממסגרות אלו ישנה הגדרה פרטנית של תפקיד המומחהאך ניתן לקבוע את עיקרי התפקיד שהנם אחידים:
ידע חדשני:
• לימוד והעמקה של נושא הידע.
• התעדכנות בהתפתחויות החדשות בעולם ובארץ.
• היכרות עם טכנולוגיות/שיטות מתחרות כדי לבחון רלוונטיות התפיסות המיושמות בארגון.
• במידת הרלוונטיות: מודיעין עסקי על פעילות המתחרים בנושא.
שיתוף הידע:
• אחריות למאגר תוכן עשיר ועדכני של כלל התיעוד הקיים בנושא הידע.
• איסוף והזנת תכנים ועריכתם הראשונית באזורי התוכן הרלוונטיים.
• מענה על שאלות המגיעות מגורמים שונים בארגון; במקרה הצורךבירור המענה מול מקורות חיצוניים ו/או הפניה לבעלי ידע נוספים בארגון.
מימוש הידע:
• איתור צרכי ידע בקרב החברים ופיתוח מענה הולם להם.
• סינון ועיבוד ידע נלמד והפצתו בקרב גורמים רלוונטיים בארגון.
• השתתפות בועדות היגוי וצוותי חשיבה והמלצה ליישום הידע במקומות המתאימים.
• מתן הרצאות במפגשים הפרונטאליים וביחידות הארגוניות השונות.
יש לתת תשומת לב מספקת לתהליך בחירת המומחה ומינויו שהרי לא כל בעל מומחיות מתאים בפועל להתמנות כמומחה תוכן. בכל ארגון מומלץ להגדיר מראש פרופיל מקצועי שיהווה תנאי לבחירת המומחה.
ניתן להגדיר פרופיל תפקידי במספר רבדים:
רובד מקצועי תכונות כגון: יתרון מקצועי מוכח בתחוםגישה (או יכולת גישה) לאינטרנט ולמאגרי ידעאופק ארוך טווח בארגון וכד'.
רובד אישי תכונות כגון: סקרנות ללמוד ולהרחיב את הידענכונות לשתף אחרים בידע הקייםיכולת ארגון פריטי ידע מתועדיםיכולת לפנות זמן לריכוז נושא הידעראיה והבנה רוחבית של צורכי הארגון.
רובד ניהולי: בהתאם לדרישות הארגון.