הקדמה
את המשפט הבא וודאי כבר שמעת רבות: "בארגונים רבים (ובעיקר ארגונים עתירי ידע), קיימת בעיה לאפשר גישה קלה ופשוטה למידע הקיים במערכות המידע הארגוניות. בעיה זו מונעת ניצול יעיל ומירבי של המערכות שהוטמעו בארגון בהשקעה רבה". השאלה היא איך לאפשר גישה מהירה ופשוטה למידע, שאינה מחייבת "חינוך מחדש" של המשתמשים. הפתרונות הקיימים מספקים מענה לצרכים רבים, אבל מנקודת המבט של המשתמש, דורשים לימוד של ממשקים חדשים ופרדיגמות חדשות, אשר הוא אינו מורגל בהם, וכנראה יקשו עליו להשתמש בהם ביעילות.
דור חדש של פתרונות מאפשר למשתמש גישה אחידה ומיידית (בקליק אינטואיטיבי אחד) לאינפורמציה תמציתית ורלוונטית המצויה במערכות המידע הארגוניות השונות, וזאת מבלי לעזוב את היישום בו הם עובדים באותו רגע.
מהם פתרונות "קליק אחד"?
פתרונות "קליק אחד" מאפשרים גישה מיידית למגוון רחב של מקורות אינפורמציה, פנים-ארגוניים וחוץ-ארגוניים כאחד. ניתן להשתמש בהם למטרות רבות, החל מגישה לבסיסי נתונים ארגוניים (כגון מונחונים ארגוניים), וכלה בגישה לאינפורמציה קריטית ממערכות ה- ERP או ה- CRM הארגוניות.
קליק אחד של העכבר על מילה, מונח או מספר המופיע על המסך מעלה חלון קטן ובו מוצגים נתונים תמציתיים ורלוונטיים על המונח מתוך המערכות הארגוניות הרלוונטיות. במידה ויש צורך במידע נוסף, המשתמש יכול בקליק נוסף להגיע ישירות לתוך המיקום המדויק של מקור במידע במערכת הארגונית.
פעולת הזיהוי ואחזור האינפורמציה מתבצעת ללא צורך להגדיר מה הוא המונח המופיע על המסך, מאיזו מערכת מידע יש לשלוף את האינפורמציה, ומה יש להציג בחלון הנתונים. המשתמש מקבל ממשק אחיד, פשוט ואינטואיטיבי לכל מקורות המידע הארגוניים, וזמן הגישה לאינפורמציה ארגונית קריטית מתקצר באופן משמעותי.
כדי לאפשר אינטגרציה עם מערכות קיימות, פתרונות "קליק אחד" בד"כ כוללים כלים ועזרים המאפשרים לאנשי IT ליצור פתרונות המשלבים את ה-"קליק" עם מקורות מידע הקיימים בארגון, בצורה פשוטה ונוחה. תהליך ההטמעה הינו קצר ופשוט ולא מכניס את הארגון ל"פרוייקט אינטגרציה" נוסף.
מה ניתן לעשות עם פתרונות "קליק אחד"?
כיום, כבר קיימים בעולם מליוני משתמשים ואלפי ארגונים המשתמשים בפתרונות אלה כדי להגיע למידע בקלות וביעילות. היישום הפופולארי Babylon חשף את יתרונות הטכנולוגיה וזכה להצלחה עולמית. להלן מספר דוגמאות המייצגות את היתרונות המשמעותיים שארגון יכול להרוויח ע"י שימוש בפתרונות אלה:
· Front-end למערכות קריטיות – "אינטגרציה" עם המערכות התפעוליות הקיימות בארגון, כגון מערכות ERP או CRM, תאפשר למשתמשים גישה פשוטה ואחידה לנתונים, בכל יישום ובכל זמן, ותייעל את השימוש במערכות חשובות אלה, ע"י הפיכת הגישה לנתונים מתוכם קלה ומיידית. לדוגמא: לחיצה על מספר קטלוגי (serial number) המופיע בהתכתבות עם לקוח תפתח חלון עם מידע תמציתי לגבי הפריט הספציפי מתוך מערכת ה-ERP. לחיצה על שם הלקוח ששלח את המייל תביא את פרטיו והתנועות הקודמות שלו – מתוך מערכת ה- CRM. כל זאת, ללא הצורך לעזוב את המייל המדובר. אחד המאפיינים החשובים של פתרונות "קליק אחד" הוא שהם זמינים גם ב-Online וגם ב- Offline – כלומר גם משתמשים ניידים שאינם מחוברים באופן קבוע לרשת הארגונית, יכולים לגשת לאינפורמציה הארגונית.
· מילון מונחים ארגוני – בכל ארגון קיימים מונחים, קיצורים ראשי תיבות ומושגים כלליים אשר קשורים לסביבה הארגונית, לתחום העיסוק של החברה או פשוט מונחים שהומצאו בארגון. "קליק אחד" נותן לכל המשתמשים בארגון גישה מיידית וקלה למונחונים הארגוניים, ומשפר את רמת ההבנה של תכתובות פנימיות וחיצוניות, וע"י כך משפר את תהליכי זרימת המידע בתוך הארגון. שימוש קלאסי למונחונים ארגוניים נעשה בארגונים הנדרשים להכשיר צוותים חדשים (מהנדסים, אנשי תמיכה, אנשי מכירות וכיוב') באופן סדיר. אותם ארגונים יכולים לייעל את זרימת המידע ותהליך ההכשרה של אותם צוותים – ע"י יצירת מילונים ארגוניים מסוג זה. יש לציין כי בנוסף למילונים שכל ארגון מקים לעצמו, קיימים כבר בשוק מילונים מקצועיים מוכנים המכסים אלפי מונחים בתחומים שונים כגון הנדסה, טכנולוגיה, כלכלה, תיירות, ועוד.
· מילון HR – ספר הטלפונים הארגוני: אינפורמציה לגבי העובדים בארגון, כולל טלפונים, מיילים, תמונותיהם, הממונים עליהם וכיוב' זמינה למשתמש בלחיצת כפתור אחת על שם העובד.
מה הופך את טכנולוגיית "קליק אחד" לייחודית?
הפעלה בקליק אחד
כמובן שהיתרון הראשון והבולט ביותר הוא בהפעלה הפשוטה, ע"י לחיצה אחת על כפתור העכבר, אשר משתמשים מייד אוהבים לאמץ. לחיצה אחת מספקת מגוון רחב של אינפורמציה שקשה או בלתי אפשרי להשיג בדרך אחרת. למשל: איש מכירות העובר על המיילים שלו, נתקל במספר פריט שהלקוח שלו מבקש לרכוש. לחיצה עם כפתור העכבר על מספר הפריט, ומייד מופיע חלון עם האינפורמציה המדוייקת לגבי הפריט ומצבו במלאי, מתוך מילון ה- ERP. איש המכירות יכול להמשיך בעבודתו, וחלון המידע ייעלם מעצמו לאחר זמן קצר.
מהירות תגובה מיידית
כדי לספק למשתמש את התגובה הנכונה ללחיצה על העכבר, פתרונות אלה תוכננו במיוחד כדי לוודא שלכל שאילתה תינתן תשובה מיידית. בעזרת טכנולוגיות מיפתוח מתוחכמות, בשילוב עם בסיס נתונים מבוזר, ניתן להבטיח שאפילו שאילתות כנגד בסיסי נתונים גדולים במיוחד, או שאילתות Online על פני האינטרנט, ייענו במהירות הבזק. כאשר משתמשים מבינים שבעזרת קליק אחד, האינפורמציה נמצאת שבריר שניה מהם, הם מתחילים להשתמש ב- "קליק" עוד ועוד, ומשפרים/מיעלים את תהליכי קבלת ההחלטות בארגון.
תוצאות תמציתיות ומדוייקות
כדי לא להעמיס את המשתמשים במידע מיותר, פתרונות "קליק אחד" מספקים תוצאות תמציתיות ומדוייקות, ומציגים רק את האינפורמציה החשובה בכל מצב. אחת הבעיות שמנהלי IT מתמודדים איתן כיום היא עודף אינפורמציה. כמות המידע הזמינה בתוך ארגון גדלה משנה לשנה, ופתרונות קיימים של איחזור מידע מספקים מגוון מבלבל ומסובך של אופציות עבור כל פיסת מידע שמנסים לאחזר. ע"י שימוש בממשק משתמש טבעי, פשוט, מינימליסטי, וממוקד לנתונים הנדרשים, אפילו משתמשים המתקשים למצוא נתונים בעזרת כלים ארגוניים אחרים, מאמצים את השימוש בפתרונות "קליק אחד".
זמינות בכל עת
פתרונות "קליק אחד" תמיד זמינים ותמיד פעילים, ויחד עם זאת, לעולם אינם מפריעים לפעולה הרגילה של המשתמש. הם פועלים מעל כל יישומי חלונות, כאשר לחיצה פשוטה על כפתור העכבר על כל טקסט שהוא מעלה את האינפורמציה המבוקשת בחלון קטן ולא מפריע. ה "קליק" הופך לחלק בלתי נפרד מסביבת העבודה, מבלי להתחרות ביישומים אחרים על תשומת הלב של המשתמש, ומבלי להפריע למהלך העבודה השוטפת.
עבודה גם Online וגם Offline (תמיכה במשתמשים ניידים)
כדי להבטיח שה "קליק" יהיה זמין תמיד (ולא רק בתוך הרשת הארגונית), פתרונות "קליק אחד" מיישמים מנוע בסיס נתונים מבוזר, המאפשר גישה שקופה לאינפורמציה בסביבות Online ובסביבות Offline. משתמשים ומנהלי IT כאחד, אינם צריכים להתמודד עם בעיית הפצת הנתונים למשתמשים ניידים, אשר אינם מחוברים באופן קבוע לרשת הארגונית, והפצת ועדכון הנתונים נעשית באופן אוטומטי לחלוטין.