מה היה...
במשך כ-7 חודשים הייתי בחופשת לידה. כשבועיים לפני הלידה, ידעתי שעליי לסיים את כל הפרויקטים והמשימות שעבדתי עליהם ולהשאיר "שולחן נקי". דאגתי להכשיר את העובדת החדשה בצורה הטובה ביותר על מנת שהיא תוכל לבצע את המשימות שלי במקומי.
כשבועיים לפני החזרה לעבודה התחלתי לחשוב בעיקר איך תהייה ההרגשה לחזור והאם אצליח לאזן בין הבית לעבודה. רק בדיעבד הבנתי כי היה עליי לחשוב גם על: איך חוזרים לעבודה - מה אעשה בימים הראשונים והאם קיים תהליך מוכן לחזרה לשגרה.
להפתעתי לא היה קיים תהליך מסודר כלל. עובדה זו גרמה לי לחשוב כי למרות שביצענו הכנה ליציאה לחופשת לידה שכללה חפיפה וסגירת כל הפרויקטים והמטלות הפתוחות, לא חשבו קדימה ליום שבו אחזור ולא הכינו חפיפה מסודרת לתהליך שכזה. בעקבות חוסר התכנון, הרגשתי בימים הראשונים חוסר יעילות מאחר ולא היה לי סדר יום ברור ומובנה עליו אוכל להישען. החזרה שלי לעבודה הייתה מאוד מסורבלת, הן מבחינה טכנית והן מבחינה רגשית ומקצועית.
אנו יודעים כי כל ארגון ממשיך וצובר ידע לאורך הזמן, במיוחד אם מדובר בכמעט 7 חודשים.
פרויקטים חדשים נכנסו ללוח הזמנים ועקב כך גם רכיבים חדשים התווספו במערכת. סגנון העבודה במחלקת הדיגיטל בה אני עובדת בנוי על לבנים של ידע, לכן אם לא אדע ואתעדכן אודות מה שפספסתי יהיה לי קשה מאוד להתקדם הלאה ולבצע את העבודה שלי במלואה. ומאחר ולא קיבלתי הדרכה/חפיפה מתאימה, הרגשתי חוסר אונים ולא ידעתי כיצד להתחיל לאסוף את הידע ולצמצם פערים.
ביום השני לחזרתי שוחחתי על הנושא עם המנהלת הישירה שלי והיא אכן נדהמה לגלות כי לא קיימת תוכנית סדורה בחברה/במחלקה לחזרה לשגרה. הצעתי שיכינו עבורי רשימה ובה יהיו הנושאים/הפרויקטים שפספסתי וכך אוכל להתעדכן בידע שנצבר מאז עזיבתי. בנוסף, הרגשתי צורך לרענן את הזיכרון בעזרת עבודה שכבר הכרתי מהעבר על מנת שאוכל להחזיר לעצמי את המיומנויות והכישורים שרכשתי, וגם לדאוג לכך שתהליכי העבודה שלי יהיו יעילים, אפקטיביים וטובים כמו שהיו לפני עזיבתי.
כיום...
כעת, כחודשיים לאחר חזרתי, אני מסיקה כי שימור הידע וארגונו הינם תהליכים אשר תורמים הן לעובדים הקיימים והן לעובדים חדשים/חוזרים. שימור הידע עוזר לסדר וארגון ומאפשר המשכיות ושיפור מתמיד במיומנויות העובד. כמו כן, ארגון הידע בארגון מאפשר חיפוש ושליפה מהירה וכתוצאה מכך פוטנציאל ביצוע העבודה יגדל ויוביל לאפקטיביות ויעילות גבוהות יותר. לדעתי חשוב שיהיה קיים 'נוהל חזרה לשגרה' בכל מקום עבודה. מסמך/תיקייה שירכזו את כל הידע שהצטבר בארגון לפי תאריכים וכך, כל אחד יוכל להתעדכן בידע שפספס ולצמצם פערים עד לסגירתם המלאה.
אני מאוד מתחברת למודל בנייה ושימוש בידע של Wiig אשר מחלק את הידע לשלושה חלקים: ידע ציבורי, ניסיון משותף וידע אישי. ניתן להקביל את חזרתה של אישה מחופשת לידה לכניסה לתפקיד חדש. הרבה השתנה, התחדש, התחלף, ולכן יש צורך לעשות סדר מחדש בידע הארגוני עבור העובדת או העובד שלא נכחו במקום העבודה למשך זמן רב. על פי Wiig הידע האישי הוא זה שהכי קשה לשלוט בו ולארגן אותו כי הוא נמצא אצל העובד. לכן, חשוב מאוד ליצור ידע ציבורי אשר יהווה ארגז כלים עבור העובד והוא יוכל לעשות בו שימוש בכל עת.
בסופו של דבר ארגון שיודע לנהל את הידע שלו בצורה טובה, והאנשים הנמצאים בו שולטים בידע ויודעים להעביר אותו בצורה מהירה, פשוטה וקלה, הן לעובד חדש והן לעובד חוזר, כך הפנמת הידע תתרחש מהר יותר והיא זו שתעזור ליצור סביבת עבודה אינטואיטיבית ויעילה הן לארגון והן לעובד1.
להלן מספר טיפים אשר יכולים לעזור לעובד שיוצא לחופשה:
לפני היציאה לחופשה:
- פרויקטים ומשימות – כדאי לוודא כי הפרויקטים או המשימות שלכם הושלמו או שהן מטופלות על ידי אדם אחר בארגון. חשוב לדאוג כי אכן השלמנו את כל המחויבויות שלנו לפני היציאה לחופשה מתוכננת על מנת לאפשר מהלך עבודה תקין בארגון/במחלקה בזמן שאנו לא נמצאים.
- ציוד טכני – כדאי לבדוק עם הגורמים הרלוונטיים האם יש צורך בפעולות מיוחדות עבור הציוד הטכני שברשותכם – מחשב, טלפון וכו'. לדוגמא, מחשבים מצריכים הדלקה וכיבוי תקופתי, דבר העשוי להשפיע על תפקודם במידה והם לא מבוצעים כהלכה.
- ליידע אודות החופשה - לדאוג להודעה אוטומטית בתיבת הדואר האלקטרוני – ליידע אודות החופשה, מהי התקופה בה תעדרו ממקום העבודה ומיהו העובד.ת אשר יחליפו אתכם ואיתם יהיה אפשר ליצור קשר במידת הצורך.
- יצירת רשימה משוערת לחזרה – ניתן ליצור רשימה שתכיל את המשימות/הפרויקטים שיהיה עליכם לטפל לכשתחזרו. רשימה זו תעזור לכם להיכנס לשגרה בצורה נכונה ורגועה.
בחזרה מהחופשה:
- הכנת רשימה – הכינו רשימה אודות פרויקטים/נושאים חדשים שהיו בזמן שלא הייתם. רשימה זו תאפשר לכם להיכנס לשגרה בצורה נכונה מאחר ותדעו מה עליכם לעשות על מנת לצמצם את הפערים.
- סדר יום – ייצרו לכם סדר יום לשבוע הראשון. פעולה זו תעזור לכם קודם כל להיות רגועים ובכך תוכלו להפיק את המיטב מהיכולות שלכם. סדר היום עוזר לנו לריכוז, מוריד את סף החרדה, מפחית את גורם ההפתעה ומאפשר לנו לעבוד בצורה נעימה ומודעת אודות המשימות שעלינו לבצע.
- לרענן את הזיכרון – במידה ומדובר בחופשה ארוכה, מומלץ להביט על פרויקטים או משימות שהיו בעבר ובעזרתם לרענן את זיכרונכם. פעולה זו עוזרת לנו להחזיר לעצמנו את המיומנויות שלנו ולאפשר לנו לעבוד נכון וטוב כפי שהיינו רגילים קודם לכן.
- חזרה מח. לידה – מומלץ לשוחח עם המנהל.ת הישיר.ה כשבוע לפני החזרה על מנת לקבוע לו"ז מתאים לחזרה נכונה ורגועה. פעולה זו תאפשר חזרה רגועה ומתונה לשגרה.
מקורות:
1 ניהול ידע, 2005. http://km2015az.blogspot.com/2015/03/wiig.html. הורד בתאריך 2.6.2022.