ניהול ידע בדומה לכל תהליך ארגוני, מתחיל ונגמר באנשים, העובדים הם אלו שאוצרים את הידע בין אם הוא סמוי ובין אם גלוי, הם אלו שיקבעו בסופו של דבר את היקף ואיכות התכנים שיתרמו לטובת הכלל. מכיוון שכך ישנם מספר אתגרים שיכולים להוות גורם מעכב בתהליכי ניהול הידע: אי שיתוף פעולה, ציניות וחשדנות, חוסר מוטיבציה וחוסר עניין.
להתמודדות עם אתגרים אלו נציע את עקרון האקטיבציה לפיו האדם הופך מפסיבי (שומע מאזין) לשותף אקטיבי (משתתף, תורם, אחראי, מחויב, מביע דעה). עקרון חשוב זה, הנכון גם לתחומי חיים רבים נוספים, שימושי מאד בפרוייקט ניהול הידע. הוא מסייע להגברת שיתוף הפעולה, רמת המחויבות ומידת העניין של הפרט ומכאן להגברת סיכויי הצלחת התהליך. האקטיבציה יכולה וצריכה להתקיים בכל אחד משלבי ניהול הידע בארגון- החל משלב האפיון, הרצאות מבוא בניהול ידע, הגדרת צרכים, וכלה בשלבים מאוחרים יותר –הפקת לקחים, פעילות פרונטאלית תומכת לקהילה וירטואלית ועוד.
מספר דוגמאות ליצירת אקטיבציה בטווח המידי:
1. בהעברת הרצאות מבוא לניהול ידע לקבוצות מקצועיות או רוחביות (למשל מפגש התנעה למומחי תוכן) חשוב ליצור שיתוף של המאזינים בהזדמנויות רבות ככל הניתן; למשל; כאשר מוזכרים החששות הנפוצים מניהול ידע –נושא שנוגע ישירות לכל אחד מן המשתתפים, ניתן להעביר את הנושא כשאלת דיון המופנית למאזינים. בצורה זו המאזינים ינסו לחשוב כל אחד על עצמו, למה הוא חושש מניהול ידע, מה היה מעכב אותו מלשתף בידע. לאחר איסוף הדעות ניתן להציג סקר עמדות מפתיע שנערך ע"י KPMG ומראה כי בניגוד למה שנהוג לחשוב סיבה מספר אחת לאי שיתוף ידע היא חוסר זמן וכי החשש מאובדן עוצמה כי "עוצמה היא ידע" הנה גורם, אך גורם הנמצא במקום השביעי.
2. כאשר נערך איסוף תכנים מחברי קהילה לשם יצירת ספריית תיעוד משותפת, מומלץ להתחיל עם צפייה בחומרים שנתרמו ע"י חברי הקהילה האחרים ולהפנות לאותו חבר את השאלה: "מה אתה כחבר הקהילה היית שמח לראות במאגר?". פעילות זו של חשיבה והפעלה מיידית מורידה מגננות, מחברת את התהליך לתועלת המיידית של אותו חבר ומגבירה שיתוף פעולה. בשלב הבא ניתן למפות את החומרים הקיימים אצל אותו חבר קהילה ולערוך רשימה שלהם. בסוף הפגישה, במקום לקבוע מועד לשליחת החומרים ניתן לבקש מחבר הקהילה להגדיר בעצמו את תאריך היעד לשליחת כל החומרים שאסף בהתאם לרשימה. פנייה זו, יוצרת מחויבות מלאה לתאריך שנקבע ומעניקה הרגשה טובה של שותפות והתאמה ללוח הזמנים של אותו חבר קהילה. ועוד קוריוז קטן, לצערנו לעיתים שאלה זו היא שמבדילה בין שליחה או אי שליחה של החומרים. אז תמיד כדאי להעניק את ההזדמנות…
3. בשלבים מאוחרים יותר של תהליך ניהול הידע, כאשר מתנהל דיון פרונטאלי בנושא מוגדר, למשל כאשר צוות ניהול הידע מעוניין לקבל משוב מצד המשתתפים על הפתרון שאופיין, התאמתו ומידת השימוש בו. ניתן לערוך אקטיבציה ע"י דיון הכולל את כל הקבוצה המקצועית אשר במהלכו כל משתתף מתבקש להביע את דעתו. פעילות נחמדה לעריכת דיון כזה יכולה להיות משחק של "קוץ ופרח" אנו מבקשים מכל משתתף לתת "קוץ" כלומר להגיד משהו שלילי אחד ו"פרח" דבר חיובי אחד על הפתרון שאופיין, על התהליך, או על הכלי הטכנולוגי. הדבר מכריח את המשתתפים לחשוב על התמונה השלמה על החיובי כמו גם על השלילי, להיות פעילים ומכאן גם שותפים ולייצר דיון פורה.
4. הזכרנו לא פעם כי מה שהופך את מאגר התובנות למאגר איכותי הוא מידת ההסכמה שיש לגבי התובנות המפורטות בו ויכולת הכללתן למקרים דומים נוספים. ע"מ להנחיל את השימוש במאגר התובנות חשוב לשתף בצורה מרבית את צרכניו העתידיים. כך ניתן למשל לערוך דיון לגבי תובנות חדשות שנכנסו למאגר ולהעלות את השאלה המתבקשת מאליה: "האם כולם מסכימים? " במידה ולא, ניתן לדון בתיקונים שיכולים להפוך את התובנה לתובנה מוסכמת. מה ניתן להוסיף/להשמיט ממנה על מנת שתהפוך לנכונה?, בשלב הבא ניתן לשאול את השותפים בדיון באילו מקרים דומים נוספים ניתן להשתמש בתובנה ולנסות ביחד לבצע את תהליך ההכללה. הניסיון שלנו מוכיח כי דיונים מסוג זה הם בראש ובראשונה מעניינים ומאתגרים ומניבים תוצאות יפות, אך מעבר לכך השותפות של אותה קבוצה מקצועית בתהליך משלב מוקדם מאד, מורידה את רמת הציניות, תורמת לפיתוח החשיבה ולהכרת הפרקטיקה של הפקת תובנות והכללתן וכן יוצרת מחויבות רבה יותר לפעול בהנחייתן.
דוגמאות ליצירת אקטיבציה בטווח הארוך (תהליך העצמה):
כשאנו מדברים על אקטיבציה ארוכת טווח אנו מדברים למעשה על תהליך העצמה באמצעותו אנו מעצימים את יכולות העובד ואת אמונתו והכרתו ביכולותיו אלו.
בכל פעילות ניהול ידע חשוב לזהות מספר נציגים המעוניינים לקחת חלק פעיל יותר בתהליך וליצור מולם ואיתם תהליך של העצמה.
הדוגמא הקלאסית לכך היא מומחי תוכן. לאחר שנבחרו מומלץ לבנות עמם במסגרת סדנה ייעודית את תפיסת התפקיד והמשמעויות הנגזרות ממנו. רצוי כמובן שתהליך הכניסה לתפקיד יהיה מדורג ויאפשר פיתוח והבנה מעמיקים של הכישורים הנדרשים וציפיות התפקיד. במהלך הזמן נעבוד על פיתוח כישורי העובד והגברת הציפיות בהתאם להתפתחות המקצועית. כך למשל בתחילת הדרך נצפה ממומחה התוכן להכניס תכנים לאזורי תוכן רלוונטיים, בהמשך לדעת לזהות צרכי ופערי ידע ולמצוא להם מענה, לאחר מכן לפתח ולהגביר רמת הידע בתכנים הקיימים ולבסוף המומחה ממצב עצמו כיועץ שניתן וכדאי לפנות אליו בשאלות מקצועיות.
אלו רק מספר מצומצם של דוגמאות, אך כמובן שעקרון האקטיבציה צריך לעמוד לנגד עינינו בכל פעילות ואין סוף לדרכים ליישומו.