שכחה ארגונית היא אובדן לא רצוי של ידע ארגוני. לדוגמה, ידע אודות אסטרטגיה שהובילה להצלחה, תהליכי עבודה שביססו פרויקט או אפשרו המשכיות, עקרונות חשיבה, שיקולים מקצועיים, חוקים ונהלים, מאפייני תרבות ארגונית, קשרים ויחסים מקצועיים בין אנשים ובין צוותים ועוד.
שכחה ארגונית עשויה לתרום לחדשנות, ליצירתיות ולתהליכי שינוי, אך עלולה לגרום לאובדן ידע קריטי ולפגוע ביכולת הארגון למנף הצלחות וללמוד מטעויות.
ד"ר אלי מירון מציע 2 אבחנות לידע ארגוני, לפי:
- מהות הידע
- ידע הצהרתי (Know What) – ידע מפורש לדוגמה: עובדות, מושגים.
- ידע תהליכי (Know How) – ידע פרקטי המהווה בסיס לפעולה, לדוגמה: מיומנות תפעול מכונה, אופן הטיפול בתקלות ובמקרים חריגים.
- מקום הימצאות הידע
- ידע סמוי - לרוב אינו מתועד ונמצא אצל אנשים, מומחי ידע בתחום מקצועי, בעלי ותק וניסיון.
- ידע גלוי – מתועד במסמכים ובמאגרי המידע של הארגון.
תהליך שימור ידע מומחים מאפשר גילוי ותיעוד ידע המתייחס לדוגמה, לתהליכי חשיבה ועבודה, שאלות שיש לשאול במהלך חיי פרויקט או במצבים מיוחדים, שיקולים מקצועיים טרם קבלת החלטות, אופן פתרון בעיות וכיו"ב.
ידע זה הוא המפתח להצלחות מקצועיות ואמור לשמש את אנשי הארגון בהתמודדות עם מצבים דומים.
תהליך השימור הוא תהליך חיוני ומורכב. מורכבותו נובעת מהסיבות הבאות:
- קושי בהגדרת צרכי הידע.
- קושי במיפוי תחומי מומחיות וייחודיות הידע של מומחים מקצועיים.
- קושי בחילוץ הידע.
- תיעוד מסורבל המתמקד בטריוויאלי ובמוכר.
- תיעוד לא נגיש.
- אי הכרה בחשיבות הידע ומכאן סיכון לאי שימוש.
התמקדות בשימור ידע קריטי
ישנן מספר הגדרות לידע קריטי, בהן:
- "ידע יישומי המאפשר את הצלחת המשימה, מעודד חשיבה יצירתית, ומגדיר את השאלות שיש לשאול בשלבי הפרויקט השונים". (מנהל הידע של נאס"א)
- "ידע שאובדנו מהווה איום פנים ארגוני על היבטי בטיחות ומהימנות תפעולית של מתקני גרעין" (הוועדה הבינלאומית לאנרגיה אטומית)
- "ידע סמוי בעל ערך המהווה יתרון תחרותי לארגון, רלוונטי לאורך זמן ומצדיק את שימורו ותיעודו" (Mercy Harper).
- "יכולת ביצועית בעלת השפעה משמעותית על הידע הארגוני.
- זיהוי ידע קריטי מסייע לארגון לפתח ולתעדף את הדרישות למערכת ניהול ידע.
- ידע קריטי משתנה בין תעשיות, סקטורים וסוגי ארגונים.
- ידע קריטי עשוי להיות בכל פורמט, כולל תובנות של אנשים בארגון, אופן ביצוע משימות Know-how, וידע מקודד". (ISO30401:2022, 1 Amendment).
בתהליך שימור ידע מומחים כדאי להתמקד בשימור ידע הנמצא דווקא ב"קצוות הפעמון".
ד"ר מוריה לוי מציעה להתמקד בהיבטים הבאים:
- תהליכי עבודה שאינם שכיחים
- אסטרטגיות פעולה
- החלטות ומניעיהן
- פתרון בעיות
- גילויים
- שינויים והתפתחויות
- אבני דרך
- החלפות תפקיד.
תהליך שימור ידע מומחים עשוי לשמש כלי לגילוי המפתח להצלחות, אם יתבצע בזמן, יתמקד בידע החשוב, יבוצע באמצעות מתודולוגית שימור סדורה, ויתועד באופן יעיל. תהליך זה עשוי לתרום גם לגילוי המפתח לכישלונות, ובכך לשמש כלי להפקת תובנות ולקחים.
מקורות המידע:
שכחה ארגונית
A yardstick for critical knowledge for business resilience, Dr. Eli Miron
שימור ידע בשוטף, ד"ר מוריה לוי
ISO30401:2022