כללי:

בין התאריכים 13-16/10/03 התקיים בסנטה קלרה, קליפורניה, כנס ניהול הידע הבולט בעולם – Kmworld & Intranets. גם השנה, כמו בשנתיים הקודמות, ניתן היה ללמוד לא מעט דברים חשובים.

עיקרי הנושאים

·        חשיבות ניהול הידע – מלבד ההתייחסות המובנת לחלוטין של המרצים הרבים לתרומה הפוטנציאלית של ניהול הידע בארגוניהם, רצוי לשים לב לשני מסרים עקיפים – האחד – מידת ההשקעה בנושא של גופים מסחריים, מחקריים וביטחוניים מובילים בנושא (דבר שבא לידי ביטוי בהיקף כה"א המעורב בפעילויות), והשני – הנוכחות של סמנכ"ל מיקרוסופט האחראי על היישומים העיקריים שלה (outlook, office ןעוד..) שמצא לנכון להגיע לכנס, ולהבהיר שמיקרוסופט רואה בנושא ניהול הידע שוק צומח ומשמעותי עבורה.

·        הטמעת פתרונות ניהול ידע – נושא היישום וההטמעה חתך את כל הנושאים שטופלו (פורטלים ארגוניים, קהילות ידע, טקסונומיה, ....), וניתנו טיפים רבים וחשובים לשיפור סיכויי ההטמעה.

·        פורטלים ארגוניים – הדגש השנה עבר מהסברים כלליים על פורטלים, להיבטים של מימוש והטמעה. עפ"י רוח הדברים, מרבית הארגונים שהציגו נמצאים כבר בשלבים מתקדמים ביישום הפורטלים, וניתן היה לקבל טיפים לא מעטים לגבי עשה ואל תעשה ביישום והטמעה של פורטלים. המסר הסמוי הוא שכבר לא נכון להמשיך ולשבת על הגדר. הצורך בפורטל כתשתית מארגנת צץ בהרצאות רבות.

·        פתרונות ניהול תכנים – נושא ניהול התכנים  הולך ותופס מקום נכבד בכנס, והשנה הוקדש לו מסלול נפרד לגמרי. 

·        קהילות ידע – נושא הקהילות מוטמע חזק מאד בהרבה מאד ארגונים, והדיונים בנושא הפסיקו להתמקד ב "למה קהילות" ו "מה זה קהילות", ועברו להתמקד ב"איך מקימים ואיך מנהלים קהילות". מספר הרצאות וסדנא בנושא זה היו מעניינים מאד. אנחנו הולכים בכיוון הנכון, אך יש לא מעט ארגונים שעדיין מקדימים אותנו.

·        אסטרטגיה וארכיטקטורה – חזר שוב ושוב הדגש על כך שתהליך ניהול ידע כולל מגוון רב מאד של פעילויות, שגישת ה best of breed היא הגישה המומלצת והוזכרו, ע"י יותר מגורם אחד, מודלים המזכירים את "מודל השכבות"– פתרונות תשתיתיים בבסיס, ומעליהם אפליקציות web יות גמישות. מרצים רבים הדגישו שלא מדובר במערכת מונוליטית.

·        מדיניות משוב ותגמולים – הנושא עלה במגוון גדול של הרצאות. מדובר הן על הצורך בהכרה של הקהילה ושל הארגון, והן בצורך לתגמול כספי.

·        ROI – התקיימו מספר דיונים, והיו התייחסויות גם בפאנל הבכירים וגם ב keynotes. הגישה המובילה היום שיוצגה ע"יHubert St. Onge,  מהמובילים בעולם בניהול הידע, וע"י מנהלת ההון האנושי של SAP היא שלא נכון לנסות למדוד                     ROI לניהול הידע, וזה אפילו מסוכן ועלול להסיט את הפעילות לשוליים אותם ניתן למדוד (פירוט בהמשך).

·        חיפוש פדרטיבי – בעוד בשנה שעברה הוצגו שני כלים כאלו, והנושא הוזכר מספר פעמים, הרי שהשנה היו כבר חמישה מוצרים כאלו, בתערוכה ובהרצאות, וכמעט כל התייחסות לחיפוש כללה התייחסות מפורשת לחיפוש פדרטיבי.

·        טקסונומיה - הצורך ביצירת שפה ארגונית אחידה צף חזק מאד מעל פני השטח, והוצגו מספר דוגמאות (בפרט ב IBM ו NASA) שיש הרבה מה ללמוד מהם. ניתנו דוגמאות קונקרטיות למימוש טקסונומיה ב NASA וב IBM, כולל white paper של נאס"א. קיים סטנדרט הנקרא Dublin Core, ואשר הוזכר ע"י רבים מהמשתמשים כסטנדרט הבסיסי ל Metadata של המסמכים. רבים ציינו שאימצו אותו, עם זאת – הוסיפו על בסיסו מספר שדות נוספים ( כך למשל – ממשלת בריטניה). הוצגה בפירוט שיטה למיפוי ידע עבור קהילות ידע. ישנה גם מצגת בנדון.

מסרים עיקריים שהועברו בכנס

·        נושא ניהול הידע חשוב ותופס תאוצה.

·        ההטמעה הפכה להיות הנושא המרכזי. ניתנו טיפים לטובת הטמעה מוצלחת וצוין שלעתים נדרשות החלטות מנהל כדי לקדם אותה.

·        ארגונים רבים נמצאים בשלב של יישום פורטלים שמהווים תשתית לכל הפתרונות.

·        נושא ניהול התכנים נכנס למרכז הבמה.

·        קהילות ידע הם מנוע עיקרי לשיפור יכולות, ותורמות לחדשנות ולגיבוש החברה.

·        הגישה של מגוון פעילויות ומגוון תשתיות בתפיסת best of breed  היא המובילה, ו"מודל השכבות" הוא המודל המועדף במספר ארגונים (כולל מיקרוסופט).

·        לא ניתן למדוד באמת ROI והניסיון למדוד עלול להיות מסוכן לארגון (התמקדות במה שניתן למדוד).

·        טקסונומיה אחידה היא תנאי חשוב לשיפור היכולת לאחזר מידע ברמת הארגון, הן בניווט והן בחיפוש. יש ארגונים שהתקדמו מאד בנושא זה.

·        חשוב מאד לאסוף סיפורי הצלחה.

הודגש הצורך לבצע תהליכים של מיפוי ידע.

תקציר/ סיכום הרצאות- סיכום בחתך נושאים

הטמעה

·        הרבה הרצאות וסדנאות עסקו בנושא ההטמעה. חלק מהטיפים מוצעים להלן:

o       פתרונות מהירים יוצרים אמון אצל אנשים. אם משהו קטן עובד והם מרוצים ממנו, הם מאמינים בכך שתתן עוד פתרונות טובים.

o       לעתים נדרשת החלטת מנהל לעבוד על פי סטנדרטים, כלים ותהליכים מוסכמים, כדי למנוע המצאות גלגל, חזרה על טעויות, וכו'...

פורטל ארגוני

·        בהרצאה מעניינת שהוקדשה כולה לעצות לגבי יישום של פורטלים ארגוניים (ע"י Cindy Ross Peterssen מחברת Adeo Communications, המתמחים, בין השאר, ביישום פורטלים) הודגשו הנקודות הבאות:

o       יש בעיות במערכות הארגוניות הגדולות (דוגמת ה ERP). הן מצליחות לשלב מערכות, אך אינן מצליחות לשלב אנשים – המידע אינו נגיש בקלות, המערכות אינן גמישות, ויש קשיים גדולים בהטמעה. פונקציונליות גנרית ניתנת בקלות, אבל פונקציונליות ספציפית קשה מאד ויקרה להשגה. המערכות מאד (מדי?) מורכבות.

o       בסיטואציה זו – תפקיד הפורטל הוא לאפשר נגישות נוחה לתכנים, שיתוף ידע בקבוצות, וגישה נוחה לאפליקציות, כל זאת תוך מתן פרסונליזציה וקסטומיזציה טובה למשתמשים.

o       חמשת המאפיינים של פורטלים: access integration, aggregation, application integration, collaboration ו relevance כלומר – גישה נוחה למידע (ארגון שירותי הידע, ופתרונות ניהול תוכן), יכולת להגיע לכל מידע בכל מערכת שהיא (חיפוש, ניווט כלל ארגוני), ממשק נוח למערכות ה legacy, שיתוף ידע בקהילה או קבוצה, פרסונליזציה וקסטומיזציה.

o       כשמפתחים פורטל צריך: להגדיר מודל ניהול (ריכוז/ביזור), לקבל תמיכת הנהלה ומחויבות של הארגון, לוודא תהיה לו יכולת גדילה, להגדיר סטנדרטים, ולוודא קישוריות.

o       תהליך העבודה המומלץ: זיהוי "הכאבים", זיהוי מאפייני הפורטל שבעדיפות, בחירת פתרונות קלים למימוש שיתמכו בהאצת הגדילה, ופיתוח איטרטיבי להשגת תוצאות מהירות.

o       בעקרון – הודגש שהפורטל הוא תשתית מארגנת של פתרונות, כמו שפתרונות ניהול תכנים הם תשתית מארגנת של תכנים

o       חשוב לאפשר בפורטל תשתית שמיידעת את המשתמש על הוספת תכנים ופונקציונליות חדשה.

o       כלל אצבע טוב הוא שבממוצע משתמש יגיע תוך 3 "קליקים" לחומר שהוא מחפש. כדאי לנקוט בשיטה "רחבה" על פני שיטה "מעמיקה" כלומר שהקישורים בפורטל לא יהיו "עמוקים" מדי.

o       פורטל אמור להוות היום במובנים רבים תחליף לתפיסת ה EIS (מערכות מידעה למנהלים) שרווחה בעבר.

o       הפורטל אמור להיבנות בתפיסת שירותים ומידע ולא במבנה של יחידות אירגוניות.

o       בארגונים הולכת ורווחת הגישה של ניהול מרכזי של הידע והמידע בארגון (על פני ניהול מבוזר שרווח בשנות ה 90 של במאה הקודמת).

·        במפקדת הכוחות המשותפים של ארה"ב נכנסים עכשיו לפורטל ארגוני, בשל הצורך בתשתית אחידה לניהול התכנים וזרימת המידע

ניהול תכנים

·        הרצאת מבוא מצוינת של Bob Boiko:

o       דגש חזק על כך שניהול תכנים אינו מטרה, אלא אמצעי להשגת משהו אחר בארגון, ולכן מלבד הקליקה העוסקת בניהול הידע עדיף לא להשתמש במונח הזה – הארגון רוצה לטפל בנושא הלקחים שלו, או מעוניין בגישה נוחה לחוזים או להצעות המחיר, וכו'.. העובדה שהפתרון יינתן בשיטות של ניהול תכנים אינה מעניינת את הארגון.

o       תהליך הקמה של פתרון מכיל את השלבים הבאים:

§         זיהוי צרכים עסקיים אמיתיים, בצורה מוגדרת היטב.

§         הבנת הכאב (יותר מדי תוכן, יותר מדי שינויים, יותר מדי מזיני תוכן, נגישות בעייתית,...)

§         הגדרת סטנדרטים למבנה התוכן (למשל meta data) ולארגון התוכן (למשל טקסונומיה)

§         יש לתכנן איטרטיבית לפני כל שלב בבניה, ויש לבנות את הפתרון כך שיוכל לשמש בראיה כלל ארגונית, גם אם לא ייושם כך בהתחלה.

§         יש לנתח איפה התוכן נוצר ולאן הוא צריך ללכת, לייצר סטנדרטיזציה בקלט ובפלט, ואז להזיז את התכנים.

·        הרצאה של Tony Byrne, יועץ של חברות וארגונים גדולים:

o       ההרצאה התמקדה בנושא המכונה ECM, קרי – פתרון ניהול תכנים כלל ארגוני. טוני תיאר את המרכיבים השונים של פתרונות (ניהול מסמכים, ניהול רשומות, אינטראנטים, ניהול נכסים דיגיטליים, ועוד...)

o       בעקרון אינו פוסל פתרונות שונים ביחידות ארגוניות שונות, אם יש הצדקה לכך, אחרי בחינה. כלומר, אינו רואה חובה קדושה בפתרון אחד לכלל הארגון. מאמין בגישה של ניתוח use cases ומתן מענה מתאים לצורך. אם כלי אחד יכול לתת מענה למספר צרכים – מצוין, אם לא – לא לאלץ.

o       לדעתו, הסיכוי היחיד להצליח בפתרון כלל ארגוני הוא בגישה של best of breed. ניסיון לאלץ פתרון אחד על כולם נדון לכישלון. בשיחה אתו, הוא חושב שאנחנו הולכים בהחלט בכיוון נכון – ניתוח מפורט של הצרכים ומתן פתרונות בגישה של best of breed.

·        6 המלצות שנתן מנהל IT מחברת סיסקו :

o       להתחיל מזווית הראיה של המשתמשים הסופיים (הקשר בינם לבין מאגר התכנים).

o       יש לטפל בגישה של מחזור חיים מלא – הזנת המידע, ארגונו, והשימוש בו.

o       יש לשלב פונקציות מדידה ודיווח כיכולת ליבה של המערכת.

o       יש לשמור על איזון בין 5 מרכיבי מפתח: תשתית סקלבילית, משתמשים/נכסים, טכנולוגיות מפתח, feature ים נתמכים, ומדיניות הטמעה.

o       פיתוח איטרטיבי והטמעה הדרגתת.

o       טיפול בנושא בטכניקות של ניהול פרויקטים.

·        הצגה של קולונל ממפקדת הכוחות המשותפים של ארה"ב, על ניהול התכנים במפקדה:

o       מטרת הפתרונות – להגיע להחלטות טובות יותר, מהר יותר.

o       דגש על הצורך בפתרון אינטגרטיבי המשתמש במגוון כלים, תוך שליפה דינמית של מידע ממאגרי ומערכות המידע הארגוניות.

·        בחלק מההרצאות ציינו את העובדה שיש בארגונים תפקיד של "מנהל תכנים ארגוני"- בדרך כלל כפוף למנהל הידע, ותפקידו לסייע לגורמים השונים בארגון בניהול והפצת התכנים השונים .

בחודש הבא יופיע המשך הסיכום לנושאי קהילות ידע, אסטרטגיה וארכיטקטורה, ROI, טקסונומיה וניהול ידע בשיווק.