כמנהלי ידע, אנחנו רוצים שהידע בארגון יהיה מסודר: אנחנו רוצים שכל עובד ועובדת יוכלו למצוא את מה שהם צריכים, ואנחנו רוצים שידע חדש יהיה מקוטלג בקלות. זה נשמע כל כך פשוט - אז למה זה כל כך מסובך?
שלוש רמות של שיתוף ידע
על מנת להבין את הקושי בשיתוף הידע, חשוב קודם כל להבין את רמת שיתוף הידע הרצויה.
באופן כללי, כל עובד ידע בארגון עובד ב-3 רמות של שיתוף ידע:
- עבודה אישית
זאת העבודה שרובנו מכירים. עובד פותח מסמך, שומר אותו לפי הנוחות שלו, ואף אחד אחר לא צריך לגשת אליו. עבודה זאת נעשית בדרך כלל בקלות יחסית ביישומי אופיס/גוגל וכונן דרייב כלשהו (לוקאלי או בענן).
- עבודה משותפת לטווח קצר
לרוב מדובר בשיתוף של מסמכים בודדים עם אנשים בודדים לצורך פרוייקט, למשל עבודה משותפת על מסמך. בשנים האחרונות, עם שיפור הטכנולוגיה, גם בעיה זו נפתרה לרוב בשימוש בפונקציות השיתוף והעריכה במקביל של המערכות המוכרות.
- עבודה משותפת לטווח ארוך
במקרה זה, מדובר בשיתוף של מספר רב של מסמכים וקבצי מדיה, בין מספר רב של עובדים, ולטווח ארוך יותר - לאו דווקא לפרוייקט ספציפי, אלא שיתוף שמשפר את צורת העבודה לאורך זמן. למשל, נרצה לשתף היום מצגת חשובה, מכיוון שהיא אולי תוכל לעזור לעובדים אחרים בעתיד.
כאמור, שתי הרמות הראשונות הן בעיות יחסית "פתורות". רוב העובדים זוכרים איפה הם שמו את הקבצים שלהם, והם יכולים לשתף קובץ ספציפי בקלות עם עובד אחר. הבעיות מתחילות ברמה השלישית, ככל שהארגון צומח וכמות המסמכים גדלה.
תיקיות
למה בעצם אנחנו מתקשים, כארגון, לשמור על הדרייב שלנו מאורגן? וכן, זה לא רק אתם - זה קורה בכל ארגון בעולם. מסתבר שלכלים שאנחנו עובדים איתם יש חלק גדול בכך.
השימוש בתיקיות דיגיטליות הפך פופולרי עם תחילת בשימוש במחשב האישי. לכאורה, הוא אינטואיטיבי, ובעצם מדמה את העבודה הפיזית "בעולם הישן". אבל רגע, בואו נזכר שניה איך תיקיות נראו בעולם הישן:
בהתאם לגיל שלכם, אתם אולי זוכרים את הארכיון הזה מהעבר שלכם, או מסרטי שוטרים ישנים, אבל דבר אחד בטוח - גם הארכיונים האלה לא היו נשארים מסודרים ללא "שומר-סף", מנהל הארכיון שיודע בדיוק איפה לשים ומאיפה להוציא כל מסמך. בואו נבין למה:
כמות התיקיות
באופן טבעי, כל עובדת בארגון שומרת את הקבצים בתיקיות שלה. בכל תיקיה יש תת-תיקיות, תת-תת-תיקיות, וכך הלאה. המצב הזה אולי נסבל כאשר יש שלושה עובדים בארגון, אבל אפילו בארגון של 100 אנשים סביר שנוכל למצוא אלפים של תיקיות. כמובן, אין שום דרך שעובד מסויים יוכל להתמצא בתוך סביבת עבודה כל כך מסובכת.
חוסר התאמה בטקסונומיה
בעיה נוספת, וקשה לא פחות, היא השימוש בשמות שונים. עובד אחד יכול לשמור מסמכים משפטיים תחת "חוזים", ועובדת אחרת תשמור אותם תחת "הסכמים". חלק ישתמשו בשמות הפרוייקטים כהיררכיה ראשית, ואחרים יעדיפו להתחיל מסוג הקובץ (למשל, "דוחות"), ורק אז לפצל לפי פרוייקט.
אחת הסיבות שקל לנו להתמצא בדרייב שלנו, היא שלרוב נזכור איך קראנו לקובץ, וגם אם לא, סביר להניח שנוכל לנחש. אבל קשה מאוד לנחש איך חושבים מאות אנשים אחרים שעובדים איתנו.
מיקום יחיד
חיסרון שלישי הוא הצורך שלנו לשמור כל מסמך במיקום ספציפי. נאמר שיש לנו תבנית לבניית מצגות בארגון. כל מחלקה תרצה שהיא תהיה נגישה, וכך יישמר עותק אחד תחת מחלקת מכירות, עותק אחר תחת תמיכה, וכן הלאה.
אמנם בשנים האחרונות החברות השונות מנסות לפתור את הבעיה הזו (ראו "קיצורי דרך" בגוגל דרייב), אך הפתרונות הללו עדיין מסורבלים ולא נמצאים בשימוש רחב.
תגיות
וכאן נכנסת החשיבות של השימוש בתגיות. היתרונות של התגיות הן בדיוק מענה לחסרונות של שיטת התיקיות:
בעבודה עם תגיות נוכל לעבוד עם כעשירית מכמות התיקיות, מכיוון שאין כפילויות מיותרות. התגיות גם יותר קלות לחיפוש, מכיוון שהן נמצאות בהיררכיה "שטוחה", ולא מוחבאות תחת תיקיות ראשיות ומשניות. כמו כן, אין הגבלה על כמות התגיות שניתן לשייך לקובץ, וכך ניתן לשייך קובץ אחד למחלקות שונות, פרוייקטים שונים ומטרות עסקיות רבות - ללא שכפול התוכן.
עם זאת, תגיות הן בהחלט לא פתרון מושלם:
במקרים מסויימים, עדיין אנשים שונים יוכלו לתייג את אותו מסמך בדרכים שונות, ממש כמו בדוגמת "הסכמים" מול "חוזים" מלמעלה.
יש כמה גישות לפתרון הבעיות הללו:
- הרשאות ליצירת תגיות - רוב העובדים יוכלו להשתמש בתגיות קיימות, בעוד ראשי צוותים ומנהלי ידע יוכלו לייצר תגיות חדשות במידת הצורך
- יצירת תבניות תיוג לקבצים חדשים - מתאים כאשר הקבצים המועלים הם מסוג דומה
- "בלאגן מתוחזק" - מעבר תקופתי על התיוגים ואיחוד תגיות במידת הצורך
מסיבה זו, בארגונים רבים עדיין משתמשים באותו "שומר סף", שהוא או היא אחראים להגדרה ותחזוקה של הטקסונומיה הארגונית, ולתיוג התכנים בפועל במערכות הידע (ב-SharePoint או מערכות אחרות).
לסיכום, ניתן לומר שתיוג הוא דרך נפלאה לסדר את התוכן הארגוני - אם רק לא היה כל כך קשה לתייג!
העתיד - תיוג אוטומטי
בשנים האחרונות נכנסנו לעידן ה-AI. כן, אנחנו שומעים את זה בכל מקום. לפעמים זה עובד טוב יותר, ולפעמים פחות. מצד אחד, המכונית האוטומטית עוד לא איתנו. מצד שני, ספוטיפיי כבר יודעים להמליץ לנו על שירים בצורה טובה, וגוגל תמונות יודעים למצוא לקבץ לנו את כל התמונות של אדם מסוים בצורה די מדהימה.
הטכנולוגיה מתקרבת לרמה שבה נוכל לתייג את כל הקבצים שלנו בצורה אוטומטית, ובכך להנות מכל יתרונות התיוג, בלי כל הטרחה. כמו בכל טכנולוגיה, זה לא יגיע בבת אחת - נכון שהמכונית האוטומטית עוד לא כאן, אבל איזה כיף להפעיל בקרת זחילה בפקק, או בקרת שיוט בכביש מהיר?
כך, בשנים הקרוב אנחנו נראה יותר ויותר מערכות שמציעות תיוג אוטומטי, או אוטומטי למחצה - הצעות לתיוג שאותן תצטרכו לאשר ידנית. ככל שבעיית התיוג תפתר, כך נראה יותר ויותר מערכות משתמשות בתגיות לצורך חיפוש פריטי ידע, ונראה צוותים עוברים לעבוד ברמת שיתוף הידע השלישית - זאת שמאפשרת לארגון שיתוף ידע ארוך טווח, בין-צוותי ובין-מערכתי.
גיא בר-נר הוא מנכ"ל טאגבוקס, מערכת ניהול ידע מבוססת תגיות חכמות