ניהול בית דומה מאוד לניהול עסק. אנחנו כהורים המנכ"לים של החברה והעסק צריך לתפקד כך שכל בעלי התפקידים יעשו את עבודתם נאמנה ויהיו מרוצים.
כיום מרבית האחריות על הילדים מוטלת על ההורים. אנחנו כהורים מעורבים הרבה יותר מבעבר בחיי ילדנו וניהול הזמן והמטלות שלהם. אנחנו צריכים לזכור את שעורי הבית, מה צריך להביא לבית ספר ומתי ימי ההולדת של החברים שלהם.
הקורונה הביאה איתה עוד מגוון רחב של מטלות ואחריות, בדיקות, הצהרת בריאות וימי בידוד.
אם פעם ההורים היו מגיעים פעמיים בשנה לבית ספר ומקבלים חשבונות בדואר, כיום המידע והאחריות מגיעה אלינו בכל רגע נתון בתיבת הדואר האלקטרוני ובמסרונים.
איך מתנהלים בתוך כך באופן כזה שהמידע שמגיע אלינו לא ילך לאיבוד ולא יפריע לנו בפרנסה ובשלוות הנפש?
כתבה זו עוסקת באופן בו ניתן לגייס את עולם ניהול הידע גם לעולם המשפחה והבית, ומציעה טיפים וכלים דיגיטליים פשוטים ומוכרים שיכולים להפוך את המשימה לקלה יותר.
- תכנון וחלוקת תחומי אחריות – ניהול בית כמו כל עסק דורש בראש ובראשונה חלוקת תחומי אחריות. לרוב אותה חלוקה נעשית באופן טבעי ולא רשמי, כל אחד מבני המשפחה מבין ויודע פחות או יותר מה באחריותו ומה לא. חלוקה זו חשובה על מנת למנוע עבודה כפולה, משימות שנופלות בין הכיסאות או טיפול במטלות בדקה התשעים. אף על פי שכאמור החלוקה נעשית באופן טבעי חשוב וכדאי להגדיר את אותם תפקידים בשביל הסדר, ניצול נכון של הזמן והמשאבים שיש ברשותנו.
- אקסל משותף – אקסל משותף מאפשר מעקב אחר התקציב. ניתן להזין באקסל זה הוצאות קבועות (בית ספר, חוגים, משכנתא, ארנונה, חשמל) והוצאות יוצאות דופן ולא צפויות (תיקון מדיח, אינסטלטור וכו'). במשפחות להורים גרושים ניתן לכתוב באקסל זה כל הוצאה שאחד ההורים מוציא על הילדים. אחת לחודש או רבעון מסכמים את סך ההוצאות, מה שמאפשר לבדוק כמה הוצאתם ולבדוק האם ישנן הוצאות מיותרות והאם חרגתם מהתקציב והיכן ניתן לחסוך.
- יומן משותף – דרך נוחה לעקוב אחר הפעילויות השונות של בני המשפחה, פעילויות קבועות כגון חוגים או פעילויות משתנות כגון אספות הורים. באמצעות כלי זה ניתן לתכנן באופן יעיל ומסודר את השבוע: מי צריך להסיע, מי צריך להיות נוכח בפעילות, מי צריך לחזור מוקדם מהעבודה וכדומה.
- אפליקציית רשימות – ישנן אפליקציות נוחות שעוזרות לנהל רשימת קניות או רשימת מטלות. כשמדובר ברשימת קניות, כל אחד מבני המשפחה יכול להוסיף לרשימה מצרכים חסרים או בקשות מיוחדות. דרך נוחה גם לנהל מטלות של בירוקרטיה או לכתוב שלבים למשימה מורכבת שצריך לבצע. למשל: נסיעה לחו"ל דורשת חידוש דרכון, בדיקת קורונה, אריזה ופנסיון לכלב. ברגע שאחת מהמטלות בוצעה ניתן למחוק אותה מהרשימה והעדכון מופיע ברשימה המשותפת.
- תיקיות – ארגון מסמכים בתיקיות זה חלק משגרת העבודה שלנו אבל כשזה מגיע לניהול חיי היומיום אנחנו קצת זונחים זאת. נערמים אצלנו תמונות ומסמכים שבמקרה הטוב שמורים לנו במחשב בתיקייה אחת על שולחן העבודה ובמקרה הפחות טוב נמצאים עדיין בטלפון יחד עם תמונות ומסמכים לא רלוונטיים.
על מנת שלא יצטברו אלפי תמונות ומסמכים כדאי לפתח הרגל ולהוריד את המסמכים והתמונות פעם בחודש. למחוק את מה שלא רלוונטי ולארגן בתיקיות את המסמכים לפי נושאים (למשל: מסמכים בריאותיים, בנק, ביטוח, בית ספר) ואת התמונות בתיקיות לפי תאריכים.
- דרופ בוקס - הוא אחד משירותי אחסון הקבצים באמצעות מחשוב ענן הטובים והפופולאריים ביותר. ניתן לאחסן בו ללא עלות כספית קבצים בנפח בין 2GB ל- 18GB, ותמורת תשלום קבצים בנפח גדול הרבה יותר. השימוש בדרופבוקס מאפשר גם לגבות קבצים חשובים כך שניתן יהיה להשתמש בהם גם אם ההארד דיסק שבו הם מאוחסנים יקרוס. דרך טובה לשמור מסמכים חשובים כגון תעודת זהות או דרכון. כך שבכל רגע נתון המסמכים זמינים לכל בני המשפחה.
אין ספק שחלק מן הדברים שצוינו דורשים עוד קצת זמן, שלא תמיד יש לנו כהורים ואנשים עובדים, אך היתרונות ברורים ויכולים להקנות סדר ושקט נפשי.
וכמו בעולם הארגוני, גם בבית ובמשפחה חשוב לזכור ששינויים, ובעיקר שינוי הרגלים לוקחים זמן והסתגלות.