יש לנו מינהלת ידע!
השקענו זמן רב בבנייה שלה, השקנו אותה, אנו מעדכנים אותה, ויש מי שמשתמש בה.
לרוב, בתחילת הדרך אנו עובדים על פי תכנית עבודה סדורה ועל פי סטנדרטים ברורים של כתיבה. בחלוף הזמן, קורה לא פעם שאנו סוטים מהדרך...
למה הכוונה?
- אנו לא מנצלים את התבנית בצורה מיטבית
- אנו משתמשים בתבנית, אך לא עורכים את התוכן ולא מתאימים אותו למשתמשים
- אנו מעלים קובץ במקום תוכן ערוך
- אנו מוסיפים תוכן חדש לפריט מבלי להתחשב בתוכן הקיים
הסיבות לכך מגוונות: תחלופת עובדים, היעדר הכשרה מסודרת של עורכי תוכן חדשים, חוסר זמן, שחיקה.
כך או כך, בוקר אחד אנו מבינים שהמצב הקיים רחוק ממה שהיה בהתחלה, וצריך לחשב מסלול מחדש...
מה ניתן לעשות בנקודה זו?
לטייב את התוכן, בהיבט של אופן ההנגשה ואופן הכתיבה שלו.
ייתכן בהחלט שהוא נכון, אך הוא אינו מותאם.
ואיך ניתן לעשות זאת?
- לבצע פעילות ממוקדת קצרת טווח להכשרת עורכי התוכן
- להעביר להם הדרכה משותפת שתכיל כללי כתיבה ותרגולים
- לנתח יחד איתם פריטי ידע קיימים במערכת
- לתקף את התבניות הקיימות ולבצע בהן התאמות (אם נדרש)
- לאפשר לכל עורך תוכן להכניס פריטי ידע חדשים, או לטייב פריטי ידע קיימים ולנתחם במשותף, כך שכולם יכולים ללמוד
- להכניס לשגרת העבודה
- לבצע את הפעילות השוטפת במינהלת הידע תוך שימוש בכלים והידע שנרכשו בהדרכה
- לבקש משוב קבוע לגבי פריטי ידע חדשים מעורכי תוכן אחרים או ממשתמשי קצה
- לבצע ניתוח שוטף של פריטי ידע במערכת במסגרת ישיבות צוות
- לצפות פני עתיד
להכין תכנית עבודה לטיוב פריטי הידע הקיימים במערכת, שהביצוע שלה יהיה במקביל לעבודה השוטפת.
דגשים לתכנית העבודה:
- התכנית תכלול את פריטי הידע השימושיים ביותר במערכת (כ 50 פריטים)
- התכנית תהיה תחומה בזמן- עד 6 חודשים
- כל עורך תוכן יטייב 1-2 פריטים בשבוע
- יוגדר עובד אחראי ליישום תכנית העבודה
לסיכום:
התחלופה, השחיקה והעומס בעבודה השוטפת קיימים תמיד, ולכן, מומלץ לבצע פרויקט שכזה מדי תקופה, ולא רק במסגרת החלפה של מערכת.
אנחנו הרי מקשיבים למשתמשי הקצה ומשקיעים בפיתוח המערכת.
כדאי להשקיע גם בעורכי התוכן במינהלת הידע, והפעילות המוצעת מתמקדת, בין היתר, גם בפיתוח המקצועי שלהם.