ניהול זמן חכם. כמה פעמים אני שומעת שזהו זה המפתח להצלחה? אם רק אצליח לפצח את המתכון הנכון, חיי יראו אחרת. אהיה פחות לחוצה, אהיה זאת שמנהלת ולא ארגיש שמנהלים אותי ופתאום יהיה לי זמן להספיק את כל הדברים שאני לא מצליחה להגיע אליהם בדרך כלל.
אבל מחשבות לחוד ומעשים לחוד. קמתי בבוקר, שתיתי קפה, התיישבתי מול המחשב ובהיתי במסך - 105 אימיילים חדשים נוספו לתיבה מאז אתמול. המנהל הישיר שלי ביקש שאסיים היום (!) לעבוד על המצגת כדי שהוא יוכל לעבור עליה לפני הישיבה מחרתיים. אחת הלקוחות הוותיקות שלנו מבקשת לקבוע איתי פגישה חשובה, ואם אפשר עדיף שיהיה היום. עורך התוכן שעובד איתי על פרויקט משותף מבקש שאעבור על ההערות שכתב בהקדם האפשרי ושאביע את דעתי על מנת שיוכל להתקדם. כמובן שאני לא רוצה להוות צוואר בקבוק בשבילו, אבל רגע על מה מתחילים לעבוד קודם? כמובן שאלו רק דוגמאות לבלת"מים = כלומר משימות בלתי מתוכננות שנוספו לעבודה השוטפת, היום-יומית שלי (כך שלא תכננתי לעבוד עליהן מראש).
אז אם מה שתיארתי מוכר לכם, אם גם התיבה שלכם מתפוצצת ואם גם אתם מקבלים משימות ממספר אנשים, רק שאתם לא בטוחים מה חשוב יותר ומה פחות, הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לסדר את היום ואת המשימות:
1. קבעו סדר יום בכמה דקות – בתחילת כל יום השקיעו 15 דקות בסידור וניהול היום שלכם מראש.
• 7 דקות יושקעו במעבר מהיר על טבלת הפרויקטים שבאחריותכם ובחירת
שתי המשימות הדחופות ביותר לקידום אחד או יותר מן הפרויקטים הללו.
• לאחר מכן, 8 דקות יושקעו במעבר מהיר על תיבת האימייל ובחירת 2 אימיילים בדחיפות בינונית שעליהם יש לתת מענה.
• יתר היום נשאיר לטיפול בשוטף, פגישות ובלת"מים למיניהם.
- מה יוצא לנו מזה? באופן זה, אנו מתעדפים את המשימות שלנו ומקטלגים אותם לסוגי משימות שונים, אנו יודעים מה ממתין לטיפולנו ולא שוכחים ממשימות, אנו מטפלים בכל סוגי המשימות ולא רק בסוג משימות מסוים.
- מה צריך להכין מראש? טבלת פרויקטים שבטיפולכם (רוצו להכין כזו אם עוד לא הכנתם!
2. נוסחת דחוף/חשוב – בחנו כל משימה שבטיפולכם בהתאם לפרמטרים חשוב/ לא חשוב/ דחוף/ לא דחוף.
• מאפייני החשוב: מקדם אותנו בהשגת מטרותינו, השפעה לטווח ארוך, מחייב פעילות יזומה
• מאפייני הדחוף: מוגבל בזמן קצר, לא קשור בהכרח למטרות שלנו, תוצאות בטווח הקרוב, תובעני.
ראו דוגמא:
.jpg)
- מה יוצא לנו מזה? אנו בוחנים כל משימה באופן פרטני ומשייכים אותה לקטגוריה הרלוונטית שאליה היא מתאימה. באופן זה יתבהר לנו מתי עלינו לבצע את המשימה ומהי חשיבותה/דחיפותה ביחס לשאר המשימות השוטפות.
- מה צריך להכין מראש? טבלת דחוף/חשוב וכן רשימת משימות שתבחנו באמצעות הטבלה, פר משימה.
3. עקרון פארטו 20/80 – העיקרון פשוט: 20% מהפעולות שלנו מתבטאות ב- 80% מהתוצאות שלנו. הכלל מאפשר לנו להבחין בין הגורמים העיקריים (המהווים 20% מכלל הגורמים), לבין הגורמים הטפלים (יתרת ה 80% מכלל הגורמים).
מה זה אומר? זה אומר שאם יש לנו עשרה משימות שממתינות לטיפול, שתי משימות מבניהן עשויות להתברר כשוות-ערך (או אפילו יותר מכך), לכל שמונת המשימות האחרות גם יחד. כמובן שהמשימות בעלות הערך הרב ביותר, הן לעתים גם הקשות והמורכבות ביותר, אבל הרווח והגמול שנפיק מביצוע יעיל של המשימות האלה יהיה עצום. מסיבה זו, לפני שתתחילו לעבוד, תמיד תשאלו את עצמכם: האם המשימה הזאת היא ב- 20% העליונים או שהיא ב- 80% התחתונים? תרגילו את עצמכם לעבוד על משימות שנמצאות ב- 80% התחתונים, רק לאחר שהשלמתם את כל המשימות ב- 20% העליונים.
כיצד תיישמו את זה? השתמשו בכלל הזהב: אל תתפתו לעסוק תחילה בדברים הפחות חשובים. רוב האנשים דוחים את הטיפול ב 10/20 האחוזים העליונים ובמקום זאת, הם מעסיקים את עצמם ב-80% הפחות חשובים. כך אומנם הם עובדים הרבה שעות, אולם ההספק שלהם נמוך.
4. עזרים טכנולוגיים שימושיים – איזה מזל שכבר לא צריך להמציא את הגלגל ויש חברות שכבר עשו את זה בשבילנו! כל מה שצריך זה לבחור מבין רשימה הולכת וגדלה של אפליקציות ותוכנות שימושיות, שרצוי להיעזר בהן על מנת לסדר את המשימות/את סדר היום שלכם באופן ברור ובהתאמה אישית.
הנה כמה אפליקציות שאני משתמשת בהן ביום-יום:
• Microsoft Planner
תיאור: הוסיפו כרטיסיות עבור כל פרויקט שבאחריותכם וצפו ברשימת הפרויקטים המלאה ב board (לוח). ניתן ליצור כמה לוחות ולהוסיף חברים נוספים. כמו כן, עבור כל כרטיסיה אפשר להוסיף תיוג, צבע, תווית, סטטוס, תיאור המשימה ועוד. העבירו את המשימה לסל המתאים ככל שתתקדמו איתה לשלב הבא.
יתרונות: מאוד ידידותית למשתמש, ברורה ויעילה. מסייעת לקבל תמונה רחבה וברורה של כלל הפרויקטים שבאחריותי.
- אפליקציה נוספת ומאוד דומה ל planner מבחינת מבנה ופונקציונאליות, שגם בה השתמשתי היא ה Trello.
תיאור: הוסיפו כרטיסיות עבור כל פרויקט שבאחריותכם וצפו ברשימת הפרויקטים המלאה ב board (לוח). ניתן ליצור כמה לוחות ולהוסיף חברים נוספים. כמו כן, עבור כל כרטיסיה אפשר להוסיף תיוג, צבע, תווית, סטטוס, תיאור המשימה ועוד. העבירו את המשימה לסל המתאים ככל שתתקדמו איתה לשלב הבא.
יתרונות: מאוד ידידותית למשתמש, ברורה ויעילה. מסייעת לקבל תמונה רחבה וברורה של כלל הפרויקטים שבאחריותי.
* אפליקציה נוספת ומאוד דומה ל planner מבחינת מבנה ופונקציונאליות, שגם בה השתמשתי היא ה Trello.
תיאור: פתחו כרטיסיה/פתק עבור כל משימה שחשוב לכם שיהיה בהישג יד (או יותר נכון - קליק ). תוכלו להוסיף את המשימה הזו כחלק מלוח השנה שלכם /לבקש שיופיע בתאריך/זמן מסוים. כמו כן, ניתן לצבוע את המשימות בצבעים ובכך לתייג אותן תחת קטגוריה מסוימת.
יתרונות: מאוד פשוט ולא מצריך מאמץ מיוחד/ התקנת תוכנה ספציפית, מאחר וה Task מהווה חלק מ Microsoft outlook.
חסרונות: כחלק מהיותה טכנולוגיה פשוטה מאוד, הTask אינה מתאימה למשימות מורכבות/לתיעוד של יותר ממשימה אחת. מדובר ברישום ידני של כמה משפטים, יותר בשביל לרשום כמה דברים בצד במהלך פגישה לדוגמא (במקום לרשום על דף). בנוסף, המשימות אינן מסונכרנות בניהן/ מספקות ראיה כוללת על שאר המשימות
תיאור: כלי שיתוף המקשר בין האנשים בארגון. המערכת מאפשרת לארגן ולשתף ידע, משימות ופרויקטים תוך שימת דגש על שימוש ברשתות חברתיות פנים ארגוניות. המערכת מעודדת יצירה, שיתוף רעיונות, מסמכים, קבצים, מפרטים, mockups, דיאגרמות ופרויקטים. לכלי יש עורך מתוחכם עם ממשק מלא לתוכנת אופיס ולתוכנת ג'ירה.
יתרונות: ממשק משתמש נוח המעודד שימוש ויצירת תוכן.
תיאור: Jira נבנתה במיוחד לעבודה בסביבה ארגונית. הפלטפורמה מאפשרת הקמה של לוחות רבים ומגוונים, מסנכרנת בין לוחות העבודה ומאפשרת לעקוב אחר ניצול המשאבים והתקדמות הצוותים.
יתרונות/חסרונות: התוכנה מיועדת בעיקר לצוותי פיתוח או לצוותים שעובדים על ספרינטים. למרות זאת, אני מצאתי בה מענה אג'ילי גם לצרכי ניהול פרויקט בסיסי. מדובר במערכת נוחה לשימוש וידידותית למשתמש.
לסיכום, ובנימה קצת יותר אישית.
את התובנות החשובות הללו למדתי על בשרי. הבנתי שאני רוצה לעבוד בצורה חכמה ולנהל את הזמן שלי. הבנתי שאני רוצה להיות פחות לחוצה ולאזן בין המשפחה שלי לבין העבודה. הבנתי שחשוב שיהיה לי זמן פנוי אבל לא רק לפנאי, אלא גם בשביל לחשוב קדימה. אני רוצה לחשוב על הפרויקטים שלי ועל איך נכון לתכנן אותם, אני רוצה להיות יותר אקטיבית, יוזמת ומעורבת בהחלטות בארגון שלי. אני רוצה לחשוב על ההתקדמות המקצועית שלי ועל תוכניות עתידיות.
בשביל לחשוב קדימה, עלינו להיות חכמים. חשוב לתכנן ולהכיר מראש את כל המשתנים והמשאבים שיש ברשותנו וכן להכין תוכנית מסודרת (כולל גיבוי!) כדי שתמיד נהיה מוכנים.