טיפים שימושיים בכתיבת נהלים
מאת: מיכל גיל-פרץ

לפני שניגשים לכתיבת נוהל, מומלץ מאוד להקדיש זמן לתכנון מראש של הכתיבה, על-מנת להשיג את המטרה הסופית של הנוהל, והיא שניתן יהיה ליישם את הכתוב בו. לשם כך עלינו לדאוג שהנוהל יהיה קריא ומובן, ויגיש בצורה ברורה את המידע הכלול בו.
לשם כך יש להקפיד על הדגשים הבאים:

  • על הנוהל לשרת את המטרה שלשמה הוא נכתב. לכן כדאי להקדיש זמן לניסוח המטרה בצורה בהירה, ולהימנע מניסוחים כלליים מדי.
  • על הנוהל להיות כתוב בשפה ברורה, כך שלמשתמש יהיה קל להבין את הכתוב, וממילא ליישם אותו.
  • המידע בנוהל צריך לעלות בקנה אחד עם חוקים ותקנות ארגוניים/ממשלתיים. יש לוודא שאין סתירה בין הכתוב בנוהל לכתוב בחוק.
  • על המידע להיות כתוב כך שלא ניתן יהיה לפרש אותו בצורה אחרת מזו שאליה התכוונו הכותבים.

אז איך עושים את זה הלכה למעשה?

לפניכם מספר טיפים לכתיבה נכונה של נהלים, ודוגמאות לדברים מהם מומלץ להימנע:
סגנון וניסוח:

  • באופן כללי, יש לשאוף לכך שהכתיבה תהיה ברורה, בגובה העיניים ובשפה ידועה למשתמש, אך מבלי לגרוע מכתיבה מדויקת.
  • המשפטים יכללו תמיד נושא ונשוא ברורים- מי עושה, מה עושה מתי עושה, איך עושה.
  • יש להשתדל ככל האפשר שהמשפטים יהיה מנוסחים בצורת הפועל הפעיל ולא הסביל.
  • יש להימנע משימוש בראשי תיבות, אלא אם מדובר במילות קישור (לדוגמה, ע"י) או במוסכמה ברורה לכל (לדוגמה, מע"מ).
  • נוהל הוא מסמך המכוון לפעולה, ולכן רוב ההוראות יהיו ממוספרות. המספור מייצר סדר היררכי וארגון פנימי, והוא מאפשר להפנות בצורה קלה להוראה ספציפית.
  • בכל התלבטות לגבי כתיב נכון, מומלץ לפנות לאתר האקדמיה ללשון העברית.
  • הידעתם? קו תחתון הוא סימן מוסכם לטקסט שהוא היפר-קישור, ולכן מומלץ להימנע משימוש בו לצורך הדגשה. במקום זאת, ניתן להשתמש ב-BOLD.
  • מומלץ להימנע לחלוטין משימוש ב-Italics (=כתב נטוי) , שכן הטקסט המתקבל לא ברור לקריאה.


מונחים והגדרות:

  • יש להקפיד שכלל המונחים המופיעים בנוהל מפורטים בסעיף מתאים, וכמו כן שלא מופיעים מונחים שאינם מפורטים בסעיף זה.
  • יש לוודא שהמונחים מתוארים בשפה המותאמת לנוהל עצמו, כך שיהיו קלים להבנה ע"י המשתמש.
  • יש להימנע משימוש בתיאור מילוני, ולהקפיד כי התיאור נותן ערך מוסף לקורא.
  • בעת כתיבת ההגדרות של מונחים, יש להימנע מהכללת פעולות לביצוע, שאמורות להופיע בטקסט הרציף של הנוהל, ולא במסגרת סעיף המונחים.

בעלי תפקידים:

  • יש להקפיד על אחידות בהגדרות התפקיד של בעלי תפקידים הרשומים בנוהל.
  • יש לוודא כי כלל בעלי התפקידים מופיעים בסעיפי אחריות וסמכות. כמו כן, יש להקפיד כי ניסוח תחומי האחריות של בעלי התפקידים אחיד לכל אורך הנוהל.

לקריאה נוספת:

 

• לעזור לעובד לדעת
• ללמוד איך לכתוב...ללמוד איך להציג נושא

 

 ניהול ידע O ניהול ידע O ניהול ידע