ישנה מילה משמעותית עליה מבוססים יחסי עבודה ותהליכי עבודה. לעיתים לוקחים אותה כמובנית מאליה ולעיתים לא מייחסים לה חשיבות רבה. מילה זו הינה תקשורת. מי שעובד עם אנשים יודע כי תקשורת היא בין הכלים החשובים ביותר שצריכים להיות בארסנל של העובד אם לא הכלי החשוב ביותר. לדעתי האישית, תקשורת היא הבסיס להצלחתו או לכשלנו של פרויקט ושל יחסים בין אישיים בעבודה. חשוב לזכור כי תקשורת היא כלי הניתן לשכללו על ידי למידה ובכך לשפר את יחסי האנוש בארגון.
ראשית חשוב להבין מהי תקשורת בכלל ומהי תקשורת בין אישית בפרט – "התקשורת היא הדרך שבה שני אנשים או יותר משתפים ביניהם מידע או רעיונות. התקשורת מהווה אמצעי חשוב לביסוס קשר אותנטי וזורם בין אנשים, שהוא תנאי הכרחי ובסיסי לשיתוף פעולה משום שהוא מזמן אמצעים לפתרון בעיות ולהבעה של אכפתיות וקרבה. בהתאם לכך, התקשורת הבין-אישית משפיעה על יכולתו של האדם לקשור קשרים עם בני אדם אחרים בחברה".
תקשורת טובה בעבודה היא הבסיס למערכת יחסים מצוינת עם הבוס, קולגות, לקוחות ועם כל מי שיש איתו אינטראקציה כלשהי וכן, זה כולל את כל דרכי התקשורת, החל משליחת מסרים מקוונים, דרך דיבור מילולי ועד שפת גוף.
במהלך עבודתי למדתי כי התקשורת הינה הכלי החשוב ביותר על מנת לצלוח פרויקטים משותפים כחלק מתהליכי העבודה. זה היה ניכר מאוד בפרויקט שהסתיים לאחרונה. מדובר בפרויקט אשר התחיל בחודש אפריל השנה. היה זה פרויקט גדול אשר דרש לא מעט עבודה, חשיבה מוקדמת, תכנון נכון, תיאום ציפיות וכמובן תקשורת בין-אישית טובה. למדתי כי במיוחד כעת כאשר העבודה נעשית כולה ב'שלט רחוק' והתקשורת היחידה שבה ניתן להשתמש הינה תקשורת דיגיטלית-מקוונת, יש לחדד את תיאום הציפיות, להבין ולתכנן את כל הצעדים על מנת להבטיח כי הפרויקט יושלם בצורה הטובה ביותר הן ללקוח והן לנו כמבצעיו.
הפרויקט היה באחריותי ובאחריות מנהלת פרויקט חדשה אשר לא הייתה לנו אינטראקציה קודם לכן. תחילה, התקשורת בינינו לא הייתה במיטבה ולא אפשרה לנו לצלוח את שלבי הפרויקט, אך ככל שהזמן עבר למדנו לעבוד בשיתוף פעולה תוך שאנו מציפות את הצרכים ואת אופן העבודה הנדרש בכל שלב. היה לי חשוב מאוד לפתוח ולדבר על הדברים שהפריעו על מנת לאפשר פתיחות טובה ובכך תקשורת נכונה ובריאה. התקשורת הבין אישית הזו היא שתרמה והובילה אותנו בסופו של דבר לצלוח את הפרויקט ולסיימו בצורה הטובה ביותר. למדנו לעבוד יחד, להסביר מה כל אחת צריכה ורוצה וכך בעצם הפרויקט התקדם טוב יותר וביעילות רבה יותר.
מתוך המקרה הזה (פרויקט אשר ערך כמעט 7 חודשים) אני מסיקה מסקנות חשובות אשר יעזרו הן לי והן לשאר הצוות בהמשך ובפרויקטים הבאים:
- תיאום ציפיות – הפרויקט הבליט את הצורך הרב בביצוע תהליך של תיאום ציפיות טרום תחילת הפרויקט על מנת לצמצם את הפערים בין העובדים בפרויקט לבין ה-local owner (האחראי מטעם המדינה מולה אנו עובדים). תיאום הציפיות יכלול את לוחות הזמנים ואת התכנים בו, כמו גם את סבבי התיקונים. למדנו כי סבבי התיקונים נגררו והשתלטו על לוח הזמנים ובעצם גרמו לפרויקט להידחות ולא להעלות בתאריך ההשקה שנקבע תחילה (אם כי, לא תמיד באשמתנו). תיאום הציפיות מאפשר לנו לתכנן לעצמנו יעדים, מטרות ולהיות באותו ראש עם מנהל הפרויקט ועם הלקוח.
- כנות – אם קשה לנו עם מישהו ואנו חשים קצר בתקשורת, חשוב לדבר איתו על העניין ולנסות למצוא דרך משותפת לתקשורת יעילה וטובה. רק בדרך זו ניתן יהיה לעבוד זה עם זה בצורה הטובה ביותר והנכונה ביותר. אי כנות תוביל לפערים, לאי הבנות ולתקלות בפרויקט.
- תכנון מראש – כעת כאשר הפרויקט הסתיים, אני יכולה להגיד כי תכנון מראש של פרויקט הינו דבר הכרחי וחשוב, ובמיוחד כאשר מדובר בפרויקט בסדר גודל שכזה. התכנון מראש יכול למנוע טעויות, אי הבנות, פערים בין המצוי לרצוי ובעיקר לחסוך זמן יקר. לפני תחילת כל פרויקט ניתן להשתמש בכלי ייעודי לתכנון לוח זמנים אשר יכלול את כל שלבי הפרויקט ויפרט מה כולל כל שלב ושלב. מהלך זה יעזור להצלחת הפרויקט ולשביעות רצון גבוהה הן בקרב המבצעים בפועל והן בקרב הלקוח (ה-Local owner).
אסכם ואומר כי תקשורת בין אישית הינה כלי חשוב והכרחי בעבודה עם אנשים. זהו כלי שניתן לשכלול וללמידה עם הזמן וחשוב לזכור כי ככל שהתקשורת בינינו תהיה טובה יותר ובריאה יותר כך גדלים הסיכויים לצלוח פרויקטים משותפים, לעבוד בשיתוף פעולה יעיל ולפתח ולהתפתח בעתיד.
מקורות
1. צ'סנר, ש. כץ, מ. אל-דור, י. דרי, א. לוי-שמעון, ש. טרגר, ט. עינת, ע ושדמי, ח. (2009). לגעת מבעד לשריון. מתוך: https://cms.education.gov.il/NR/rdonlyres/7655B75C-0F73-4F3E-BBF5-71DBF7E35012/125917/choveret1.pdf
2. אול ג'ובס. מדברים על זה – תקשורת טובה בעבודה. מתוך: https://www.alljobs.co.il/ArticlePage.aspx?LinkWord=talking_at_work